Nếu bạn không phải là sếp
Nếu bạn không phải là người lãnh đạo của một nhóm, đừng lo lắng. Bạn có thể tạo ra một văn hóa Q2 giữa những người mà bạn làm việc chung, ngay cả với sếp của bạn. Câu chuyện dưới đây là một dẫn chứng:
Laura có một ông sếp rất khó tính. Ông ấy cứ liên tục dồn việc cho Laura cho đến khi mọi thứ trở nên quá tải đối với cô. Cô nhận ra rằng nếu mình không thay đổi thứ gì đó, sớm muộn cô cũng phải nghỉ việc, nổ tung, hoặc cả hai! Vì vậy, cô đã ngồi xuống trò chuyện với sếp và nhờ ông giúp mình xác định việc gì là ưu tiên trong tất cả các việc mà ông giao cho cô. Cô đề nghị họ nên dùng Ma trận Thời gian như một cách để phân loại những việc mà cô đang làm.
Khi họ xem qua những nhiệm vụ của cô, và xếp tất cả mọi việc vào Q1, nghĩa là tất cả mọi việc đều quan trọng và phải được hoàn thành ngay lập tức!
Nhưng ông sếp không phải là một thằng ngốc. Khi nhìn vào danh sách, ông bắt đầu nhận ra rằng Laura sẽ không thể hoàn thành tất cả mọi nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả được. Vì vậy, họ đã cùng nhau quyết định xem những nhiệm vụ này thuộc góc tư nào và tập trung vào Q2.
Họ sử dụng những câu hỏi mang tính gợi mở như “Khi nào thì việc này thực sự cần được hoàn thành?”, “Tác động tiềm tàng của hoạt động này lên hoạt động tài chính của chúng ta là gì?” và “Chuyện gì sẽ xảy ra nếu chúng ta không làm việc này cho đến tận tháng sau?”. Sau đó họ đã có thể tạo ra một kế hoạch có tác dụng với cả Laura và sếp của cô.
Mọi chuyện không dừng lại ở đó. Sếp của Laura bắt đầu sử dụng ngôn ngữ với cô và những người khác trong nhóm của cô. Chỉ trong vòng một vài tháng, họ đã có một chương trình khung – Ma trận Thời gian – và một ngôn ngữ chung giúp họ đưa ra những lựa chọn tốt hơn.
Laura cũng áp dụng phương pháp này với một vài người ngang hàng với mình và cũng đạt được những kết quả tương tự.
Trong khi những nỗ lực nhằm thiết lập một văn hóa Q2 của chính bạn có thể tiến triển khác nhau, kinh nghiệm của chúng tôi cho thấy người ta sẽ sẵn sàng chấp nhận một chương trình khung và một ngôn ngữ chung khi họ thấy rằng chúng có lợi cho họ như thế nào.
Dành thời gian để thiết lập tư duy của tầm quan trọng trong các mối quan hệ làm việc tức thời của bạn có thể tác động đáng kể đến khả năng kiểm soát nơi mà bạn nên sử dụng thời gian và năng lượng của chính mình.
Quay trở lại Kiva – cô ấy làm việc hiệu quả không
Chúng ta bắt đầu bài này với cái nhìn về một ngày của Kiva, sau đó đặt ra câu hỏi, “Cô ấy làm việc hiệu quả không?”
Ngay cả khi chỉ mới nói về Lựa chọn 1, chúng ta đã có đủ cơ số để phân tích một vài hoạt động trong suốt một ngày của cô ấy và xác định xem liệu chúng có nằm ở Q2 hay không. Chúng ta cũng hãy cùng nhau xem cách suy nghĩ Q2 có thể giúp cô ấy thay đổi tình thế ở những điểm nào.
+ Email buổi sáng. Thay vì thức dậy và tập thể dục như đã dự định, Kiva lại lăn qua và chộp lấy chiếc điện thoại của mình, giải quyết những email từ đêm hôm trước, kiểm tra một vài email để kích thích dopamine tuôn trào, vào rồi bốn mươi lăm phút sau, bắt đầu một ngày với sự vội vã. Hoạt động này dường như là thuộc về Q3.
