Dẫn nhập
Cuộc cách mạng mới về thông tin
Cuộc cách mạng mới về thông tin đang rất tiến triển. Cuộc cách mạng này xuất phát từ các doanh nghiệp kinh doanh và với chất liệu là các thông tin kinh doanh. Nhưng chắc chắn nó sẽ lan tỏa sang TẤT CẢ các định chế của xã hội và làm thay đổi tận gốc Ý NGHĨA của thông tin đối với doanh nghiệp lẫn cá nhân. Đây không phải là cuộc cách mạng về công nghệ, về phương tiện máy móc thiết bị, về kỹ thuật, về phần mềm hay tốc độ, mà chính là một cuộc cách mạng về NHẬN THỨC. Cuộc cách mạng này không diễn ra trong lĩnh vực công nghệ thông tin (Information Technology – IT) hay hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS) và cũng không phải do các giám đốc thông tin (Chief Information Officers – CIO) dẫn dắt. Những người dẫn dắt chính là các nhân viên kế toán, người mà trong lĩnh vực công nhiệp thông tin hay bị xem thường. Cuộc cách mạng thông tin cũng đang diễn ra trong lĩnh vực thông tin phục vụ cá nhân. Nhưng một lần nữa nó không diễn ra trong phạm vi IT hay MIS và người dẫn dắt cũng không phải là các CIO. Đây là cuộc cách mạng về in ấn. Nguyên nhân gây ra và thúc đẩy các cuộc cách mạng về thông tin chính là sự thất bại của “Công nghiệp thông tin”, tức là thất bại của các cán bộ công nghệ thông tin, cán bộ quản lý thông tin, các giám đốc thông tin trong việc cung cấp THÔNG TIN.
Trong 50 năm qua, công nghệ thông tin chỉ tập trung vào vấn đề chính là DỮ LIỆU, bao gồm cả việc thu thập, lưu trữ, truyền tin và trình bày tin tức. Nghĩa là nó chỉ tập trung và chữ “T” (công nghệ) trong hai chữ “IT” (công nghệ thông tin). Còn cuộc cách mạng mới về thông tin lại tập trung vào chữ “I” (thông tin). Người ta đặt câu hỏi “Ý NGHĨA và MỤC ĐÍCH của thông tin là gì?” Và chính điều này sẽ nhanh chóng dẫn đến việc xác định lại các công việc có thể làm được nhờ sự trợ giúp của thông tin và từ đó xác định lại các tổ chức thực hiện nhiệm vụ đó.
Sự chuyển đổi từ “T” sang “I” trong “IT”
Cách đây nửa thế kỷ, tức là vào khoảng năm 1950, hầu hết ý kiến mọi người đều cho rằng thị trường cho sản phẩm mới “kỳ diệu”, tức là máy vi tính, sẽ là lĩnh vực quân sự và tính toán khoa học, chẳng hạn thiên văn học mà thôi. Tuy nhiên ngay từ lúc đó đã óc một số người – rất ít – cho rằng lĩnh vực áp dụng chủ yếu của máy vi tính sẽ là lĩnh vực hoạt động kinh doanh và máy vi tính sẽ có tác động đến lĩnh vực này. Chính số người ít ỏi này cũng nhận thấy trước một thực tế trái ngược với ý kiến đa số lúc đó (kể cả mọi người làm việc tại IBM, lúc đó bắt đầu đi lên) là máy vi tính áp dụng trong kinh doanh sẽ làm được nhiều việch ơn chứ không phải chỉ là một máy tính cộng tốc độ nhanh dùng vào những công việc sổ sách văn phòng như lên bảng lương hay các hóa đơn điện thoại. Mặc dù về chi tiết, có những điều mà những người không chuyên chúng ta không thống nhất ý kiến, như các “chuyên gia” luôn thống nhất. Nhưng tất cả những kẻ ngoại đạo chúng ta đều thống nhất một điểm chung đó là máy vi tính sẽ cách mạng hóa công việc của các nhà quản lý cao cấp. Chúng ta đã nhất trí máy vi tính có tác động nhiều nhất và sớm nhất đến các chính sách, chiến lược cũng như các quyết định kinh doanh.
