a/ Quỹ tri thức cốt lõi
Để hoàn thành trách nhiệm đối với sự ẩn tàng, cộng hưởng, và các tiến trình thông lượng, văn phòng điều hành sẽ được trang bị một quỹ tri thức cốt lõi. Quỹ tri thức cốt lõi sẽ là trung tâm chuyên môn của hệ thống để phát triển và phổ biến các tri thức tiên tiến nhất xuyên suốt toàn chuỗi giá trị. Tất cả những chức năng cơ bản của văn phòng điều hành sẽ được thực hiện bởi các chuyên gia, những người hoạt động trong quỹ chuyên môn và làm việc theo cách thức đa ngành với các dự án cụ thể. Mỗi thành viên của quỹ có thể tham dự vào nhiều hơn một dự án. Đầu ra chính của các dự án này bao gồm tạo ra các doanh nghiệp khởi nghiệp, cải tiến hiệu quả của các hoạt động hiện thời, và thiết kế phương pháp đo lường, khen thưởng, và hệ thống cảnh báo sớm. Tạo ra “sức mạnh dự bị” cho toàn hệ thống và bồi dưỡng văn hóa tinh thần doanh nghiệp là những sản phẩm của những hoạt động của công ty này.
Quỹ tri thức cốt lõi sẽ được bố trí cán bộ bằng một nhóm các chuyên gia hàng đầu được lựa chọn, những người sẽ luân phiên trong tất cả các hoạt động. Họ sẽ được rút ra, tạm thời hay thường trực, từ các đơn vị kinh doanh nội bộ và được tuyển dụng hay ký hợp đồng từ các nguồn bên ngoài để đóng góp cho sự phong phú và đang dạng của quỹ gen của hệ thống. Ban đầu, các hạt nhân của quỹ tri thức cốt lõi sẽ bao gồm các thành viên nhóm thiết kế những người tham gia vào sự phát triển của việc thiết kết các chi tiết cho kiến trúc mới. Những hoạt động này sẽ cung cấp một môi trường học tập bằng việc thiết kế, học tập bằng cách thực hành, và đạt được lợi ích trong quá trình học. Các thành viên tri thức cốt lõi sẽ cung cấp các chuyên môn của mình trong bối cảnh các nhóm dự án được thiết kế để tạo ra các giải pháp tích hợp.
Quỹ tri thức cốt lõi cũng sẽ chịu trách nhiệm tạo ra một ngôn ngữ chung và hành động như một trung tâm củng cố việc học tập của tổ chức. Việc học tập của tổ chức sẽ bao gồm quan hệ qua lại giữa tri thức và sự trao đổi tương hỗ của mọi người. Một người mới không chuyên nghiệp gia nhập hệ thống mà sẽ không cần phải khởi động thông qua quỹ tri thức cốt lõi.
Các thành viên của quỹ tri thức cốt lõi sẽ có một cái nhìn tốt về các xu hướng của môi trường, những sự phát triển công nghệ và các nhu cầu đang thay đổi của khách hàng. Chúng sẽ hoạt động trong các nhóm môđun liên ngành và, thông qua các cơ chế quản trị dự án, có thể được chỉ định cho các dịch vụ được chia sẻ khác để phát triển hệ thống và/hay cho các vai trò quản trị chuyên ngành đối với việc thực hiện các sứ mệnh cụ thể. Quỹ tri thức cốt lõi cũng sẽ chịu trách nhiệm để phát triển các mô hình cho hệ thống thông lượng, chi phí mục tiêu, hệ thống đo lường và khen thưởng, và một cơ cấu thị trường nội bộ.
b/ Hệ thống học tập và kiểm soát
Mô tả sau đây cho thấy rõ bản chất của hệ thống kiểm soát và học tập. Hệ thống, trong đó nhấn mạnh khái niệm mới về trao quyền của COM/Energy, sẽ trở nên tương thích với những thông số kỹ thuật kỳ vọng của thiết kế và thích hợp với phong cách quản trị của COM/Energy. Hệ thống sẽ thay đổi bản chất của sự kiểm soát từ “giám sát” sang “học tập” và bản chất của thẩm quyền từ “quyền lực chi phối” sang “quyền thực hiện”. Mặc dầu học tập và kiểm soát là các khía cạnh có tính tương liên cao của một hệ thống đơn nhất, mỗi khía cạnh được mô tả một cách riêng biệt dưới đây để giúp dễ hiểu hơn.
Kiểm soát hiệu quả liên quan, về cơ bản, đến sự nhân bản quyền lực. Sự nhân bản quyền lực sẽ đạt được nếu tiến trình quyết định, đúng hơn là người ra quyết định cá nhân, là chủ thể của sự kiểm soát. Điều này sẽ xảy ra khi những người ra quyết định phát triển một sự hiểu biết được chia sẻ với mọi người và có được các tiêu chí ra quyết định.
Các tiêu chí ra quyết định xác định các nguyên tắc của việc ra quyết định. Chính các quyết định là những ứng dụng của nguyên tắc quyết định đối với những tình huống cụ thể. Cái gì phân biệt các tiêu chí quyết định về mặt hoạt động với các quyết định mà bản thân nó là sự tồn tại của một vài cấp độ tự do trong các tiêu chí quyết định. Việc thiếu vắng ít nhất một mức độ tự do chuyển đổi hầu như tất cả các tiêu chí quyết định thành các quyết định.
