PR và quản trị khủng hoảng – Phần cuối


Các tài liệu phụ thêm

Các tập tài liệu hay thông tin về tổ chức hay khu vực mà khủng hoảng xảy ra rất hữu ích trong việc cập nhật thông tin cho các phóng viên hay bất cứ ai muốn biết thông tin về tổ chức. Trong một số trường hợp, tổ chức cần soạn những tài liệu giải thích hệ thống kỹ thuật hay thủ tục trong tổ chức. Nếu chúng ta giải thích cách thức hoạt động của một hệ thống kỹ thuật hay thủ tục và chỉ ra nguyên nhân của sự hư hỏng, khả năng phóng viên lý giải tình huống sai lệch sẽ giảm bớt.

Cố gắng đơn giản hóa một vấn đề phức tạp khi giải thích với phóng viên. Nếu cuộc khủng hoảng xảy ra do một thiết bị nào đó, hãy xem xét việc đưa mẫu thiết bị tương tự cho phóng viên xem hay ít nhất là một bản vẽ hoặc biểu đồ. Nếu bạn cung cấp hình ảnh thì họ sẽ không tự đi tìm kiếm.

Những nhóm khán/thính giả chính

Dưới đây là danh sách những nhóm công chúng mà các nhóm PR (quản trị khủng hoảng) cần phục vụ. Khi bạn xử lý khủng hoảng, hãy xem xét phương pháp giao tiếp hiệu quả nhất cho mỗi nhóm. Hãy đảm bảo rằng bạn giao tiếp với từng nhóm.

+ Nhân viên: ban lãnh đạo, nhân viên làm việc tháng/giờ/tương lai, công đoàn viên và những người về hưu.

+ Cộng đồng: nơi nhân viên sinh sống, các hiệp hội lân cận, các tổ chức cộng đồng, vị trí xưởng, phòng thương mại.

+ Khách hàng

Theo vị trí địa lý: khu vực, địa phương, quốc gia, và quốc tế.

Theo chức năng: người phân phối, người môi giới, người bán sỉ, bán lẻ và người tiêu thụ.

Theo ngành công nghiệp/kinh doanh: người cung cấp, đối tác, đối thủ cạnh tranh, các tổ chức chuyên ngành, thầu khoán, liên doanh và các tổ chức thương mại.

+ Giới truyền thông: địa phương, quốc gia, quốc tế, ngoại thương, chuyên ngành.

+ Những người có liên quan (shareholder): ủy viên quản trị, nhân viên hội đồng quản trị, ban giám đốc, những người hỗ trợ tài chính, sinh viên, khách hàng, phòng hành chính, các phòng ban và nhân viên.

+ Giới đầu tư/tài chính: người phân tích – mua và bán, người đứng đầu tổ chức, cổ đông, các giám đốc Ngân hàng thương mại và đầu tư, người môi giới cổ phiếu, người quản lý vốn đầu tư, nhà đầu tư tiềm năng.

+ Cơ quan chính phủ:

Theo vị trí địa lý: khu vực, quốc gia, quốc tế.

Theo chức năng: lập pháp, hành pháp, tư pháp.

+ Những mối quan tâm đặc biệt: môi trường, an toàn, người tàn tật, thiểu số, nhóm chuyên gia cố vấn, người tiêu thụ, sức khỏe, những người vè hưu, tôn giáo.

Sổ tay ghi chú

Nên tạo một sổ liên lạc, ghi lại tất cả những cuộc điện thoại từ giới truyền thông hay những nhóm yêu cầu thông tin về khủng hoảng. Việc này sẽ giúp đảm bảo là những cuộc điện thoại không bị bỏ qua. Nó cũng sẽ giúp ích cho việc phân tích sau khủng hoảng.

Sổ liên lạc cần những thông tin sau:

Ngày tháng – tên người gọi – câu hỏi – số điện thoại – người chịu trách nhiệm trả lời – những yêu cầu thêm.

Việc trình bày của phát ngôn viên

Những việc NÊN làm:

Chuẩn bị bài phát biểu

+ Bài phát biểu in chữ lớn để đọc dễ dàng.

+ Có chừa lề để bạn có thể ghi chú.

+ Không ghim tất cả các trang để dễ dàng chuyển trang.