Chúng ta đã hoàn toàn sai lầm. Cho đến nay những tác động có tính cách mạng này lại là vào một lĩnh vực mà không ai ngờ tới, đó là lĩnh vực HOẠT ĐỘNG.
Trước đây, chúng ta không ai có thể hình dung rằng tiến bộ về phần mềm được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực kiến trúc. Chỉ mất một phần nhỏ số thời gian và chi phí theo cách làm cũ, phần mềm này có thể thiết kế chi tiết đến tận “ruột gan” của một công trình lớn, bao gồm các hệ thống cấp nước, đường ống, chiếu sáng, sưởi ấm, điều hòa không khí, các chi tiết và vị trí lắp đặt thang máy… một công việc mà chỉ vài năm trước đây chiếm đến hai phần ba thời gian và chi phí thiết kế một tòa nhà lớn như cao ốc văn phòng, trường học, bệnh viện hay trại giam.
Trước đây, chúng ta cũng không hình dung nổi việc áp dụng phần mềm vào lĩnh vực phẫu thuật. Nó giúp bác sĩ thực hiện “giải phẫu ảo” dẫn đến cả “tử vong ảo” cho bệnh nhân trong trường hợp có sai sót. Trước đây, khi chưa tốt nghiệp bác sĩ hiếm khi được quan sát một cuộc giải phẫu.
Trước đây nửa thế kỷ, không ai hình dung được phần mềm vi tính có thể giúp các nhà chế tạo máy móc chuyên dụng như Caterpillar tổ chức hoạt động của họ, bao gồm sản xuất trên phạm vi thế giới theo nhu cầu dự liệu về dịch vụ và thay thế của khách hàng. Máy vi tính cũng có tác động tương tự vào các hoạt động ngân hàng, làm cho ngân hàng trở thành lĩnh vực được vi tính hóa cao nhất ngày nay.
Tuy vậy cho đến nay máy vi tính và theo đó là công nghệ thông tin vẫn chưa có tác động thực tiễn đến việc ra quyết định nên hay không nên xây dựng các công trình mới như cao ốc văn phòng, trường học, bệnh viện hay trại giam hay các quyết định về các chức năng của các công trình đó. Nó cũng chưa có tác động thực tiễn đến việc ra quyết định tiến hành phẫu thuật một bệnh nhân đang ốm nặng, hay quyết định lựa chọn phương pháp phẫu thuật. Nó cũng chưa có tác động đến việc ra quyết định của nhà chế tạo máy móc thiết bị về việc nên thâm nhập vào thị trường nào, với loại sản phẩm nào, hay việc ra quyết định của một ngân hàng này mua lại một ngân hàng khác. Đối với công việc các nhà quản lý cấp cao thì cho đến nay công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở chỗ là phương tiện cung cấp dữ liệu hơn là phương tiện cung cấp thông tin, chứ chưa nói đến là phương tiện cung cấp những ý tưởng hay các chiến lược khác biệt và mới mẻ.
Những người làm việc trong lĩnh vực hệ thống thông tin quản lý (MIS) hay công nghệ thông tin thường đổ lỗi thất bại trên cho những nhà quản lý mà họ gọi là “phản tiến bộ” thuộc trường phái cũ. Đây là sự giải thích sai trái. Các nhà quản lý cao cấp không dùng công nghệ mới này vì nó không cung cấp thông tin họ cần cho công việc của họ. Những dữ liệu có được trong doanh nghiệp phần lớn vẫn dựa vào những lý luận có từ đầu thế kỷ XIX cho rằng chi phí thấp hơn tạo ra sự khác biệt cho các doanh nghiệp và giúp cho việc cạnh tranh thành công. MIS đã tiến hành lập các dữ liệu dựa trên lý thuyết này và vi tính hóa các dữ liệu đó. Đây là các dữ liệu của hệ thống kế toán cổ điển. Hệ thống kế toán này đã được lập ra ít nhất là 500 năm về trước nhằm cung cấp dữ liệu cần thiết cho công ty để bảo toàn tài sản của công ty và để phân phối tài sản khi tiến hành thanh lý. Từ thế kỷ XV, chỉ có một bổ sung lớn duy nhất vào hệ thống kế toán đó là hạch toán chi phí, ra đời vào những năm 1920, chỉ nhằm mục đích làm cho hệ thống kế toán cũ phù hợp với kinh tế học ở thế kỷ XIX, đó là cung cấp thông tin về chi phí và kiểm soát chi phí. (Tương tự như vậy, ngày nay có sự bổ sung sửa đổi về hạch toán chi phí đó là quản lý chất lượng toàn diện).
