Cuộc cách mạng về in ấn
Cuộc cách mạng thông tin mới không nhất thiết phải là công nghệ cao. Bởi vì chúng ta đã từng chứng kiến “Cuộc cách mạng thông tin” thực sự diễn ra trong 50 năm qua, kể từ năm 1950 đến nay. Cuộc cách mạng này không dựa trên cơ sở máy vi tính hay điện tử, mà là sự bùng nổ thực sự về phương tiện thông tin cổ điển “phi công nghệ” đó là IN ẤN.
Vào năm 1950 khi vô tuyến truyền hình bắt đầu tràn làn ở nước Mỹ, thì nhiều người tin rằng đây sẽ là sự cáo chung của sách báo in ấn. Nhưng từ đó đến nay dân số Mỹ đã tăng lên hai phần ba, còn số lượng sinh viên các trường cao đẳng và đại học – tức là những người sử dụng và mua sách nhiều nhất – đã tăng lên năm lần. Trong khi đó số lượng sách được in ấn và bán tại Mỹ đã tăng lên khoảng từ 15 đến 20 lần.
Người ta cho rằng những công ty hàng đầu về công nghệ cao – như IBM ở những năm 60 và 70, hay Microsoft từ 1980 – là những doanh nghiệp phát triển nhanh nhất trong thời kỳ sau Thế chiến thứ II. Nhưng hai công ty in ấn hàng đầu thế giới cũng đã phát triển nhanh không kém. Một là tập đoàn Bertelsmann đóng tại Đức. Là nhà xuất bản nhỏ in các sách kinh thánh cho đạo Tin lành trước khi Hitler cầm quyền, hãng Bertelsmann đã bị Đức quốc xã đàn áp. Sau Thế chiến thứ II, nó được cháu của người sáng lập là Reinhard Mohn phục hồi lại. Nhà xuất bản do tư nhân nắm giữ này không công bố doanh số cũng như lợi nhuận thu được. Tuy nhiên, hiện nay nó là nhà xuất bản và phân phối lớn nhất các ấn phẩm (không kể báo ra hàng ngày) ở hầu hết các nước (trừ Trung Quốc và Nga), thông qua việc sở hữu các công ty xuất bản (chẳng hạn Nhà xuất bản Random House ở Mỹ), các câu lạc bộ sách và các tạp chí (như là tạp chí kinh doanh hàng đầu của Pháp là Capital). Một tập đoàn khác lớn nhanh không kém đó là của Rupert Murdoch, gốc Úc. Xuất thân từ một nhà xuất bản hai tờ báo ngày ở các tỉnh nhỏ của Úc, ngày nay Murdoch trở thành ông chủ của các tờ báo trên khắp các khu cực sử dụng tiếng Anh, các nhà xuất bản và tạp chí tiếng Anh hàng đầu trên thế giới, kể cả sở hữu một công ty lớn trong lĩnh vực “phương tiện thông tin” tiền máy vi tính, đó là điện ảnh.
Một sản phẩm IN ẤN khác còn có tốc độ tăng trưởng hơn SÁCH là các tạp chí chuyên đề. Nhiều tạp chí phổ thông phát hành với số lượng khổng lồ từng ngự trị nước Mỹ từ những năm 1920 – 1930 như Life hay The Saturday Evening Post đã biến mất. Các tạp chí này là nạn nhân của vô tuyến truyền hình. Nhưng hiện nay ở Mỹ có đến HÀNG NGÀN – người ta ước tính là phải hơn BA NGÀN – các loại tạp chí chuyên đề, mỗi loại có số phát hành khoảng 50 ngàn cho đến một triệu bản và rất có lãi.
