Tri thức ngày càng được nhận biết như là một tài sản chiến lược của các tổ chức. Vì vậy mỗi tổ chức phải tạo dựng và gìn giữ tri thức để duy trì lợi thế so với các tổ chức khác trên thị trường. Quan điểm chung của hầu hết chúng ta là phải giữ tri thức của mình vì nó tạo và duy trì vị thế cho bản thân, giúp chúng ta trở thành tài sản có giá trị với tổ chức. Ngày nay, quan điểm về tri thức đang dần thay đổi, đặc biệt là khi xem xét từ góc độ tổ chức, doanh nghiệp. Quan điểm mới là tri thức cần phải được chia sẻ trong tổ chức và doanh nghiệp để phát triển chính nó. Các tổ chức có thể chia sẻ tri thức giữa các nhân viên sẽ trở nên cạnh tranh hơn. Và chia sẻ tri thức cũng trở thành điểm cốt lõi của quản trị tri thức.

1/ Khái niệm tri thức

Để có thể hiểu khái niệm quản trị tri thức thì trước hết chúng ta cần hiểu khái niệm tri thức.

Trong ngôn ngữ ngày thường, chúng ta sử dụng thuật ngữ tri thức khá thường xuyên. Thuật ngữ “tri thức” ngụ ý về sự thông thái, cũng có ngụ ý về khả năng có thể hoàn thành một việc gì đó của con người. Trong nhiều trường hợp, chúng ta sử dụng thuật ngữ tri thức để diễn tả về thông tin.

Một khó khăn không nhỏ khi định nghĩa tri thức xuất phát từ mối quan hệ giữa tri thức với thông tin và dữ liệu. Tri thức không phải dữ liệu hoặc thông tin, mặc dù nó liên hệ với cả hai. Sự thành công hay thất bại của tổ chức có thể phụ thuộc vào việc nhận biết được bản thân tổ chức cần yếu tố gì? dữ liệu, thông tin hay tri thức; tổ chức hiện đang có yếu tố gì? tổ chức có thể tạo ra và không thể tạo ra yếu tố nào trong ba yếu tố đó. Như vậy, việc hiểu dữ liệu, thông tin và tri thức là gì à làm sao có thể có được một yếu tố từ các yếu tố khác là rất cần thiết để đảm bảo hoàn thành một công việc tri thức thành công. Do vậy, chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm tri thức xuất phát từ việc phân biệt tri thức với thông tin và dữ liệu.

1.1/ Dữ liệu

Dữ liệu là một bộ các đặc điểm khách quan rời rạc về các sự kiện. Trong bối cảnh tổ chức, dữ liệu có thể là ghi chép về các giao dịch.

Ví dụ 1: Khi một khách hàng tới trạm xăng để bơm xăng vào ô tô, giao dịch ấy có thể được miêu tả một phần bởi các dữ liệu: Thời gian khách hàng mua; anh ta mua bao nhiêu lít xăng; anh ta đã trả nhiều tiền. Tuy vậy, dữ liệu không cho biết về việc tại sao khách hàng tới trạm bơm xăng này mà không tới trạm bơm xăng khác, và cũng không dự đoán được liệu anh khách hàng đó có quay trở lại bơm xăng nữa không. Dữ liệu thu được cũng không thể hiện gì liên quan tới việc trạm xăng đó đang hoạt động tốt hay không tốt, liệu nó đang gặp khó khăn về điều hành hay không.

Các tổ chức này nay thường lưu giữ liệu trong các hệ thống công nghệ. Dữ liệu được đưa vào hệ thống bởi các phòng, ban khác nhau; chẳng hạn, phòng tài chính kế toán, phòng marketing… Một số công ty có thể tổ chức phòng hệ thống thông tin riêng nhằm xử lý và cung cấp dữ liệu cần thiết cho các phòng ban khác và cho mục tiêu quản trị.

Về mặt định lượng, các công ty đánh giá việc quản trị dữ liệu theo chi phí, tốc độ và dung lượng: Công ty mất bao nhiêu tiền để có được một lượng dữ liệu nhất định? Công ty mất bao nhiêu thời gian để truy cập vào hệ thống và lấy thông tin cần dùng ra? Dung lượng của hệ thống dữ liệu là bao nhiêu? Các thước đo về chất lượng của dữ liệu bao gồm tính kịp thời, tính phù hợp và tính rõ ràng: chúng ta có thể truy nhập vào dữ liệu khi cần không? Dữ liệu có đúng là thứ chúng ta cần không? Chúng ta có thể hiểu dữ liệu một cách dễ dàng không?

Tất cả các tổ chức đều cần dữ liệu và một số ngành công nghiệp còn phụ thuộc lớn vào nó. Các ngân hàng, công ty bảo hiểm, các công ty điện – nước – gas, các cơ quan chính phủ chẳng hạn Bảo hiểm xã hội… là những ví dụ rõ ràng nhất. Việc ghi chép dữ liệu là trung tâm trong hoạt động kinh doanh của những công ty này và quản trị dữ liệu hiệu quả là chìa khóa cho thành công của họ. Tuy nhiên, với nhiều công ty khác dữ liệu không được quan tâm. Một số công ty còn cho rằng quá nhiều dữ liệu là không tốt. Thứ nhất, quá nhiều dữ liệu có thể làm công ty lạc lối trong việc tìm ra dữ liệu thật sự cần thiết. Thứ hai và quan trọng hơn, dữ liệu bản thân nó không có ý nghĩa. Dữ liệu mô tả chỉ một phần những gì đã diễn ra; nó không giúp đánh giá và hiểu hành động. Mặc dù nguyên liệu cơ bản để ra quyết định quản trị kinh doanh bao gồm dữ liệu nhưng dữ liệu lại không bạn biết bạn phải làm gì. Dữ liệu cũng không thể tự thể hiện nó là quan trọng hay không quan trọng. Mặc dù vậy, dữ liệu đối với tổ chức nói chung lại không thể thiếu bởi nó là cơ sở để tạo ra thông tin.