+ Quần áo nhăn nhúm. Đây có thể là một yếu tố rất nhỏ và, trong phân tích cuối cùng, có thể không quan trọng lắm đối với chất lượng của một ngày của cô ấy (trừ khi cô ấy có hẹn với một khách hàng lớn), nhưng bao nhiêu người trong số chúng ta gặp phải sự căng thẳng không cần thiết này vào buổi sáng? Quần áo đã được giặt ủi từ trước sẽ đưa cô vào Q2; thay vào đó, cô lại ở Q1, cố gắng tìm cách để tối thiểu hóa một lỗi thời trang.
+ Bữa sáng vội vã. Tuy cà phê và bánh mì vòng là một lựa chọn cho bữa sáng của rất nhiều người trong chúng ta nhưng vẫn có những cách tốt hơn để quản lý nguồn năng lượng thể chất và tinh thần của chúng ta trong suốt cả ngày. Điều này rất quan trọng, vì năng lượng này sẽ tăng cường khả năng làm mọi việc khác của chúng ta. Chăm sóc tốt cho bản thân chắc chắn là một hoạt động Q2.
+ Những số liệu cho cuộc họp. Tuy Kiva đã dự định lấy sẵn những số liệu này vào ngày hôm trước nhưng một yêu cầu khẩn từ Karl đã phá hỏng kế hoạch của cô. Vì không rõ yêu cầu đó có quan trọng hay không chỉ cấp bách thôi nên chúng ta không biết liệu Kiva có thể trì hoãn hoặc thậm chí chối từ thực hiện nó không. Những kỹ năng trong bài này có thể đã giúp Kiva làm việc quan trọng thay vì phản ứng với điều cấp bách.
Dù sao đi nữa, cô ấy đã không thể chuẩn bị chu đáo và tạo ra một nhu cầu Q1 về những thông tin mà cô đã phải đẩy qua cho Kellie. May mắn là Kellie đã óc mặt ở đó để giúp đỡ cô lần này.
+ Người giáo viên mỹ thuật bán thời gian. Anh ấy có thực sự là một người vô giá trị khi so sánh với cuộc sống siêu bận rộn của Kiva hay không? Hay anh ấy là một người biết sắp xếp mọi việc nên có thể tự do lựa chọn một chuyến tàu đến chỗ làm thật thư giãn vào buổi sáng. Nếu thật như vậy thì anh ấy đang ở Q2 trong khi Kiva lại có vẻ như đang ở Q1.
+ Dự án đúng tiến độ. Ở một cấp độ cao, việc này có lẽ đang tiến triển ở Q2. Dự án này diễn ra đúng tiến độ và mọi người dường như đang thực hiện rất tốt những việc cần được hoàn thành. Ở đây, do không được cung cấp một cách chi tiết, chúng ta hãy mặc định mọi thứ đang diễn ra ở trạng thái tốt nhất.
+ Nhà cung cấp gây phiền nhiễu. Dĩ nhiên sẽ có những lúc chúng ta gặp phải những nhà cung cấp thiếu năng lực. Tuy nhiên, vấn đề nào của mối quan hệ này có thể được cải thiện nếu được giải quyết theo một cách Q2? Đó có phải là do nhóm của Kiva chưa bao giờ thực sự thăm dò giá của cấu phần web để nhà cung cấp có thể chuẩn bị một giá thầu đáng tin cậy không? Có thể có một mô hình giao tiếp nào đó giúp mọi việc tiến triển thuận lợi hơn không? Liệu nhóm của Kiva có chỉ đang phản ứng với các cổ đông khác và nói vâng mọi ý kiến, bất chấp tác động của chúng lên phạm vi và lịch trình dự kiến ban đầu không?
Việc lập thời gian biểu để lên kế hoạch, chuẩn bị, giao tiếp, và củng cố một mối quan hệ với một nhà cungc cấp quan trọng sẽ giúp hoàn thành mọi loại hoạt động nằm chính giữa Q2. Và dành thời gian để làm những việc này sớm có thể ngăn ngừa một cuộc khủng hoảng Q1 nghiêm trọng trong tương lai vốn có thể đe dọa dự án của Kiva.
+ Những bản báo cáo, công việc nội chính của công ty, và những nguồn lực hạn chế. Những vấn đề này là một phần của mọi tổ chức. Mọi người cần dữ liệu, và luôn có những người khác nhau có nhu cầu và lịch làm việc khác nhau. Mức độ của việc để cho việc lấy dữ liệu can thiệp vào những công việc quan trọng cần được hoàn thành (thay vì hỗ trợ chúng) là một dấu hiệu cho thấy văn hóa đang nằm ở đâu trong Ma trận Thời gian. Nếu nó chiếm lĩnh thời gian của nhiều người và ngăn cản họ làm những việc quan trọng thì khả năng văn hóa đang nằm ở Q3 có lẽ cao hơn là Q2.
