Có lẽ hơn bất kỳ lực lượng riêng lẻ nào khác, cái gọi là cuộc cách mạng kỹ thuật số (digital revolution) đang thay đổi thế giới theo những cách thức tạo ra cả mối đe dọa lẫn cơ hội cho các tổ chức ở khắp mọi nơi trên thế giới. Và để đáp lại, ở một chừng mực nào đó, quá trình chuyển đổi số đang diễn ra mọi nơi xung quanh chúng ta, được coi như một sáng kiến thay đổi tổ chức (organizational change initiative) nhằm giảm thiểu các mối đe dọa và tối đa hóa những khả năng nắm bắt cơ hội.
Những gì mà chuyển đổi số có thể thực hiện để đẩy nhanh sự thay đổi to lớn đã được thể hiện đầy đủ trong khoảng thời gian từ tháng 3 đến tháng 5 năm 2020. Những người trong số chúng ta đủ may mắn, đủ khôn khéo hoặc có vị thế đủ tốt đã sử dụng các công cụ kỹ thuật số nhằm thực hiện một vài thay đổi to lớn một cách nhanh chóng hơn và cơ bản hơn, trong một khoảng thời gian ngắn hơn hầu hết mọi người nghĩ là có thể diễn ra – và “làm việc tại nhà” là ví dụ nổi bật.
Dường như có một vài hành động then chốt, tất cả đều hợp logic dựa trên quan điểm của ngành khoa học thay đổi mới nổi, đã tạo ra “điều không thể” qua quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, như bạn sẽ thấy, chẳng có gì là quan trọng hơn việc ứng dụng nguyên tắc nhóm nhỏ chọn lọc (select few) và nhóm lớn đa dạng (diverse many) một cách thích hợp.
Quá trình chuyển đổi số do “nhóm nhỏ chọn lọc” thúc đẩy chính là chuẩn mực hiện nay. Việc bổ sung yếu tố “nhóm lớn đa dạng” trong quá trình đó vào sổ tay chiến lược có thể khiến số lượng, tốc độ lẫn tính hiệu quả của sự thay đổi tăng lên đáng kể.
Cuộc cách mạng kỹ thuật số
Sự chuyển đổi số có nhiều hình thức ngày càng trở nên quen thuộc. Đối với lĩnh vực bán lẻ, quá trình chuyển đổi số diễn ra ở việc thay hoạt động đi mua sắm ở các cửa hàng bằng hoạt đọng mua sắm trực tuyến, có giới thiệu sản phẩm dựa trên thói quen và hành vi trong quá khứ của khách hàng (curated shopping). Đối với lĩnh vực chăm sóc sức khỏe từ xa (telehealth), với lời hứa hẹn về khả năng tiếp cận dịch vụ chăm sóc y tế hàng đầu một cách hiệu quả hơn nhiều. Đối với các doanh nghiệp về công nghiệp chế tạo, chuyển đổi số diễn ra ở lời hứa hẹn về nền công nghiệp 4.0 và, chẳng hạn, về loại thiết bị được kết nối và có thể gửi cảnh báo khi cần bảo trì. Đối với các tổ chức lớn có mặt hầu như ở khắp mọi nơi trên thế giới, chuyển đổi số diễn ra ở cơ sở hạ tầng thông tin rộng lớn giúp xử lý một cách hiệu quả các vấn đề về kế toán, báo cáo tài chính, phân tích kỹ thuật, dự báo doanh số bán hàng, giám sát các kế hoạch và truyền thông với các nhà quản lý, sàng lọc hồ sơ, và nhiều hơn thế nữa. Đối với lĩnh vực kinh doanh báo, tạp chí và sách, chuyển đổi số diễn ra ở quá trình chuyển đổi chính các sản phẩm của ngành từ một hình thức truyền thống sang một chủ thể tổ chức hoàn toàn mới. Quá trình chuyển đổi số còn là trung tâm của trí tuệ nhân tạo (AI), mạng lưới kết nối Internet Vạn vật (IoT), học máy (Machine learning), điện toán đám mây, học tập trực tuyến, và hơn thế nữa.
Quá trình chuyển đổi số là một phản ứng trực tiếp đối với một trong những thay đổi cơ bản nhất của thời đại chúng ta: sự chuyển dịch từ Thời đại Công nghiệp sang Thời đại Thông tin. Và quá trình chuyển đổi số đang diễn ra với tốc độ chưa từng có. Các xã hội săn bắt và hái lượm trên địa cầu đã phát triển và kéo dài trong hơn 10 vạn năm. Quá trình chuyển đổi sang xã hội nông nghiệp kéo dài hàng ngàn năm trời. Quá trình chuyển đổi từ xã hội nông nghiệp sang xã hội công nghiệp diễn ra trong vài trăm năm. Nhưng bắt đầu với một vài lực đẩy đáng chú ý vào những năm 1980, quá trình chuyển dịch sang Thời đại Thông tin chỉ mới diễn ra trong vài thập kỷ gần đây.
