2/ Các dạng của tri thức

Sau khi đã phân biệt được tri thức, thông tin và dữ liệu, chúng ta sẽ tiến thêm một bước nữa, nghiên cứu các dạng tồn tại của tri thức và các cách thức để tiếp cận, chia sẻ và kết hợp tri thức. Đây sẽ là bước quan trọng tiếp theo để tìm hiểu về quản trị tri thức.

Trong nhiều thập kỷ qua, các học giả đã cố gắng phân loại tri thức và mỗi lĩnh vực nghiên cứu khác nhau tập trung vào các góc nhìn khác nhau về tri thức để tiến hành phân loại.

Trong quản trị tri thức cách phân loại tri thức phổ biến nhất là phân chia tri thức thành tri thức ẩn và tri thức hiện. Tri thức ẩn được lưu trữ trong bộ não của con người. Tri thức hiện được lưu trĩ trong các tài liệu và các phương tiện lưu trữ khác ngoài bộ não của người như sách vở, hoặc ẩn trong các thiết bị, sản phẩm, quy trình, dịch vụ và hệ thống. Con người có thể tạo ra cả hai loại tri thức này trong quá trình tương tác và sáng tạo. Đồng thời, nó cũng có thể được tạo ra trong các mối quan hệ, tương tác. Tri thức cho phép các tổ chức hoạt động, thực hiện chức năng của mình để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Tri thức cũng giúp các tổ chức phản ứng với những tình huống và những thách thức mới.

2.1/ Tri thức ẩn

Loại tri thức này lần đầu tiên được định nghĩa bởi Polayni năm 1966. Tri thức ẩn (Tacit knowledge) còn được gọi là know-how; Tri thức ẩn rất khó thể hiện ra bằng lời một cách rõ ràng hay có thể chuẩn hóa, ghi âm. Tri thức ẩn bao gồm sự cảm nhận, hiểu biết trực giá hay các linh cảm, dự đoán… Tất cả những điều này đều không rõ ràng và rất khó có thể nói ra hay trao đổi với người khác.

Tri thức ẩn thuộc về từng cá nhân. Tri thức ẩn được lưu trữ trong bộ não từng người. Nó được tích lũy thông qua quá trình học và trải nghiệm. Nó phát triển trong quá trình tương tác với những người khác, thông qua quá trình thử và sai, những thành công và thất bại. Vì tri thức ẩn mang tính cá nhân cao, mức độ và phương tiện để chia sẻ tri thức phụ thuộc nhiều vào khả năng và mong muốn chia sẻ của người sở hữu nó.

Việc chia sẻ tri thức ẩn là thách thức đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Tuy vậy, cho đến nay hầu hết các tác giả đều đồng thuận rằng mặc dù khó, tri thức ẩn vẫn có thể được chia sẻ thông qua nhiều hoạt động và cách thức khác nhau. Các hoạt động ấy có thể bao gồm đối thoại, hội thảo, quan sát thực hành… và có thể dùng thêm sự hỗ trợ của công nghệ.

Ví dụ 3: Các kỹ sư muốn tự động hóa cách thức làm bánh, làm rượu ngon của các nghệ nhân thường bắt đầu với việc trở thành thợ học việc trong một thời gian dài. Sau khi để tự bản thân có thể lĩnh hội những bí quyết làm thực phẩm mà chính các nghệ nhân cũng không thể mô tả bằng lời, họ mới tìm cách chế tạo dây chuyền công nghệ mô phỏng phù hợp.

Một ví dụ khác là nhân chứng của các vụ án thường khó có thể miêu tả một cách rõ ràng được hình ảnh tội phạm mà họ nhìn thấy trong hoàn cảnh sợ hãi. Tuy vậy, với sự hỗ trợ của phần mềm nhận dạng, cảnh sát có thể hỗ trợ các nhân chứng và tìm được hình ảnh của tội phạm mà họ không thể miêu tả bằng lời.