Những văn hóa Q2 tạo điều kiện cho những cuộc đối thoại mở về việc các bản báo cáo có cần thiết hay không. Chúng luôn cung cấp một cách thức để nói về những nhu cầu cạnh tranh nguồn lực. Xét về những nguồn lực lập trình, đáng lẽ Kiva nên có một cuộc đối thoại bắt đầu như thế này: “Nhu cầu của tôi vừa quan trọng vừa cấp bách. Tôi có thể giữ những nguồn lực này vốn được lên lịch cho tôi trong tuần này nếu tôi đảm bảo rằng tuần sau anh sẽ có chúng không?”
+ Về nhà. Khi Kiva rời khỏi công ty, những việc cô làm trên đường về, những thứ cô ăn, và những việc cô làm khi về đến nhà thực sự là những lựa chọn của cô. Những hoạt động của cô có thể nằm trong Góc tư 1, 2, 3 hoặc 4. Câu hỏi then chốt ở đây là: Nếu Kiva lùi lại một bước và nhìn vào chất lượng buổi tối của mình, liệu cô có tự nói rằng nó đóng góp cho những mục tiêu và ưu tiên cao nhất của mình không. Cô có đang cảm thấy thỏa mãn và trọn vẹn trong những lĩnh vực của cuộc sống ngoài công việc không? Nếu câu trả lời là có thì cô đang ở Q2. Nếu không, cô nên suy nghĩ lại cách mà những lĩnh vực này đang diễn ra.
Để đạt được những kết quả tốt hơn, Kiva không nhất thiết phải trở nên hoàn hảo hoặc vươn tới một cấp độ năng suất không tưởng nào đó. Cô chỉ cần thay đổi cách suy nghĩ của mình, sau đó lần lượt điều chỉnh một hoặc hai thứ một lúc. Nếu sử dụng chương trình khung của Ma trận Thời gian và quy trình Tạm ngừng – Làm rõ – Quyết định để trở nên sáng suốt hơn, cô sẽ có thể nhanh chóng di chuyển nhiều thời gian của mình vào Q2 hơn.
Những cách đơn giản để bắt đầu
+ Bạn có thể bắt đầu áp dụng những nguyên lý và thực hành của Lựa chọn 1: Làm việc quan trọng, đừng phản ứng với điều cấp bách bằng một hoặc nhiều hơn những hành động đơn giản dưới đây. Hãy chọn những cách phù hợp với bạn nhất.
+ Tạo một bản Ma trận Thời gian và dán nó lên bàn làm việc hoặc tường để nhắc nhở mình tập trung vào Q2.
+ Tạo một tấm thẻ có kích thước 3 x 5 inch với 7 ô trống đánh dấu vào 7 ngày trong tuần. Hãy cam kết sử dụng có ý thức quy trình Tạm ngừng – Làm rõ – Quyết định ít nhất một lần mỗi ngày. Khi thực hiện, hãy đánh dấu check hoặc thậm chí dán một ngôi sao vàung (nhiều dopamine hơn!) vào ô trống của ngày hôm đó. Khi hoàn thành tấm thẻ, hãy tự tưởng cho mình một thứ gì đó và ăn mừng thành công của bạn.
+ Lên danh sách những câu hỏi mang tính gợi mở mà bạn cảm thấy thoải mái khi hỏi bản thân hoặc người khác luyện tập nói chung trước gương.
+ Viết câu hỏi này lên một tờ note và dán nó lên màn hình máy tính của bạn: “Bạn sẽ gặt hái được lợi ích gì lúc này?”
+ Dành một vài phút vào buổi sáng để nhận diện một hoặc hai việc vốn là những hoạt động Q2 quan trọng nhất của bạn trong ngày hôm ấy. Viết chúng xuống thành một mảnh giấy nhét vào túi. Vào cuối ngày, hãy nhìn chúng và xem bạn đã hoàn thành chúng chưa. Nếu chưa, hãy tự hỏi bản thân mình tại sao.
+ Nhận diện một thứ gây xao lãng Q3 mà bạn tự áp đặt lên bản thân và chiến lược để đối phó với nó.
TH: T.Giang – SCDRC
Nguồn tham khảo: Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne – 5 lựa chọn để có năng suất vượt trội – NXB KHXH 2015.