Tốc độ thay đổi
| Thời đại | Xã hội Săn bắt & Hái lượm | Xã hội nông nghiệp | Xã hội công nghiệp | Xã hội thông tin/tri thức |
| Tốc độ thay đổi trong thời đại | Rất, rất chậm | Hầu như rất chậm | Nhanh hơn nhiều so với trước đây | Nhanh hơn mọi thời kỳ trước đây |
| Diễn ra trong khoảng thời gian | Hơn 100.000 năm | Hơn 10.000 năm | 100 năm | Chỉ mới bắt đầu |
Mặc dù sự thay đổi theo hướng kỹ thuật số (digitally-driven change) thường xuyên hơn, mạnh mẽ và đáng chú ý hơn trong một vài bối cảnh so với những bối cảnh khác, song thật khó để tìm ra một khu vực nào mà người ta không tiến hành số hóa để đối phó với sự thay đổi, dù chỉ là do bắt buộc và cần thiết.
Hiểu về thách thức chuyển đổi số trong các tổ chức
Những người được hưởng lợi trực tiếp nhất từ việc sử dụng sự chuyển đổi số có xu hướng thấy tỷ lệ thành công của nó khá cao, hoặc chắc chắn là không thấp. Khi có ít hoặc không đạt được điều gì từ việc nghiên cứu các tỷ lệ chuyển đổi số thành công thì các nhà nghiên cứu sẽ có xu hướng chỉ trích mạnh hơn – tuy ít khi họ chỉ trích về sự cần thiết hay triển vọng, mà hầu hết tập trung vào phương pháp luận và các kết quả hiện tại của nó. Đặc biệt, các cuộc điều tra nghiêm túc đã cho chúng ta biết các khoản chi phí tiêu tốn ngân sách, những chậm trễ khó chịu, sự gián đoạn vô ích và các lợi ích chưa thành hình.
Đôi khi những lời hứa hẹn mà người ta theo đuổi là phi thực tế. Thông thường, các vấn đề gặp phải trông rất giống những thách thức mà bạn tìm thấy trong những quá trình thực thi chiến lược (và, như bạn sẽ thấy ngay, là tái cơ cấu, tái sinh văn hóa [cultural revitalization] và M&A).
Hãy nghiên cứu các quá trình chuyển đổi số không thành công, và bạn thường bắt gặp sự không rõ ràng về lý do tại sao quá trình chuyển đổi lại đã và đang được thực hiện, cũng như doanh nghiệp sẽ nhận ra những cơ hội nào từ những thay đổi phức tạp. Quá trình chuyển đổi số có thể đề cập tới nhiều thứ khác nhau, từ việc triển khai phần mềm giúp các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả hơn, đến việc phát triển một chiến lược bán lẻ đa kênh hay thiết lập các sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Nếu không có một bản phác thảo rõ ràng về những gì mà bạn hy vọng đạt được, thì các nỗ lực có thể nhanh chóng làm gia tăng tình trạng lo âu tập thể và chuyển hóa thành các dự án bị gián đoạn, những điều này khiến cho trạng thái Sinh tồn trở nên quá nóng và cũng chẳng giúp cho doanh nghiệp tiến lên phía trước được.
Một phần vấn đề ở đây là quá trình chuyển đổi số cũng đặc biệt dễ bị ảnh hưởng bởi cách tiếp cận “chạy theo trào lưu”, với sự cám dỗ của các công nghệ và những cuộc đổi mới tân kỳ, đầy thú vị. Các công ty mà chống lại được sự cám dỗ đó và tiếp cận theo hướng kỹ thuật số trong khi vẫn theo đuổi mục tiêu kinh doanh thì sẽ thành công hơn rất nhiều.
Ví dụ: khi tập đoàn bán lẻ hàng điện tử Best Buy phải đối mặt với sự cạnh tranh từ hãng Amazon và nguy cơ từ việc “trưng bày” (hoạt động mua sắm các sản phẩm tại một cửa hàng thực tế nhưng vẫn đặt hàng trực tuyến khi có sản phẩm giảm giá), thì tập đoàn này đã phản ứng bằng cách đánh giá lại trải nghiệm của khách hàng. Sự phản ứng này làm nổi bật một vài ưu điểm ẩn dưới lớp vỏ nhược điểm của tập đoàn, kể từ đó, giúp cho tập đoàn này luôn tìm thấy cơ hội, ngay cả khi đang đứng trước thách thức.
Tập đoàn Best Buy đã có thể cơ cấu lại chuỗi cung ứng và tận dụng hệ thống bán lẻ của mình để cung cấp dịch vụ “đặt hàng trực tuyến nhưng nhận hàng tại cửa hàng”. Ngoài ra, thông qua việc thay đổi quan điểm về các nhà cung cấp, Best Buy đã nhìn thấy cơ hội sử dụng các cửa hàng của mình như một phòng trưng bày (mà họ sẽ tính “tiền thuê”) cho các sản phẩm của các nhà sản xuất như các công ty Apple, Microsoft, Google, và thậm chí là Amazon. Những thay đổi này yêu cầu sự hiện diện trực tuyến hiệu quả hơn, ứng dụng dành cho thiết bị di động và hệ thống kiểm kê tích hợp, song những cải tiến kỹ thuật số này đã được tiến hành trong bối cảnh theo đuổi chiến lược kinh doanh rộng lớn hơn.
(còn tiếp)
TH: T.Giang – CSCI
Nguồn tham khảo: John P. Kotter, Vanessa Akhtar & Gaurav Gupta – Lãnh đạo sự thay đổi – NXB THTPHCM 2022
CSCI INDOCHINA 