Hình 1.1 trình bày một minh họa về dữ liệu, thông tin và tri thức khi sử dụng ví dụ về một bài toán cá cược hai trạng thái tương ứng với mặt sấp hay mặt ngửa (S hay N) của một đồng tiền xu nằm phía trên khi đồng xu rơi xuống đất sau khi nó được tung lên. Ở đây, tri thức được phân biệt rõ ràng với thông tin, tri thức được sử dụng để dẫn dắt quá trình tiến hành dãy các tác vụ đếm, tính xác suất, và tính toán lợi ích từ việc tham gia trò chơi. Quá trình chuyển đổi dữ liệu không có giá trị (hoặc có giá trị rất thấp) thành thông tin (có giá trị vừa), rồi chuyển từ thông tin có giá trị vừa tới thông tin có giá trị cao hoặc rất cao đều được tri thức dẫn dắt (đếm số lượng mặt phía trên đồng xu, tính xác suất từng mặt xuất hiện ở phía trên, lợi ích thu được cho mỗi tình huống, kỳ vọng lợi ích thu được nếu tham dự trò chơi). Như đề cập sau đây, giá trị của dữ liệu và thông tin được hiệu là “giá trị” hỗ trợ ra quyết định của chúng.
Theo các khung nhìn khác nhau, khái niệm “tri thức” được quan niệm theo các nội dung khác nhau. Christian Grube quan niệm có hai khung nhìn điển hình nhất đối với khái niệm tri thức là khung nhìn nhận thức luận (epistemology approach) và khung nhìn kinh tế (economic approach). Lĩnh vực hệ thống thông tin định hướng vào khung nhìn kinh tế đối với tri thức. Hình 1.2 cung cấp thêm một khung nhìn phân biệt các khái niệm dữ liệu, thông tin, trí tuệ kinh doanh (business intelligence: BI) và tri thức. Trong hình vẽ, dòng thứ hai giới thiệu một mô tả nội dung của từng khái niệm và dòng thứ ba giới thiệu một vài ví dụ minh họa đối với mỗi khái niệm. Chẳng hạn, “số lượng đặt hàng” (100 điện thoại di động) trong một đơn hàng là một ví dụ về dữ liệu, “sản phẩm bán chạy nhất” trong tuần (Samsung 6P) là một ví dụ về thông tin, (Nguyễn Văn A) là đại diện bán hàng “có doanh số bán hàng thấp nhất” trong tháng là ví dụ về trí tuệ kinh doanh và “không xem xét việc buộc Nguyễn Văn A thôi việc do anh ta gặp vấn đề gia đình” là một ví dụ về tri thức.
1.2/ Giá trị của thông tin và vòng đời quản lý thông tin doanh nghiệp
1.2.1/ Khái quát về giá trị của thông tin
Nói một cách khái quát, thông tin có giá trị là thông tin chính xác, được cung cấp cho đúng người vào đúng thời điểm. Theo ngữ cảnh thông tin trong tổ chức, giá trị của thông tin đối với một tổ chức được gắn kết trực tiếp đến mức độ mà thông tin đó hỗ trợ người có thẩm quyền ra quyết định đạt được mục tiêu của tổ chức. Thông tin có giá trị giúp cá nhân và tổ chức thực hiện công việc với hiệu suất và hiệu quả cao hơn. Ví dụ, xét một thông tin dự báo thị trường cho một dự đoán rằng sẽ có một nhu cầu cao về một sản phẩm mới. Nếu sử dụng thông tin này để phát triển sản phẩm mới và doanh nghiệp tạo ra một lợi nhuận tăng thêm 10 tỷ VND, thì giá trị của thông tin này cho doanh nghiệp là 10 tỷ VND trừ đi tổng chi phí được sử dụng để nhận được thông tin dự báo. Thông tin có giá trị cũng giúp người quản lý quyết định có nên đầu tư vào các hệ thống thông tin và công nghệ bổ sung hay không. Một hệ thống thông tin đơn hàng mới đòi hỏi một chi phí 300 triệu VND để xây dựng và ứng dụng, nhưng nhờ hệ thống đó mà doanh nghiệp tạo thêm được 500 triệu VND bổ sung vào doanh thu. Giá trị gia tăng (value added) của hệ thống thông tin đơn hàng mới là doanh thu bổ sung 200 triệu VND. Hầu hết các doanh nghiệp coi giảm chi phí là một mục tiêu chính. Nhờ việc sử dụng các hệ thống thông tin, nhiều doanh nghiệp sản xuất đã cắt giảm được chi phí lưu kho, trong khi đó, một số doanh nghiệp khác lại tăng mức lưu kho để tăng lợi nhuận do có đủ hàng cung cấp kịp thời tới khách hàng.
