Chuyên viên quan hệ nhà đầu tư có rất nhiều công cụ để sử dụng tùy thích. Các công cụ này được phân thành ba nhóm: cơ bản, trung cấp và cao cấp. Một công cụ cơ bản là thứ cần có để hoàn thành các mục tiêu cơ bản trong các mối quan hệ với nhà đầu tư, trong khi các công cụ tiên tiến hơn được sử dụng để đạt được mức giao tiếp cao nhất với cộng đồng đầu tư. Các công cụ cơ bản bao gồm:
+ Báo cáo thường niên. Chuyên viên quan hệ nhà đầu tư được kỳ vọng sẽ quản lý việc phát hành báo cáo thường niên về kết quả hoạt động của công ty trong năm qua, đồng thời giải thích các mục tiêu và triển vọng của công ty trong tương lai. Một dạng cơ bản hơn của báo cáo này là wrap report (Một dạng báo cáo tổng hợp kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong năm có kèm theo dẫn giải về tầm nhìn, thư gửi cổ đông, tổng quan kinh doanh… – ND), đây là mẫu 10-K của Ủy ban Chứng khoán kèm theo một lá thư của Tổng giám đốc. Báo cáo này đang ngày càng trở nên phổ biến nhưng không chuyển tải được thông điệp đầu tư đến các cổ đông.
+ Đại hội thường niên. Chuyên viên quan hệ nhà đầu tư có trách nhiệm tổ chức các cuộc họp cổ đông hàng năm, nơi các cổ đông tham gia bỏ phiếu để bầu chọn ra Ban giám đốc. Chuyên viên quan hệ nhà đầu tư cũng có thể mở rộng ra rất nhiều vấn đề trong chương trình hội nghị tối thiểu này bằng cách bao gồm các bài thuyết trình của nhà quản lý, bổ sung quyết định để được biểu quyết, và mục hỏi đáp.
+ Yêu cầu ủy quyền. Chuyên viên quan hệ nhà đầu tư có trách nhiệm đưa ra đề xuất ủy quyền thường niên, trong đó công ty yêu cầu các nhà đầu tư bỏ phiếu cho các ứng viên vào các vị trí trong ban giám đốc, và có thể bao gồm nhiều hoạt động khác liên quan đến việc quản trị công ty.
Những công cụ cơ bản này chỉ đạt được mức giao tiếp khiêm tốn nhất với cộng đồng đầu tư. Việc yêu cầu ủy quyền đại diện và các cuộc họp thường niên được tổ chức nhằm đáp ứng các yêu cầu pháp lý hơn là để tăng cường hoạt động truyền thông, trong khi các báo cáo thường niên thường chỉ là bản trình bày một cách khô khan về các sự kiện trước đây của công ty. Vì vậy, chuyên viên quan hệ nhà đầu tư nên sử dụng thêm các công cụ trung cấp để tăng cường hơn nữa hoạt động trao đổi thông tin với các cổ đông:
+ Thông cáo báo chí. Một công cụ then chốt của chuyên viên quan hệ nhà đầu tư là thông cáo báo chí. Đây là bản thông tin ngắn gọn về một sự kiện quan trọng của công ty như việc mua lại một công ty khác hoặc giành được một hợp đồng lớp. Nó được phát hành thông qua hệ thống dịch vụ cung cấp thông tin báo chí. Chuyên viên quan hệ nhà đầu tư cũng có thể công bố thông tin tương tự theo mẫu 8-K của Ủy ban Chứng khoán.
+ Trung tâm thông tin điện tử. Mục quan hệ nhà đầu tư trên trang thông tin điện tử của một công ty có khả năng truyền đạt một lượng lớn thông tin chất lượng đến các nhà đầu tư. Nếu được xây dựng đúng cách và duy trì ổn định, một trang thông tin điện tử có thể là nguồn thông tin chủ yếu đến các nhà đầu tư.
+ Bản giới thiệu tóm tắt. Đây là tài liệu có độ dài từ hai đến bốn trang liệt kê các dữ liệu cần thiết về công ty, bao gồm các khách hàng chính, các nhà quản lý, các thông cáo báo chí gần đây và các nhiệm vụ. Bản giới thiệu này có thể được đăng trên trang thông tin điện tử của công ty, đây cũng là một tài liệu hữu ích có thể mang đến các cuộc họp để phát cho những người tham dự.
+ Báo cáo. Trang thông tin điện tử của công ty có thể cho phép bất kỳ người truy cập nào đăng ký vào hàng loạt báo cáo của công ty, chẳng hạn như thông báo về sản phẩm mới, các báo cáo về nguồn sản phẩm, bản tin quản lý và các báo cáo thu nhập.
+ Bản ghi chép lại bài phát biểu. Nếu một thành viên trong ban giám đốc công ty trình bày một bài phát biểu quan trọng, nhân viên của bộ phận quan hệ nhà đầu tư có thể ghi chép lại nội dung này và sau đó đăng lên trang thông tin điện tử của công ty.
+ Quảng cáo. Một chiến dịch quảng cáo có thể giới thiệu công ty đến một nhóm nhà đầu tư tiềm năng hoàn toàn mới mặc dù việc này có thể gây tốn kém vì liên quan đến số lượng cổ đông mới được bổ sung. Đây không phải là một công cụ hiệu quả cho các công ty nhỏ với nguồn ngân sách hạn chế trong hoạt động quan hệ nhà đầu tư.