Điển hình là các tạp chí nói về kinh doanh hay kinh tế. Ba tạp chí hàng đầu trong lĩnh vực này ở Mỹ là Business Week (ra hàng tuần), Fortune (hai tuần một số) và Forbes (ra hàng tháng), mỗi tạp chí này có số lượng phát hành đến 1 triệu bản. Trước Thế chiến thứ II, tạp chí Economist có trụ sở tại Luân Đôn – là tạp chí duy nhất trên thế giới đưa tin có hệ thống hàng tuần về kinh tế, chính trị và kinh doanh trên thế giới – hầu như không được biết đến ngoài nước Anh, với số lượng phát hàng rất nhỏ chỉ dưới một trăm ngàn bản. Ngày nay số lượng phát hành của tạp chí này chỉ riêng ở Mỹ đã vượt quá ba trăm ngàn bản một tuần.
Tương tự cũng có nhiều loại tạp chí chuyên đề với số lượng phát hành lớn ở mọi lĩnh vực cho mọi đối tượng quan tâm, cho mọi ngành và nghề, từ bảo vệ sức khỏe, đến dàn nhạc giao hưởng, tâm lý học, ngoại giao, kiến trúc, sửa chữa nhà cửa, máy vi tính… Trong đó một tạp chí ra đời rất sớm và rất thành công ở Mỹ đó là tạp chí xuất bản hàng tháng Nhà khoa học Mỹ (Scientific American), ra đời vào khoảng cuối thập niên 1940, trong đó các nhà khoa học nổi tiếng viết bài về lĩnh vực chuyên sâu của mình cho độc giả là những người không chuyên, tức là các nhà khoa học của lĩnh vực khác.
Vậy điều gì giải thích được nguyên nhân thành công của sản phẩm IN ẤN?
Có thể nói các sinh viên đại học là người đóng góp nhiều nhất cho sự tăng trưởng các loại sách được in ấn tại Mỹ. Đó là các loại sách giáo khoa và sách tham khảo do các giáo viên chỉ định. Loại sách tăng trưởng thứ hai chưa xuất hiện trước năm 1950, chí ít là về mặt số lượng. Không có từ tiếng Anh để chỉ loại sách này. Nhưng một người Đức tên là E.B.Von Wehrenalp là người đầu tiên nhận thấy tiềm năng và đã cho thành lập nhà xuất bản để in loại sách đó (người sáng lập nhà xuất bản Econ Verlag tại Duesseldorf – và là nhà xuất bản cho tác giả bằng tiếng Đức) gọi nó là Sachbuch – là sách do các chuyên gia viết cho người nghiệp dư. Khi được hỏi ý nghĩa của từ Sachbuch thì Wehrenalp trả lời: “Đó là sách làm cho người đọc lý thú, có tính chất giáo dục. Nhưng mục đích của nó không phải là giải trí hay giáo dục mà là THÔNG TIN”.
Điều này cũng đúng cho các loại tạp chí chuyên đề xuất bản hàng loạt – bất kể dành cho người đọc nghiệp dự muốn biết về y học hay người thợ ống nước muốn biết về ngành nghề lắp ráp đặt ống nước – nó đều có chung mục đích là thông tin và trên thế nó THÔNG TIN về thế giới BÊN NGOÀI. Các tạp chí chuyên đề này thông tin cho người đọc ở mọi lĩnh vực, ngành nghề về những gì đang diễn ra bên ngoài lĩnh vực kinh doanh, cửa hàng hay công sở của họ, về sự cạnh tranh, về sản phẩm và công nghệ mới, về sự phát triển đang diễn ra ở các nước và đặc biệt về con người trong lĩnh vực, ngành nghề đó (và đương nhiên những câu chuyện mạn đàm hoặc tin thất thiệt luôn luôn có lượng thông tin cao nhất).
Và bây giờ thì sản phẩm in ấn đang chiếm lĩnh các kênh điện tử. Người bán sách phát triển nhanh nhất từ thời Aldus Manutius cách đây 500 năm cho đến nay chính là Amazon.com bán các loại sách thông qua Internet. Chỉ trong một vài năm nữa thôi thì Amazon.com có thể trở thành nhà bán lẻ lớn nhất trên Internet. Còn Bertelsmann vào mùa thu năm 1998 đã mua cổ phần chi phối trong Công ty Barnes & Noble, đối thủ cạnh tranh chính của Amazon.com. Ngày càng có nhiều tạp chí chuyên đề uất bản trên mạng, nghĩa là chuyển qua mạng Internet đến người đọc tự in ra. Thay vì IT thay thế cho việc in ấn, thì ngược lại in ấn đang chiếm lĩnh công nghệ điện tự làm một kênh phân phối cho THÔNG TIN IN ẤN.