Các tiêu chí quyết định có thể được nhóm lại thành hai danh mục: các chính sách và các quy trình. Một chính sách là một tiêu chí quyết định ở một cấp độ cao hơn về mặt trừu tượng. Chính cơ bản giải quyết các chiều kích chọn lựa (các biến liên quan), các câu hỏi tại sao, các giả định cơ bản, và các hệ quả được kỳ vọng. Các quyết định chính sách là những chọn lựa mang giá trị mà chính xác thì là về những tác động đến lĩnh vực nhân sự, tài chính, và kỹ thuật. Các quy trình, mặt khác, bắt nguồn từ các chính sách. Chúng giải quyết các câu hỏi thế nào. Chúng xác định rõ ràng phương pháp và mô hình được sử dụng để áp dụng các chính sách và các tình huống cụ thể. Ra chính sách sẽ giải quyết ít nhất ba tập hợp danh mục quyết định:
1 – Tương tác: Đây là những chính sách quản lý các tương tác giữa các chiều kích và các thành phần của tổ chức. Chúng ta bao gồm chi phí mục tiêu, chuỗi giá trị, cộng hưởng, khen thưởng, hệ thống đo lường, giao dịch nội bộ.
2 – Phân phối/lựa chọn: Những chính sách này thường liên quan đến việc lựa chọn các tiêu chí đối với việc phân bổ tài nguyên và vốn.
3 – Điều hành: Những chính sách này liên quan đến các quyết định hoạt động ảnh hưởng đến việc mua hàng, ký kết hợp đồng, sản xuất, phân phối, marketing, nhân sự, và R&D.
Việc học tập sẽ bao gồm một hệ thống cảnh báo sớm được cho là để khắc phục hành động trước khi vấn đề xuất hiện. Như một hệ thống giám sát, trên một nền tảng liên tục, tính hợp lệ của các giả định về quyết định được thực hiện, tiến trình thực thi, và các kết quả trung gian.
Ở cấp độ doanh nghiệp, hội đồng quản trị, bao gồm CEO và tất cả những người báo cáo trực tiếp, sẽ là phương tiện để thể chế hóa việc hệ thống học tập và kiểm soát. Trong trường hợp này, quỹ tri thức cốt lõi sẽ cung cấp trợ giúp kỹ thuật cho việc thiết kế và hoạt hóa hệ thống.
Ở cấp độ đơn vị kinh doanh (đặc biệt là hai doanh nghiệp bị điều tiết) hoạt động của hệ thống học tập và kiểm soát sẽ chịu trách nhiệm của ủy ban nội bộ của các đơn vị kinh doanh, được gọi chung là mạng lưới lồng ghép. Để tối đa hóa hiệu quả của hệ thống, nó được khuyến khích rằng mỗi ủy ban, bao gồm các thành viên của văn phòng điều hành và chủ tịch của đơn vị đó, được mời báo cáo trực tiếp cho chủ tịch để tham gia và các thảo luận của ủy ban. Thấp hơn, tại các thành phần của đơn vị kinh doanh, nếu muốn, có thể chọn việc tạo ra các ủy ban quản lý trong hoạt động của mình thông qua hệ thống học tập và kiểm soát được mô tả ở trên. Những phát triển hơn nữa sẽ bao gồm hầu như toàn bộ tổ chức bởi một mạng lưới lồng ghép. Như vậy, mạng lưới lồng ghép sẽ tạo thuận lợi cho việc tích hợp theo chiều ngang và chiều dọc của COM/Energy. Các hoạt động liên tục của mạng lưới lồng ghép sẽ cũng cung cấp sự tích hợp theo chiều kích thời gian. Sự tích hợp chiều ngang, chiều dọc và theo thời gian có được bởi hoạt động của mạng lưới lồng ghép cũng sẽ đảm bảo khả năng tương tích của các cứu cánh và phương tiện tại tất cả các cấp độ của tổ chức, tạo ra sự phối hợp tự động và tự quản lý. Cuối cùng, thiết kế mới được mong đợi đem đến một mô hình của tổ chức mà nó phát triển mạnh theo các hướng sau đối với sự thay đổi:
- Nuôi dưỡng khả năng và kỳ vọng của các thành viên hành xử theo tinh thần doanh nghiệp và đạt được lợi thế cạnh tranh thoát khỏi các quy tắc của quá khứ (chẳng hạn những người của trung tâm chi phí hoạt động hoạt động trong môi trường bị điều tiết chi phí cộng).
- Chuyển đổi đặc tính của tổ chức từ quản lý các hành động sang quản lý các tương tác.
- Đạt được lợi thế của các cơ hội mới xuất hiện mà nó gia tăng giá trị cho tổng thể, tạo ra tiềm năng cho các thành viên tăng trưởng.
- Tạo ra các quy tắc, các phương pháp đo lường hiệu quả hoạt động, và các khuyến khích mà nó sẽ thúc đẩy mọi người nằm trong tiến trình như một tổ chức tinh gọn, đơn giản, và linh hoạt.
- Chỉ ra một khách hàng lâu dài nhắm vào và định hướng sản phẩm/thị trường.
- Thúc đẩy trao quyền bằng cách kết hợp quyền và nghĩa vụ tại tất cả các cấp độ của tổ chức và giữ tổ chức chính thức và phi chính thức “trong sự đồng bộ”.
- Chuyển đổi bản chất của sự kiểm soát từ giám sát thành học tập và cảnh báo sớm.
Dịch và hiệu đính: T.Giang – SCDRC
Nguồn: Jamshid Gharajedaghi – System thinking: Managing Chaos and Complexity – Elsevier 2011.
CSCI INDOCHINA 