Những công cụ trung cấp này được thiết kế chủ yếu để tạo ra thông tin mới và giới thiệu chúng một cách bị động đến cộng đồng đầu tư. Tuy nhiên, mức hoạt động bổ sung này là cần thiết để công ty có thể tiếp xúc trực diện với các nhà đầu tư và các nhà phân tích. Điều này đòi hỏi sự tham gia của nhiều cá nhân từ ban quản trị cấp cao bởi vì ban quản trị phải tham gia vào việc thuyết trình. Ngoài ra, công ty (trong một số trường hợp) phải trả chi phí tiền thuê phòng họp và các bữa ăn cho tất cả khách mời tham dự, những thứ có thể tạo nên một khoản chi phí đáng kể. Sau đây là các công cụ tiên tiến hơn:
+ Buổi giới thiệu tiềm năng đầu tư. Hoạt động hiệu quả nhất của các công cụ tiên tiến về quan hệ nhà đầu tư là tổ chức là tổ chức buổi giới thiệu cơ hội đầu tư. Đây thường là một chuỗi các cuộc họp được tổ chức để các Tổng giám đốc, Giám đốc tài chính và Chuyên viên quan hệ nhà đầu tư của công ty giới thiệu công ty đến nhiều đối tượng dự thính. Chi phí cho việc tổ chức một chuỗi chương trình giới thiệu tiềm năng đầu tư này là rất đáng kể, tuy nhiên, nó có thể tạo ra cơ hội tốt nhất để tiếp xúc với cộng đồng đầu tư.
+ Hội nghị thoại. Cách thực hiện đúng chuẩn là sắp xếp một cuộc nghị thoại ngay sau khi công bố báo cáo quý của công ty. Trong suốt cuộc hội đàm này, ban quản trị của công ty thảo luận về doanh thu thường kỳ, và thường dành một khoảng thời gian để giải đáp thắc mắc của những người tham dự.
+ Ngày của các nhà đầu tư. Công ty sẽ mời các nhà đầu tư và nhà phân tích đến tham dự các buổi thuyết trình chính thức được thực hiện bởi các chuyên viên quản lý của công ty. Đại điểm tổ chức có thể ở gần cộng đồng đầu tư hoặc tại trụ sở chính của công ty (trong trường hợp này thường kèm theo một chuyến tham quan cơ sở vật chất của công ty).
Một khi đã tạo ra bộ công cụ phù hợp nhất để đạt được mục tiêu chuyên viên quan hệ nhà đầu tư cũng cần phải thiết lập một hệ thống đo lường để đánh giá hiệu quả của các công cụ này. Ví dụ về các thước đo thích hợp là những thay đổi về giá cổ phiếu, số lượng yêu cầu thông tin tài chính, sự thay đổi về thành phần nhà đầu tư, số lượng các nhà phân tích đi theo công ty, khối lượng giao dịch và hệ số giá/thu nhập (P/E) so với thị trường hoặc một nhóm công ty ngang hàng trên thị trường.
Ngân sách dành cho các mối quan hệ nhà đầu tư
Khi xây dựng ngân sách tiềm năng cho bộ phận quan hệ nhà đầu tư, cách tốt nhất là xây dựng theo nhiều dòng dựa trên sự cần thiết của các hoạt động. Dòng dưới cùng của bản ngân sách thường là về các quyền lợi. Đây là những yêu cầu cơ bản tối thiểu trong hoạt động của bất kỳ công ty đại chúng nào. Nhưng điểm mấu chốt là phải tuân thủ các yêu cầu của Ủy ban Chứng khoán (SEC), bao gồm việc chi trả đầy đủ cho người được ủy quyền, kiểm toán viên, các dịch vụ định giá để hoàn thành các báo cáo theo số lượng yêu cầu của Ủy ba Chứng khoán trong thời gian nhất định. Chi phí cho việc này có thể được phân bổ trong ngân sách của bộ phận kế toán hơn là ngân sách của bộ phận quan hệ nhà đầu tư, tuy nhiên, nó phải được ghi nhận ở một bộ phận nào đó.
Mức ngân sách tối thiểu dành cho chuyên viên quan hệ nhà đầu tư cũng nên bao gồm một mức lương đủ để giữ lại các dịch vụ của một chuyên viên quan hệ nhà đầu tư có trình độ chuyên môn. Một công ty có thể tìm cách giảm chi phí bằng cách thuê các chuyên viên quan hệ nhà đầu tư không đạt chuẩn hoặc tiến cử một nhà quản lý cấp thấp lên phụ trách công việc này. Bởi vì chuyên viên quan hệ nhà đầu tư được xem là cầu nối chính giữa công ty với cộng đồng đầu tư, rõ ràng là công ty xem nhẹ giá trị của các nhà đầu tư. Nếu chuyên viên quan hệ nhà đầu tư có trình độ quá thấp, các nhà đầu tư hoặc sẽ bán đi cổ phần của họ hoặc sẽ tìm các phương tiện giao tiếp thay thế cho công ty thông qua các nhà quản lý khác.
(còn tiếp)
TH: T. Giang – CSCI
Nguồn tham khảo: Steven M. Bragg – Điều hành hiệu quả bộ phận quan hệ nhà đầu tư – NXB TH TPHCM – 2011.
CSCI INDOCHINA 