Kênh phân phối mới này chắc chắn sẽ làm thay đổi các sách in. Các kênh phân phối mới luôn luôn làm thay đổi sản phẩm mà nó phân phối. Nhưng dù được chuyển đi hay lưu trữ theo cách nào đó thì nó vẫn là sản phẩm in ấn. Và nó vẫn cung cấp thông tin.
Nói cách khác, thị trường cho thông tin luôn tồn tại. Và mặc dù chưa có tổ chức, việc cung cấp cho thị trường cũng vậy. Trong vài năm tới – chắc chắn không quá một đến hai thập kỷ – thì cả hai thứ này sẽ thống nhất lại với nhau. Và đó sẽ là CUỘC CÁCH MẠNG MỚI VỀ THÔNG TIN THỰC SỰ – không phải do các nhân viên IT dẫn dắt mà sẽ do các nhân viên kế toán và các nhà xuất bản. Và đến lúc đó cả doanh nghiệp lẫn các cá nhân sẽ phải biết mình cần thông tin gì và làm thế nào để có được thông tin đó. HỌ PHẢI HỌC CÁCH TỔ CHỨC THÔNG TIN THÀNH NGUỒN LỰC CHỦ YẾU CỦA MÌNH.
Những thông tin doanh nghiệp cần đến
Chúng ta mới chỉ bắt đầu hiểu làm thế nào để sử dụng thông tin như là một công cụ. Nhưng chúng ta cũng đã có thể phác họa các bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin mà các doanh nghiệp cần đến. Qua đó, chúng ta có thể hiểu được các khái niệm làm nền tảng cho các doanh nghiệp mà các nhà quản lý sẽ phải điều hành trong tương lai.
Từ hạch toán chi phí đến kiểm soát kết quả
Có thể chúng ta đã đi bước cuối cùng trong việc thiết kế lại doanh nghiệp cũng như hệ thống thông tin cổ điển nhất của chúng ta, đó là kế toán. Thực ra có nhiều doanh nghiệp đã chuyển từ hạch toán chi phí cổ điển sang hạch toán chi phí dựa trên cơ sở hoạt động thực tế (activity – based costing). Đầu tiên cách hạch toán này được áp dụng cho lĩnh vực sản xuất nhưng đã nhanh chóng được áp dụng rộng rãi sang các lĩnh vực khác như kinh doanh dịch vụ và kể cả lĩnh vực phi kinh doanh như là các trường đại học. Hạch toán dựa trên cơ sở hoạt động thực tế thể hiện được cả khái niệm mới về quy trình kinh doanh lẫn phương pháp mới về đo lường.
Hạch toán chi phí cổ điển, lần đầu tiên do General Motors áp dụng cách đây 70 năm, cho rằng tổng chi phí sản xuất là tổng cộng các chi phí của các nguyên công riêng lẻ. Tuy nhiên, chi phí có ảnh hưởng đến tính cạnh tranh và lợi nhuận lại là chi phí của toàn bộ quy trình, và đây chính là điều mà hạch toán kiểu mới dựa trên cơ sở hoạt động thực tế có tính đến xử lý. Tiền đề cơ bản của cách hạch toán này là coi kinh doanh như một quy trình liên kết, được bắt đầu từ khi vật tư nguyên vật liệu và các chi tiết được đưa tới xưởng và tiếp tục kéo dài cho đến sau khi thành phẩm được đưa đến tận tay người tiêu dùng cuối cùng. Dịch vụ hậu mãi, cũng như việc lắp đặt nó, vẫn được coi là chi phí giá thành của sản phẩm mặc dù khách hàng là người trả tiền.