+ Đánh dấu những phần quan trọng để bạn có thể theo dõi trong khi phát biểu,

+ Canh thời gian phù hợp với chương trình chung,

+ Luyện tập: đọc to, sử dụng gương và máy ghi âm, luyện tập cho đến khi bạn nghe có vẻ như đang nói chứ không phải đang đọc.

+ Đảm bảo rằng bạn biết số lượng khán giả, tên người cần liên lạc khi cần, và cơ sở vật chất, thiết bị…

+ Căn cứ vào khán giả và bài phát biểu để xác định bạn nên sử dụng thiết bị nào. Nếu bạn không quen thuộc với thiết bị đó, liên hệ với nhân viên kỹ thuật để học cách sử dụng trước.

Khi đến buổi họp báo

+ Nên đến sớm ít nhất 15 phút

+ Kiểm tra thiết bị trước nếu có thể

Hình ảnh minh họa

+ Đảm bảo sắp xếp hình ảnh theo đúng thứ tự và rõ ràng

+ Chuyển đổi hình ảnh một cách gọn gàng trong khi bạn nói, hay có thể nhờ người khác làm công việc này cho bạn.

+ Kiểm tra ánh sáng trong phòng để tất cả khán giả đều có thể nhìn thấy hình ảnh rõ ràng.

+ Kiểm tra micro trước khi bắt đầu.

+ Kiểm tra ánh sáng ở bục phát biểu để bạn có thể nhìn thấy bài đọc rõ.

+ Hãy chọn vị trí đứng thích hợp trong phòng để sử dụng thuận tiện các thiết bị, và khán giả có thể thấy hình ảnh đầy đủ.

Khi nói

+ Đứng thẳng và hướng về khán giả

+ Nói lớn, chậm rãi và rành mạch

+ Thỉnh thoảng ngước mắt nhìn khán giả

+ Trình bày trong khoảng thời gian được định trước

Khi trả lời câu hỏi

+ Thân thiện, bình tĩnh và tự tin.

+ Chỉ trả lời những câu hỏi được đặt ra, càng ngắn gọn, trọng tâm và rõ ràng càng tốt.

+ Hãy ghi nhớ rằng bạn không thể nào biết tất cả mọi việc. Bạn có thể nói “Tôi sẽ kiểm tra/xem lại vấn đề đó, và trả lời anh/chị sau. Xin anh/chị vui lòng gặp tôi sau buổi họp báo này”.

+ Đừng để một người đưa ra nhiều câu hỏi. Bạn có thể chuyển người hỏi bằng cách “Cám ơn anh/chị đã quan tâm. Tôi rất vui lòng nếu chúng ta có thể gặp sau buổi họp báo này để trao đổi thêm. Bây giờ chúng ta xin dành phần đặt câu hỏi cho các quý vị khác”.

Sau khi trình bày xong

+ Hãy nán lại bục phát biểu một lúc để mọi người có thể đặt câu hỏi với bạn.

+ Xem xét việc phát tài liệu, thông tin tham khảo, nếu được yêu cầu.

Những việc KHÔNG NÊN làm:

Khi chuẩn bị bài phát biểu

+ Cho rằng mình có thể nói lưu loát – hầu hết mọi người không thể làm được điều này khi nói trước đám đông.

+ Sử dụng kiểu chữ quá nhỏ, không thể đọc với ánh sáng yếu, hay chừa lề quá nhỏ và bạn không thể ghi chú thêm.

+ Không dành nhiều thời gian để luyện tập.

Khi đến buổi họp báo

+ Đến trễ

+ Quên tên người cần liên lạc

+ Không kiểm tra thiết bị trước

Khi phát biểu

+ Phát âm không rõ ràng những lời nhận xét của bạn ở trên sân khấu

+ Nói quá to vào micro

+ Nói lan man, không đi vào trọng tâm đề tài

+ Nói những câu bông đùa mà không chuẩn bị trước

+ Nói dông dài hơn thời gian định trước

Khi trả lời câu hỏi

+ Biện minh hay quá xúc cảm

+ Cho rằng những câu hỏi khó là mang tính cá nhân

+ Trả lời không đúng nội dung chính của câu hỏi

+ Để cho một người đặt nhiều câu hỏi, không còn thời gian cho người khác đặt câu hỏi

TH: T.Giang – SCDRC

Nguồn tham khảo: Frank Jefkins – Phá vỡ bí ẩn PR – NXB Trẻ 2004.

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s