Tuy nhiên, như chúng ta đã bắt đầu nhận thấy ngay trong thời kỳ Thế chiến thứ II, bảo toàn tài sản hay kiểm soát chi phí đều không phải là nhiệm vụ của quản lý cấp cao. Đó là những nhiệm vụ thuộc về ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG. Quả thực, sự bất lợi lớn về chi phí có thể làm sụp đổ một doanh nghiệp. Nhưng thành công trong kinh doanh lại dựa vào điều hoàn toàn khác, đó là sự sáng tạo giá trị và của cải. Nó đòi hỏi phải có các quyết định mang tính rủi ro: về lý thuyết kinh doanh, về chiến lược kinh doanh, về loại bỏ cái cũ và sáng tạo ra cái mới, về sự cân bằng giữa lợi nhuận trước mắt và thị phần. Nó đòi hỏi phải có các quyết định chiến lược dựa trên những thực tại mới đã được bàn đến. Những quyết định này chính là nhiệm vụ của các nhà quản lý cấp cao. Chính sự thừa nhận này đã dẫn đến sự ra đời sau Thế chiến thứ II của mô quản lý như một môn khoa học độc lập và tách biệt khỏi môn khoa học mà lúc đó gọi là kinh tế học kinh doanh mà nay gọi là kinh tế vi mô. Tuy nhiên, hệ thống kế toán cổ điển chẳng cung cấp được thông tin gì cho các nhiệm vụ nói trên của các nhà quản lý cấp cao cả. Quả vậy, chẳng có nhiệm vụ nào trong các nhiệm vụ này phù hợp với các giả định của hệ thống kế toán theo mô hình cổ điển. Công nghệ thông tin mới, dựa trên cơ sở máy vi tính, chẳng có sự lựa chọn nào khác ngoài việc phải phụ thuộc vào dự liệu của hệ thống kế toán này, rồi hệ thống lại, tiến hành xử lý, phân tích và trình bày. Chính vì vậy mà công nghệ thông tin đã có tác động lớn lao đến lĩnh vực mà dữ liệu kế toán chi phí nhằm phục vụ, đó là điều hành hoạt động. Nhưng điều đó cũng giải thích vì sao công nghệ thông tin hầu như không có tác động gì đến chính việc kinh doanh cả.
Sự bất mãn của các nhà quản lý cấp cao đối với các dữ liệu mà công nghệ thông tin đem lại đã kích hoạt một cuộc cách mạng thông tin mới tiếp theo. Các nhà công nghệ thông tin, đặc biệt là các giám đốc thông tin trong các doanh nghiệp, sớm nhận ra rằng các dữ liệu kế toán không phải là cái mà các đồng nghiệp của họ cần đến – điều đó cũng giải thích vì sao những người trong lĩnh vực MIS và IT có khuynh hướng xem thường kế toán và các nhân viên kế toán. Tuy nhiên, họ cũng không nhận thức được rằng cái đang cần không phải là có thêm dữ liệu, nâng cao trình độ kỹ thuật hay tăng tốc độ mà là sự xác định thông tin; cái cần đến là những khái niệm mới. Trong vài năm trở lại đây, tại nhiều doanh nghiệp các nhà quản lý cấp cao đã bắt đầu đặt ra câu hỏi: “Những khái niệm về thông tin cần đến cho công việc của chúng ta là gì?” Và nay họ lại bắt đầu đòi hỏi những thông tin đó từ những người cung cấp thông tin truyền thống, đó là các nhân viên kế toán.
