Thói quen thứ 3: Ưu tiên việc quan trọng
Thói quen thứ 3 là sáng tạo lần thứ hai hay còn gọi là sáng tạo về vật chất đã được đề cập trong thói quen thứ 2. Đó là bài tập về ý chí độc lập để trở thành một người sống có trọng tâm hướng về các nguyên tắc.
“Những điều có ý nghĩa sẽ không bao giờ phó mặc cho những điều không quan trọng định đoạt”.
Quản lý hiệu quả tức là ưu tiên cho điều quan trọng nhất. Covey đưa ra công cụ quản lý trong bảng dưới đây giúp chúng ta biết ưu tiên điều quan trọng nhất.
Những vấn đề khẩn cấp thường dễ nhận thấy và luôn đòi hỏi chúng ta phải có phản ứng ngay, trong khi những vấn đề quan trọng lại có ích cho sứ mệnh của chúng ta. Covey đưa ra các định hướng dựa trên bốn góc tư trong bảng 1:
- Những người thành đạt luôn hạn chế thời gian cho góc tư thứ 1.
- Những người thành đạt sẽ đứng ngoài góc tư thứ 3 và thứ 4.
- Góc tư thứ 2 là trung tâm của việc quản lý hiệu quả bản thân. Những người thành đạt luôn đầu tư nhiều thời gian cho các hoạt động nằm ở góc tư thứ 2.
Cách duy nhất để có thời gian cho góc tư thứ 2 là hạn chế thời gian cho các hoạt động ở góc tư thứ 3 và 4. Nếu không làm được điều đó, Covey nhận rằng bạn là người:
- Không có khả năng ưu tiên cho việc quan trọng.
- Không có khả năng tổ chức công việc quanh các ưu tiên.
- Thiếu kỷ luật để thực hiện các hoạt động ưu tiên trong góc tư thứ 2.
Quản lý thời gian
Theo Covey, quản lý thời gian gồm bốn giai đoạn:
- Các ghi chú và bảng liệt kê công việc – loại xuất hiện sớm nhất, có giới hạn, không ngày tháng, không nêu ra các thứ tự ưu tiên và không tập trung vào các hoạt động nằm ở góc tư thứ 2.
- Các loại lịch công tác và sổ ghi chép các cuộc hẹn – loại xuất hiện sau, có giới hạn, không nêu ra các thứ tự ưu tiên và cũng không tập trung vào các hoạt động nằm ở góc tư thứ 2.
- Xác định các thứ tự ưu tiên – làm sáng tỏ các giá trị và so sánh các giá trị tương đối của mọi hoạt động, là loại xuất hiện sau, giới hạn phần nào, do sự thiếu tập trung tới các hoạt động ở góc tư thứ 2.
- Bảo tồn và nâng cao các mối quan hệ và thành tích – kết hợp chặt chẽ tất cả các hoạt động trong góc tư thứ 2 nói trên.
Làm thế nào để trở thành người tự quản góc tư thứ 2?
Việc đầu tiên bạn cần phải làm là nhận diện vai trò chủ yếu của mình, sau đó xác định các mục tiêu để theo đuổi trong khi vẫn đảm trách vai trò đó. Tiếp theo, việc người tự quản góc tư thứ 2 phải làm là chuyển mỗi mục tiêu thành công việc của từng ngày trong khi vẫn tập trung thời gian vào các mối quan hệ tương tác với con người. Thêm vào đó, Covey, hiện nay quản lý thời gian vẫn chủ yếu dựa trên nền tảng hàng ngày, cụ thể là lập kế hoạch cho những ngày tới. Bằng những trải nghiệm của mình, Covey khuyên người đọc nên lập kế hoạch hàng tuần, dù việc này không quen thuộc với nhiều người.