Hạch toán chi phí cổ điển chỉ tính chi phí phát sinh khi thực hiện một công việc, chẳng hạn như việc cắt ren vít. Còn hạch toán trên cơ sở hoạt động thực tế thì tính luôn cả chi phí khi không thực hiện công việc, chẳng hạn chi phí khi máy chạy không tải, chi phí thời gian chờ đợi cung cấp phụ tùng hay công cụ cần đến, chi phí lưu kho chờ vận chuyển, và kể cả chi phí sửa lại hay hủy bỏ một phần phế phẩm. Các chi phí do không thực hiện công việc này, mà kiểu hạch toán cổ điển không tính đến, thường ngang bằng hoặc thậm chí còn lớn hơn chi phí khi thực hiện công việc. Do đó phương pháp hạch toán dựa trên cơ sở hoạt động thực tế không chỉ kiểm soát chi phí tốt hơn mà còn giúp cho việc kiểm soát kết quả nữa.
Phương pháp hạch toán chi phí cổ điển cho rằng có một số nguyên công nào đó nhất thiết phải được tiến hành, chẳng hạn như việc xử lý nhiệt, và phải tiến hành ở nơi đang được làm. Còn phương pháp hạch toán dựa trên cơ sở hoạt động thực tế sẽ đặt câu hỏi: “Có cần phải thực hiện nguyên công này không? Nếu có, thì phải thực hiện ở chỗ nào là có lợi nhất?” Như vậy, phương pháp hạch toán mới này sẽ liên kết các quy trình riêng lẻ lại với nhau – phân tích giá trị, phân tích quy trình, quản lý chất lượng và tính chi phí – thành một quy trình thống nhất.
Bằng cách làm như trên, phương pháp hạch toán chi phí trên cơ sở hoạt động thực tế làm giảm đi đáng kể các chi phí sản xuất, trong nhiều trường hợp có thể giảm tới một phần ba chi phí. Tuy nhiên, tác động lớn nhất của phương pháp này là vào lĩnh vực dịch vụ. Trong hầu hết các lĩnh vực sản xuất, hạch toán chi phí thì không đầy đủ. Còn trong các lĩnh vực dịch vụ – ngân hàng, cửa hàng bán lẻ, bệnh viện, trường học, báo chí, đài phát thanh và truyền hình – thì hầu như không có thông tin về chi phí. Phương pháp hạch toán cổ điển không áp dụng được đối với các công ty dịch vụ. Lý do không phải vì kỹ thuật của nó là sai, mà bởi vì cách hạch toán cũ đưa ra các giả định sai. Các công ty dịch vụ không thể bắt đầu bằng các chi phí nguyên công đơn lẻ như đối với các doanh nghiệp sản xuất. Nó phải xuất phát từ giả định cho rằng chỉ có một loại chi phí, đó là chi phí của cả hệ thống. Và chi phí này cố định trong một khoảng thời gian nhất định. Sự phân biệt giữa định phí và biến phí mà phương pháp hạch toán cổ điển lấy làm cơ sở thì không có ý nghĩa đối với lĩnh vực dịch vụ. Một giả định khác của phương pháp hạch toán cũ cũng vậy, giả định cho rằng vốn đầu tư có thể thay thế cho lao động. Thực ra, đặc biệt đối với công việc dựa trên tri thức, khi tăng thêm vốn đầu tư sẽ đòi hỏi tăng thêm lao động chứ không phải giảm lao động. Do đó, một bệnh viện khi trang bị thêm một thiết bị chuẩn đoán mới thì sẽ không phải cho người nào thôi việc cả. Ngược lại, còn tuyển thêm bốn hoặc năm người nữa để vận hành thiết bị mới. Các tổ chức dựa trên cơ sở tri thức khác cũng đã phải học bài học tương tự. Việc coi các chi phí là cố định trong một thời gian nhất định và các nguồn lực là không thể thay thế cho nhau được chính là các giả định làm cơ sở cho phương pháp hạch toán chi phí dựa trên hoạt động thực tế. Với việc áp dụng phương pháp này vào lĩnh vực dịch vụ, chúng ta lần đầu tiên bắt đầu có được thông tin về chi phí và kiểm soát chi phí.