1.2.2/ Đặc trưng của thông tin có giá trị
Để thông tin trở nên “có giá trị” cho người ra quyết định (người quản lý các cấp trong tổ chức, người ra quyết định cá nhân), chúng cần có các đặc trưng như được mô tả trong Bảng 2. Chỉ khi thông tin được tạo ra có các đặc trưng như vậy thì thông tin đó mới tạo được giá trị cho tổ chức.
Bảng 2: Các đặc trưng của thông tin có giá trị
| Đặc trưng | Định nghĩa |
| Truy cập được | Người sử dụng hợp lệ dễ dàng truy cập được thông tin ở định dạng phù hợp và vào đúng thời điểm cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu của họ. |
| Chính xác | Thông tin chính xác là thông tin không chứa lỗi. Trong nhiều trường hợp, thông tin không chính xác được tạo ra do dữ liệu không chính xác được đưa vào quá trình chuyển đổi (hiện tượng “garbage in, garbage out”: GIGO). |
| Đầy đủ | Thông tin đầy đủ là chứa mọi dữ kiện quan trọng. Ví dụ, báo cáo đầu tư mà không chứa mọi chi phí quan trọng là không đầy đủ. |
| Kinh tế | Việc tạo ra thông tin cần có tính kinh tế. Người ra quyết định luôn phải cân đối giữa giá trị của thông với chi phí tạo ra nó. |
| Linh hoạt | Thông tin được sử dụng linh hoạt cho nhiều mục đích. Ví dụ, thông tin về lượng hàng lưu kho (còn được gọi là hàng tồn kho): (i) được người đại diện bán hàng sử dụng để thúc đẩy bán hàng; (ii) được người quản lý sản xuất sử dụng để xác định sự cần thiết phải bổ sung hàng lưu kho; (iii) được người quản lý tài chính sử dụng để xác định tổng giá trị đầu tư vào hàng lưu kho. |
| Có liên quan | Thông tin có liên quan là rất quan trọng cho việc ra quyết định. Ví dụ, thông tin cho biết giá gỗ không liên quan đến một nhà sản xuất chip máy tính. |
| Đáng tin cậy | Thông tin đáng tin cậy mới được tin dùng. Độ tin cậy của thông tin phụ thuộc vào độ tin cậy của phương pháp thu thập dữ liệu và/hoặc nguồn gốc của dữ liệu. Ví dụ, một tin đồn từ một nguồn không rõ ràng về giá dầu tăng là không đáng tin cậy. |
| An toàn | Thông tin được bảo vệ để ngăn chặn việc truy cập trái phép của người không có thẩm quyền. |
| Đơn giản | Thông tin cần đơn giản, không quá phức tạp. Thông tin phức tạp và quá chi tiết là không cần thiết. Quá nhiều thông tin gây ra tình trạng quá tải thông tin và một quyết định có quá nhiều thông tin thì không thể giúp xác định được những gì là thực sự quan trọng. |
| Kịp thời | Thông tin được cung cấp kịp thời khi mà nó trở nên cần thiết. Ví dụ, biết điều kiện thời tiết cuối tuần trước thì không hỗ trợ việc ra quyết định chọn áo khoác sẽ mặc vào ngày mai. |
| Kiểm chứng được | Thông tin cần kiểm chứng được theo nghĩa là đủ khả năng kiểm tra nhiều nguồn các thông tin tương tự và liên quan để chắc chắn rằng thông tin có được là chính xác. |
(còn tiếp)
TH: T.Giang – CSCI
Nguồn tham khảo: Hà Quang Thụy (cb), Nguyễn Ngọc Hóa – Giáo trình cơ sở các hệ thống thông tin – NXB ĐHQGHN 2018
CSCI INDOCHINA 