Để quản trị tri thức ẩn, điều khó khăn nhất đối với hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp là xác định tri thức ẩn hữu ích cho tổ chức. Một khi tri thức ẩn hữu ích đã xác định, nó sẽ tạo giá trị đặc biệt cho tổ chức bởi tri thức ẩn là tài sản duy nhất mà các tổ chức khác khó có thể bắt chước. Chính sự duy nhất và đặc trưng khó bắt chước làm tri thức ẩn trở thành cơ sở tạo lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. Vì vậy, mỗi tổ chức đều phải khám phá, khai thác và sử dụng tri thức ẩn của các thành viên của mình nhằm tối ưu việc sử dụng nguồn vốn tri thức.

Trong bất kỳ một tổ chức nào, tri thức ẩn là điều kiện cần cho việc đưa ra các quyết định đúng đắn. Một nhà quản trị chưa làm quen với tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn khi đưa ra các quyết định quản trị vì anh ta chưa nắm được tri thức ẩn về cách thức làm việc của tổ chức. Tri thức ẩn vì vậy là thiết yếu để tổ chức hoạt động suôn sẻ và tạo giá trị. Tri thức ẩn cũng là cốt lõi của “tổ chức học tập”. Cả các nhà quản lý và nhân viên đều cần học tập và tiếp thu tri thức phù hợp thông qua kinh nghiệm và hành động. Và họ cần tạo ra tri thức mới thông qua tương tác cá nhân và nhóm trong tổ chức.

2.2/ Tri thức hiện

Tri thức hiện (Explicit knowledge) là tri thức dễ dàng mã hóa. Nó được lưu giữ trong các tài liệu, cơ sở dữ liệu, các trang Web, thư điện tử… Tri thức hiện có thể truyền tải, chia sẻ bằng các dạng ngôn ngữ chính thức và hệ thống.

Trong tổ chức tri thức hiện thể hiện dưới các dạng tài sản hiện hữu, chẳng hạn các báo cáo, các kế hoạch kinh doanh, các bản vẽ, bằng phát minh, nhãn hiệu, danh sách khách hàng và những thứ tương tự như vậy. Chúng là sự tích lũy kinh nghiệm của tổ chức, được lưu giữ dưới dạng mà những người quan tâm có thể tiếp cận dễ dàng và thực hiện theo nếu muốn.

Từ khía cạnh quản trị, điều quan trọng nhất trong quản trị tri thức hiện cũng giống với quản trị thông tin. Nó liên quan tới việc đảm bảo mọi người có thể tiếp cận được với các thông tin mà họ cần một cách nhanh chóng, đảm bảo tri thức được lưu trữ và đảm bảo tri thức thường xuyên được xem lại, cập nhật hoặc loại bỏ.

Tuy vậy, tri thức hiện không hoàn toàn tách rời với tri thức ẩn. Thậm chí, hai dạng tri thức này thường bổ sung, hỗ trợ nhau. Botha và cộng sự chỉ ra rằng tri thức ẩn và tri thức hiện nên được xem là hai tầng tri thức hơn là hai dạng tri thức. Trên thực tế mọi tri thức đều là sự kết hợp của hai tầng tri thức này. Nếu không có tri thức ẩn, sẽ rất khó, thậm chí không thể hiểu được tri thức hiện. Ví dụ, nếu một người nếu không có các kiến thức kỹ thuật, toán và khoa học (là tri thức ẩn) sẽ rất khó có thể hiểu được những công thức toán học cao cấp hoặc các biểu đồ quá trình hóa học, mặc dù những tài liệu này đều sẵn có trong thư viện hoặc cơ sở dữ liệu của tổ chức (tri thức hiện). Và trừ khi chúng ta cố gắng chuyển tri thức ẩn thành tri thức hiện, chúng ta không thể thể hiện nó, nghiên cứu hay thảo luận về nó hoặc chia sẻ nó trong tổ chức, bởi vì tri thức ẩn đó vẫn còn ở sâu và không thể tiếp cận được trong bộ óc người sở hữu nó. Tuy vậy, với mục tiêu nghiên cứu và trình bày, việc phân chia hai dạng tri thức sẽ là cần thiết để có những mô hình quản trị tri thức rõ ràng và dễ hiểu hơn.