Mặt khác, Covey liên hệ đến tầm quan trọng của sự cân bằng trong cuộc sống của một con người, cụ thể như thành công mà người đó đạt được trong mọi vai trò khác nhau của cuộc sống. Ví dụ: là người quản lý ở văn phòng, là một người chồng, một người cha và con chiên ngoan đạo trong các tổ chức tôn giáo xã hội. Covey lập luận rằng điều quan trọng là phải nhận thức được bản tuyên ngôn sứ mệnh của mình, tốt nhất là cụ thể hóa nó ra giấy và mang theo bên mình bất cứ lúc nào thuận tiện nhất.
Mọi công việc được hoàn thành qua sự giao phó cho thời gian hoặc sự giao phó cho người khác. Covey đã phân biệt rõ giữa cái gọi là giao phó mệnh lệnh và giao phó ủy quyền. Giao phó mệnh lệnh có nghĩa là “Làm theo cách này, cách kia” hoặc “Làm cái này hoặc cái kia cho tôi” và “cho tôi biết khi nào hoàn thành”. Giao phó mệnh lệnh là phương pháp kiểm soát từng động tác nhằm đảm bảo tính hiệu quả. Trái lại, giao phó ủy quyền, dựa trên kết quả mọi công việc thay vì phương pháp làm việc. Nó cho người khác quyền lựa chọn phương pháp và để họ tự chịu trách nhiệm về kết quả. Việc giao phó ủy quyền đòi hỏi sự hiểu biết rõ nhau và cam kết thực hiện theo yêu cầu của năm yếu tố sau:
- Kết quả mong muốn.
- Định hướng.
- Các nguồn lực.
- Xác định trách nhiệm
- Các hệ quả.
Giao phó ủy quyền là giao công việc với sự tin cậy tuyệt đối, ví dụ với tư cách là nhà quản lý, bạn sẽ nói: “Tôi tin tưởng giao anh công việc này, hãy hoàn thành nó”.
Thói quen 1, 2, 3 và tư vấn quản lý
Thói quen thứ nhất (luôn chủ động) và tư vấn quản lý
Là một nhà tư vấn quản lý nghĩa là bạn đang ở trung tâm của sự ảnh hưởng tập thể. Một mặt, công ty có yêu cầu và mong muốn được thay đổi, mặt khác lại có sự phản kháng, đơn giản vì sự thay đổi và sự phản kháng luôn song hành nhau. Ghi nhớ những vùng ảnh hưởng, nhà tư vấn phải không ngừng rèn giữa thói quan chủ động vì nếu không, họ sẽ bị trôi dạt không phương hướng và không thể có được sự thay đổi đáng kể cho con đường đã chọn. Nhà tư vấn nào biết tạo ra sự thay đổi sẽ không bao giờ chịu khuất phục theo một con đường. Theo Covey, nhà tư vấn phản ứng dứt khoát trên con đường cần ít nỗ lực nhất. Theo tôi, việc rèn giũa và niềm tin tập thể là những yếu tố quyết định trong tư vấn quản lý. Nếu con người có các mục tiêu rõ ràng thì họ luôn chủ động, dựa trên lợi ích tập thể và cá nhân sẽ mang lại những giải pháp hiệu quả cho việc nhiều vấn đề, sẽ trở thành người tạo ra những sáng kiến thiết thực nhất cho mọi việc nằm trong khả năng nhằm hoàn thành các sự mệnh của mình. Việc rèn giũa và niềm tin tập thể sẽ gia tăng Vòng ảnh hưởng của nhà tư vấn, hay nói cách khác là với những mục tiêu cuối cùng của nhà tư vấn.