1.2/ Thông tin

Thông tin thường thể hiện dưới dạng một tài liệu hay một cuốn băng hình hay băng tiếng, file dữ liệu. Cũng giống như bất cứ thông điệp nào, thông tin có một người gửi và một người nhận. Thông tin thường thay đổi cách nhìn nhận về sự vật, sự việc của người nhận, từ đó ảnh hưởng tới cách đánh giá và hành động của người đó. Hiểu hẹp thì chính người nhận chứ không phải người gửi thông tin sẽ quyết định liệu thông điệp anh ta thu được có phải là thông tin hay không, tức là thông điệp ấy có thật sự làm đổi khác cách nhìn nhận của anh ta về sự việc hay không. Một thông điệp có thể được người gửi xem là thông tin, tuy vậy với người nhận nó có thể là thư rác.

Thông tin lưu chuyển trong tổ chức thông qua các “mạng cứng” và “mạng mềm”. Một mạng cứng có cơ sở vật chất xác định và hữu hình: dây truyền, máy tính, các vệ tinh, bưu điện, các địa chỉ, các hòm thư… Các thông điệp và các mạng cứng truyền tải bao gồm các thư truyền thống, thư điện tử, các gói dịch vụ dữ liệu, hay các thông điệp khác truyền trên mạng Internet. Một mạng mềm ít chính thống và ít hữu hình hơn. Một người nào đó chuyển cho bạn một bài báo hoặc một mẩu giấy lưu ý, hay đơn giản kể cho bạn nghe một câu chuyện là các ví dụ về việc truyền tin thông qua mạng mềm.

Các phép định lượng trong quản trị thông tin có xu hướng gộp cả đường dẫn và giao dịch: Có bao nhiêu tài khảon thư điện tử mà công ty đang có? Có bao nhiêu thông điệp mà chúng ta gửi đi trong một khoảng thời gian nhất định? Các phép đo chất lượng đo lường tính thông báo và sự hữu dụng của thông tin: Thông điệp tôi nhận được có giúp tôi có một góc nhìn mới? Thông điệp có giúp tôi hiểu hơn về hoàn cảnh, sự việc và hỗ trợ cho việc ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề của tôi?

Khác với dữ liệu, thông tin có ý nghĩa. Thông tin luôn được tổ chức với một hoặc một vài mục tiêu. Dữ liệu trở thành thông tin nếu người tạo ra nó đưa thêm ý nghĩa vào. Chúng ta chuyển dữ liệu thành thông tin bằng cách cộng thêm giá trị theo nhiều cách khác nhau. Một số các cách quan trọng gồm:

+ Tạo bối cảnh (Contextualized): chúng ta biết mục đích tập hợp dữ liệu,

+ Phân loại (Categorized): chúng ta biết các bộ phận hoặc các nhóm dữ liệu,

+ Tính toán (Calculated): dữ liệu có thể được phân tích theo toán hoặc thống kê học,

+ Sửa chữa (Corrected): các lỗi được loại bỏ khỏi dữ liệu,

+ Nén lại (Condensed): dữ liệu có thể được tóm tắt lại trong dạng gọn hơn.

Trong ví dụ 1 về trạm bơm xăng đã dẫn trong phần trên, dữ liệu về thời gian mua xăng của khách hàng khi tập hợp lại có thể giúp người quản lý nhận ra những thời gian cao điểm về lượng khách hàng và lượng tiêu thụ xăng trong ngày. Người quản lý cũng có thể xem xét dữ liệu lượng tiêu thụ xăng và thời gian tiêu thụ xăng theo phân loại khách hàng… Như vậy bằng cách xử lý dữ liệu, anh ta đã có những thông tin có ý nghĩa hơn, từ đó có những đánh giá và suy nghĩ về biện pháp quản trị bán hàng hợp lý.

Lưu ý rằng các máy tính có thể giúp đưa thêm giá trị và chuyển dữ liệu thành thông tin, nhưng máy tính gần như không hỗ trợ được các vấn đề liên quan tới bối cảnh. Các cách tạo thông tin khác như phân loại, tính toán… vẫn thường cần có sự tham gia của con người. Một vấn đề mà chúng ta cũng cần làm rõ là sự lẫn lộn giữa thông tin, tri thức với công nghệ chuyển tải chúng. Chúng ta biết rằng công nghệ thông tin sẽ thay đổi không những cách thức chúng ta làm việc mà thay đổi cả con người chúng ta. Nhưng một điểm quan trọng cần nhấn mạnh là công nghệ chỉ là phương tiện chứ không phải là thông điệp, mặc dù nó ảnh hưởng mạnh mẽ đến thông điệp được chuyển tải. Thông điệp được chuyển tải là quan trọng, chứ không phải là phương tiện chuyển tải nó. Có điện thoại để nói chuyện không đảm bảo một cuộc trò chuyện thú vị. Có một máy chiếu chất lượng tốt không đảm bảo buổi thuyết trình thành công. Tương tự, đối với các nhà quản trị, xây dựng được một hệ thống công nghệ thông tin hiện đại không chắc chắn sẽ đảm bảo được tình trạng thông tin lưu chuyển hợp lý và cần thiết trong doanh nghiệp.

(còn tiếp) 

TH: T.Giang – SCDRC

Nguồn tham khảo: Đặng Thị Việt Đức & Nguyễn Thu Hương – Quản trị tri thức trong doanh nghiệp, NXB TTTT 2016.

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s