Sự phân biệt hai dạng tri thức ẩn và tri thức hiện là quan trọng nhất trong quản trị tri thức. Nhiều mô hình quản trị tri thức xoay quanh việc phát hiện, nắm bắt tri thức ẩn, sắp xếp, hệ thống hóa tri thức hiện (Dalkir) hay chuyển đổi tri thức ẩn thành tri thức hiện và ngược lại (Nonaka và Takeuchi). Tuy nhiên, một số phân loại khác cũng có giá trị bổ sung để hỗ trợ việc xây dựng các hệ thống quản trị tri thức. Vì vậy, chúng ta sẽ cùng xem xét một vài cách phân loại khác của tri thức sâu đây.

2.3/ Tri thức cá nhân, tri thức nhóm và tri thức tổ chức

Trong khi bàn luận sâu về việc chuyển tri thức ẩn sang tri thức hiện, Nonaka và Takeuchi cũng nhấn mạnh đến việc chuyển tri thức ẩn cá nhân thành tri thức của tổ chức ở mức cao hơn. Nonak và Takeuchi xem xét tri thức cá nhân và tri thức tổ chức là một sự phát triển liên tục của tri thức từ mức cá nhân, lên mức nhóm, tới mức tổ chức và giữa các tổ chức với nhau. Điều này cũng hàm nghĩa rằng chúng ta có thể có được tri thức hoặc thông qua kinh nghiệm cá nhân hoặc thông qua tương tác xã hội.

Tri thức cá nhân (Individual Knowledge) thường ở dạng tri thức ẩn, gắn với cảm nhận, kinh nghiệm, quá trình học tập và hoạt động của các cá nhân. Tri thức cá nhân cũng có thể là tri thức hiện, nhưng nó phải mang tính cá nhân, ví dụ một cuốn sổ ghi chép cá nhân.

Tri thức nhóm (Group Knowledge) là tri thức của một nhóm nhất định nhưng không chia sẻ cho phần còn lại của tổ chức. Các doanh nghiệp thường bao gồm các tổ, nhóm, các cộng đồng nhỏ thông thường được hình thành một cách tự nhiên thông qua quá trình giao tiếp và làm việc của các nhân viên. Các tổ nhóm hay cộng đồng này thường được gọi là cộng đồng thực hành. Những nhóm hay cộng đồng này chia sẻ các giá trị chung, ngôn ngữ chung, hiểu biết, kỹ năng chung. Đó chính là tri thức ẩn và tri thức hiện của nhóm.

Tri thức tổ chức (Organizational Knowledge) gắn với các tổ chức chính thống hơn. Có nhiều định nghĩa khác nhau về tri thức tổ chức. Hatch đưa ra khái niệm về tri thức tổ chức như sau: “Khi tri thức nhóm của nhiều nhóm hoặc cộng đồng trong tổ chức được kết hợp lại và tạo ra tri thức mới thì tri thức kết quả được gọi là tri thức tổ chức”. Tri thức tổ chức là tất cả các nguồn lực tri thức trong tổ chức mà tổ chức ấy có thể sử dụng phục vụ cho hoạt động của mình.

Phân biệt tri thức ở mức cá nhân, nhóm và tổ chức có ý nghĩa lớn đối với hoạt động quản trị tri thức. Quản trị tri thức liên quan tới sự phát triển liên tục từ tri thức cá nhân tới tri thức nhóm rồi tới tri thức tổ chức nhằm thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức. Quản tri tri thức phải quản trị kho tri thức tổ chức, các kinh nghiệm hoạt động được đúc rút lại và tạo một môi trường thuận lợi cho việc học tập và chia sẻ tri thức. Quản trị tri thức cũng liên quan tới việc tiếp cận các tri thức từ các nguồn bên ngoài nếu tri thức này cần thiết cho sự phát triển của nguồn tri thức tổ chức. Vì vậy, nếu xem xét ở nghĩa rộng, quản trị tri thức sẽ liên quan tới việc quản trị việc học tập của tổ chức, bộ nhớ của tổ chức, chia sẻ tri thức, sáng tạo tri thức và văn hóa tổ chức.

(còn tiếp) 

TH: T.Giang – SCDRC

Nguồn tham khảo: Đặng Thị Việt Đức & Nguyễn Thu Hương – Quản trị tri thức trong doanh nghiệp, NXB TTTT 2016.

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s