Thói quen thứ hai (bắt đầu bằng mục tiêu tương lai) và tư vấn quản lý
Là một nhà tư vấn quản lý, bạn cần có khả năng nhận biết mục tiêu cuối cùng, nghĩa là những kết quả mong muốn. Bắt đầu bằng mục tiêu tương lai nghĩa là bạn phải tập trung vào giải pháp chuyển mục tiêu thành công việc của từng ngày trong khi vẫn luôn giữ vững sự liên kết với mục tiêu. Sẽ không có công việc, không có giải pháp và không có lời khuyên nào hiệu quả nếu sự kết nối giữa mục tiêu, thành công của nhiệm vụ và công việc đảm nhiệm hàng ngày không còn. Theo tôi, phần lớn sự đầu tư sớm nhất trong việc làm rõ các mục tiêu là xác định phạm vi cũng như tạo ra các giới hạn để có thể xác định rõ các kết quả mong muốn. Từ kinh nghiệm của bản thân, tôi thấy tiến trình này đôi khi diễn ra không tự nhiện. Chúng ta không thể nhìn toàn cảnh sự việc, do đó cách tốt nhất là tận dụng thời gian để tạo sự thay đổi từ những bước sớm nhất của tiến trình. Theo tôi, một nhà tư vấn đúng nghĩa phải phá bỏ mọi rào cản của sự miễn cưỡng để đảm bảo mọi mong muốn đều được xảy ra đồng bộ và ăn khớp.
Thói quen thứ 3 (ưu tiên việc quan trọng) và tư vấn quản lý
Quản lý thời gian là kỹ năng cốt yếu mà nhà tư vấn quản lý phải có. Điều này đồng nghĩa với việc nhà tư vấn sẽ gặp nhiều áp lực khi phải biết cách sử dụng thời gian hiệu quả. Qua việc thường xuyên xác định và học hỏi cách nhà tư vấn sử dụng thời gian, bạn có thể tự điều chỉnh lại những cách làm không hiệu quả. Thêm vào đó, nếu sử dụng mô hình quản lý thời gian của Covey, nhà tư vấn quản lý có thể tránh bị sa đà vào các hoạt động tốn thời gian vô ích.
Các hoạt động nằm ở góc tư thứ 2 đôi khi không dễ dàng áp dụng đối với những nhà tư vấn non trẻ, vì khi đó nhiệm vụ cảu họ bị phá vỡ và do những người đang mong đợi có ngay một kết quả cao hơn xác định. Là một nhà tư vấn non trẻ, bạn nên dành nhiều thời gian cho góc tư thứ 1, đơn giản là vì bạn không còn sự lựa chọn nào khác. Tuy vậy, nếu muốn đi lên với vai trò quản lý như một nhà tư vấn thì bạn buộc phải chú trọng hơn vào các hoạt động của góc tư thứ 2. GIữ vững sự cân bằng giữa Sản phẩm và Năng suất cho nhân viên của bạn và đầu tư thời gian cho các mối quan hệ bên ngoài với khách hàng sẽ giúp nâng cao sự cam kết giữa đôi bên và dễ dàng nhận diện những cơ hội mới.
Chiến thắng tập thể: Từ độc lập tới tương hỗ lẫn nhau
Tài khoản tình cảm
Tài khoản tình cảm là một ẩn dụ, mô tả mức độ tin cậy trong một mối quan hệ. Một người có thể ký gởi vào tài khoản tình cảm của người khác bằng sự nhã nhặn, tốt bụng, chân thành và giữ vững các cam kết với người đó. Cách này sẽ tích lũy được sự tin cậy và xây dựng một tài khoản tình cảm ở người khác. Những nếu bạn thường xuyên cư xử không phải, thậm chí phản bội lòng tin,… thì cuối cùng tài khoản tình cảm của bạn sẽ bị thấu chi (chi quá số dư tài khoản). Điều này làm sụt giảm lòng tin nghiêm trọng với người khác. Theo Covey, những mối quan hệ lâu dài như quan hệ hôn nhân đòi hỏi phải luôn luôn ký gửi tài khoản.
Covey đưa ra sáu khoản ký gửi chủ yếu giúp bạn đặt cọc vào tài khoản tình cảm của người khác là:
- Hiểu rõ từng cá nhân
- Quan tâm đến những điều nhỏ bé
- Giữ cam kết
- Làm rõ các kỳ vọng
- Thể hiện sự chính trực của bản thân
- Thành thật nhận lỗi khi phạm sai lầm
(còn tiếp)
TH: T.Giang – SCDRC
Nguồn tham khảo: Koenraad Tommissen – Tư vấn quản lý, một quan điểm mới – NXB TH TPHCM 2008.
CSCI INDOCHINA 