Ví dụ, ở lĩnh vực ngân hàng người ta đã cố gắng trong nhiều thập kỷ để áp dụng các kỹ thuật hạch toán chi phí thông dụng vào ngành này, tức là xác định các chi phí ở từng cộng đoạn và từng dịch vụ, nhưng kết quả thu được không đáng kể. Giờ đây họ bắt đầu đặt câu hỏi: “Hoạt động này là trọng tâm của chi phí và kết quả?” Câu trả lời là khách hàng. Chi phí tính trên một khách hàng ở các bộ phận chính của ngân hàng là chi phí cố định. Như vậy, chính khả năng sinh lợi trên một khách hàng, cả về khối lượng dịch vụ cho một khách hàng và sự kết hợp các loại dịch vụ đó, sẽ quyết định chi phí và mức độ lợi nhuận. Những người bán lẻ hàng hạ giá, đặc biệt ở Tây Âu, đã nhận thức được điều này từ lâu. Họ cho rằng mỗi khi không gian giá đựng hàng được lắp đặt thì chi phí của nó cũng được xác định, và việc quản lý là làm thế nào để tận dụng tối đa không gian này để sinh lợi trong một khoảng thời gian nhất định. Việc tập trung chú ý vào kiểm soát kết quả đã giúp cho những người bán lẻ hàng hạ giá tăng được lợi nhuận mặc dù giá bán thấp và tỷ suất lợi nhuận không cao.
Ở lĩnh vực khác, chẳng hạn như các phòng thí nghiệm nghiên cứu, những nơi rất khó đo lường năng suất lao động, chúng ta thường phải dựa vào sự ước định và đánh giá hơn là tính toán chi phí. Nhưng đối với hầu hết các công việc dựa trên cơ sở tri thức và dịch vụ thì trong vòng 10 năm tới chúng ta phải phát triển cho được những công cụ tin cậy để đo lường và quản lý chi phí và gắn liền chi phí với kết quả.
Suy nghĩ rõ ràng hơn về tính toán chi phí trong dịch vụ sẽ đưa đến cách nhìn mới về chi phí dùng để thu hút và giữ được khách hàng trong mọi lĩnh vực kinh doanh.
Nếu như các công ty ôtô lớn của Mỹ là GM, Ford và Chrysler biết áp dụng hạch toán chi phí dựa trên cơ sở hoạt động thực tế thì họ đã nhận ra từ rất sớm tính vô hiệu quả của các “chiến dịch cạnh tranh chớp nhoáng” của họ trong 20 năm qua với những khuyến mãi hấp dẫn khách hàng như là đại hạ giá và những phần thưởng bằng khoản tiền mặt lớn. Các chiến dịch khuyến mãi này đã ngốn đi những món tiền khổng lồ của ba đại gia sản xuất ôtô của Mỹ, và tệ hơn nữa cuốn đi mất một số lượng khách hàng lớn. Thực ra mỗi đợt khuyến mãi đó là giảm thị phần một cách thảm bại Ấy thế mà các số liệu hạch toán chi phí theo kiểu cũ của các công ty này không hề thể hiện được chi phí của những thỏa thuận mua bán đặc biệt lẫn kết quả tiêu cực của nó, do đó mà các nhà quản lý chẳng nhìn thấy tác hại gì cả.
Trong khi đó các công ty Nhật Bản như Toyota, Nissan và Honda đã biết dùng phương pháp hạch toán chi phí trên cơ sở hoạt động thực tế, mặc dù còn thô sơ, nên họ đã biết rằng không nên cạnh tranh với các công ty Mỹ qua các chiến dịch giảm giá chớp nhoáng, nhờ vậy họ duy trì được thị phần và lợi nhuận của mình.
(còn tiếp)
TH: T.Giang – SCDRC
Nguồn tham khảo: Peter F.Drucker – Những thách thức của quản lý trong thế kỷ XXI – NXB Trẻ 2003.
CSCI INDOCHINA 