Tổng hợp những lời khuyên về PR


Hiểu rõ về sản phẩm và nguồn nhân lực

Cũng như sự cần thiết phải nắm rõ các sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức bạn cung cấp, bạn cần thông hiểu vai trò và công việc khác nhau của mọi người trong tổ chức. Biết rõ công việc của đồng nghiệp sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc giao tiếp với tư cách là người đại diện cho họ.

Phải có kế hoạch

Sử dụng những đề mục sau để giúp bạn trong tiến trình lập kế hoạch

+ Mục tiêu: Nếu bạn nêu mục tiêu “để tăng cường sự hiểu biết” thì chưa cụ thể. Tại sao bạn lại muốn gia tăng sự hiểu biết của mọi người về tổ chức của bạn?

+ Đối tượng: Hãy xem xét ý kiến và hành động của các cổ đông vì điều đó sẽ ảnh hưởng đến công việc của bạn.

+ Thông điệp chính: Phác thảo những thông điệp chính và chuyển chúng thành một trò chơi để xem bạn có thể đạt bao nhiêu điểm ở mỗi cơ hội giao tiếp.

+ Phương pháp giao tiếp: Đừng giới hạn trong những quan hệ với giới truyền thông. Có thể sử dụng nhưng phương pháp khác như gửi thư trực tiếp, triển lãm, trưng bày, hay mời giới truyền thông đến tham quan tổ chức của bạn.

+ Thời gian biểu: Tập trung hết mọi nỗ lực của bạn vào những thời điểm “chiến lược” để gây “náo động”.

+ Ngân sách: Chi ngân sách vào đâu là tốt nhất?

+ Đánh giá: Bạn sẽ đánh giá thành quả dựa trên những mục tiêu đã xác định như thế nào? Hãy tham vấn để xem phương pháp nào hiệu quả và lên kế hoạch.

Viết bản tóm tắt công việc cho riêng bạn

Hầu hết mọi người chỉ viết bản tóm tắt công việc khi họ làm việc với một cơ quan bên ngoài, nhưng nếu viết cho chính mình một bản tóm tắt như thế, bạn sẽ có thể kiểm tra mọi công việc một cách cẩn thận và không bỏ sót một việc nào.

Luôn luôn khởi đầu bằng câu “Chương trình giao tiếp (điểm báo, quảng cáo, áp phích quảng cáo) sẽ đạt được mục tiêu nếu…”. Hãy viết bản kế hoạch thật rõ ràng. Nó sẽ không dễ dàng như bạn nghĩ. Cố gắng thực hiện một việc hay đạt được một kết quả cụ thể nào đó.

Xây dựng “Ngân hàng dữ liệu thông tin truyền thông”

Hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng để trả lời chất vấn của giới truyền thông một cách nhanh chóng:

+ Nên có một vài phát ngôn viên được đào tạo tốt.

+ Xây dựng tập tài liệu với những trường hợp điển hình để sử dụng trong các mối quan hệ với giới truyền thông.

+ Xây dựng cơ sở dữ liệu về các sự kiện và số liệu – không chỉ về công việc của tổ chức của bạn, mà những vấn đề bạn đang giải quyết. Các phóng viên thường thích những người có thể tìm kiếm dữ liệu giúp họ.

+ Tham gia khóa học nhiếp ảnh để tự xây dựng thư viện hình ảnh cho bạn

Tăng giá trị cho tổ chức của bạn bằng cách tán thành với những vật bên ngoài tổ chức

Hãy quyết định xem ý kiến của nhân vật nào có ảnh hưởng trong cộng đồng địa phương của bạn. Mời họ đến tham quan và tìm hiểu dự án của bạn. Khi họ đến, hãy hỏi ý kiến của họ về công việc của tổ chức của bạn. Nếu họ thể hiện sự hài lòng, bạn có thể nhận được những câu phát biểu có “trọng lượng” để trích dẫn. Hãy sử dụng nó.

Đừng trông đợi giới báo chí “làm ơn” cho bạn

+ Sử dụng lời trích dẫn trong các thông cáo báo chí của bạn.

+ Cho phép chụp ảnh tại các sự kiện hay đưa tin tức về công ty bạn.

+ Bán “trọn gói” cho các chương trình đưa tin tức của đài phát thanh và truyền hình – nghĩa là đính kèm hình ảnh, người phỏng vấn và vấn đề thời sự với bài viết.

Thu hút sự chú ý của các phóng viên

Tựa đề và đoạn văn đầu tiên của bài thông cáo báo chí là phần quan trọng nhất. Bạn phải thu hút các nhà báo ngay từ những phần này. Tập trung vào phần nội dung chính và đưa ngay vào phần đầu tiên. Tránh việc đưa tên tổ chức bạn lên phần đầu – thay vào đó là tập trung vào vấn đề, và việc nó ảnh hưởng đến người đọc, người nghe hay người viết.

Lượm lặt ý tưởng của người khác

Thực hiện một “Hộp ý tưởng”. Lưu giữ bản sao của những tài liệu in ấn, hình ảnh từ những tờ báo địa phương, lập danh sách những công việc mà các tổ chức khác đã thực hiện thành công trong việc tăng cường sự hiểu biết cho tổ chức của họ, và tạo thành một tiểu sử sơ lược về tổ chức đó.

Mỗi 6 tháng, tổ chức một “buổi tư duy sáng tạo” mời các chuyên gia PR ở những công ty địa phương để thu thập ý tưởng.

Giám sát quá trình thực hiện công việc

Không nên chỉ đo lường kích thước mẩu tiên khi đánh giá kết quả bài đăng tin về tổ chức của bạn. Triển khai một hệ thống chấm điểm để đánh giá chất lượng, cũng như số lượng bài đăng tin, dựa trên số lượng những thông điệp chính được truyền tải như đã xác định trong kế hoạch PR. Đưa ra mục tiêu mỗi tháng, và tự chúc mừng nếu bạn đạt được!

TH: T.Giang – SCDRC

Nguồn tham khảo: Frank Jefkins – Phá vỡ bí ẩn PR – NXB Trẻ 2004.

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s