Phương pháp kế toán mới được hình thành từ các câu hỏi nói trên sẽ được bàn kỹ ở phần sau. Cũng như một lĩnh vực mới và quan trọng nhất mà chúng ta chưa có được phương pháp có hệ thống và có tổ chức để thu thập thông tin, đó là thông tin nằm BÊN NGOÀI doanh nghiệp. Các phương pháp mới này có xuất xứ và giả định rất khác biệt, được hình thành hoàn toàn độc lập và do những người khác nhau. Nhưng chúng ta có hai điểm chung. Chúng nhằm cung cấp thông tin chứ không phải dữ liệu. Và chúng nhằm phục vụ cho cán bộ quản lý cấp cao, cung cấp thông tin phục vụ các nhiệm vụ và việc ra quyết định của cán bộ quản lý cấp cao.
Cuộc cách mạng mới về thông tin đã bắt đầu trong lĩnh vực kinh doanh và tiến rất xa trong lĩnh vực này. Nhưng nó cũng sắp cách mạng hóa lĩnh vực giáo dục và y tế. Và lẫn nữa, sự thay đổi các khái niệm cuối cùng thì cũng quan trọng không kém sự thay đổi về công cụ và công nghệ. Ngày nay người ta đã thừa nhận rằng công nghệ giáo dục sẽ trải qua sự biến đổi sâu sắc và kéo theo đó là sự thay đổi sâu sắc về cơ cấu. Chẳng hạn, lĩnh vực đào tạo từ xa trong vòng 25 năm tới sẽ làm cho định chế giáo dục độc nhất vô nhị ở Mỹ trở nên lỗi thời, đó là các trường đào tạo cao đẳng độc lập. Ngày càng rõ ràng hơn là sự thay đổi kỹ thuật này sẽ dẫn đến – nói đúng hơn là phải dẫn đến – việc định nghĩa lại giáo dục là gì. Một hệ quả có thể là: trọng tâm của giáo dục đại học (tức việc dạy và học sau phổ thông trung học) có thể chuyển thành giáo dục thường xuyên cho người đã trưởng thành trong suốt quãng đời làm việc của họ. Điều này, đến lượt nó, chắc chắn sẽ dẫn đến việc di chuyển chỗ học từ trường đại học đến nhiều địa điểm mới như tại nhà, trên xe ô tô hay tàu hỏa đi vé tháng, tại công sở, nhà thờ hay khán phòng của nhà trường nơi mà một nhóm nhỏ học viên có thể gặp nhau sau giờ làm việc.
Trong lĩnh vực y tế, một sự thay đổi khái niệm tương tự chắc chắn cũng sẽ dẫn đến việc khái niệm bảo vệ sức khỏe vốn được định nghĩa là cuộc đấu tranh chống lại bệnh tật sẽ được định nghĩa là sự bảo trì các chức năng sinh lý và tâm lý của con người. Tất nhiên, cuộc đấu tranh chống lại bệnh tật vẫn là bộ phận quan trọng của chăm sóc y tế, nhưng sẽ không phải là bộ phận chính. Những tổ chức cung cấp dịch vụ y tế truyền thống như bệnh viện và bác sĩ đa khoa, có thể vẫn còn tồn tại trong sự thay đổi này, nhưng chắc chắn không còn giữ hình thức và chức năng như hiện nay.
Như vậy đối với lĩnh vực giáo dục và y tế, cũng có sự chuyển dịch từ chữ “T” trong “IT” sang chữ “I” như đối với chính lĩnh vực kinh doanh.
(còn tiếp)
TH: T.Giang – SCDRC
Nguồn tham khảo: Peter F.Drucker – Những thách thức của quản lý trong thế kỷ XXI – NXB Trẻ 2003.
CSCI INDOCHINA 