Làm điều quan trọng, đừng phản ứng với điều cấp bách – Phần cuối


Nếu bạn không phải là sếp

Nếu bạn không phải là người lãnh đạo của một nhóm, đừng lo lắng. Bạn có thể tạo ra một văn hóa Q2 giữa những người mà bạn làm việc chung, ngay cả với sếp của bạn. Câu chuyện dưới đây là một dẫn chứng:

Laura có một ông sếp rất khó tính. Ông ấy cứ liên tục dồn việc cho Laura cho đến khi mọi thứ trở nên quá tải đối với cô. Cô nhận ra rằng nếu mình không thay đổi thứ gì đó, sớm muộn cô cũng phải nghỉ việc, nổ tung, hoặc cả hai! Vì vậy, cô đã ngồi xuống trò chuyện với sếp và nhờ ông giúp mình xác định việc gì là ưu tiên trong tất cả các việc mà ông giao cho cô. Cô đề nghị họ nên dùng Ma trận Thời gian như một cách để phân loại những việc mà cô đang làm.

Khi họ xem qua những nhiệm vụ của cô, và xếp tất cả mọi việc vào Q1, nghĩa là tất cả mọi việc đều quan trọng và phải được hoàn thành ngay lập tức!

Nhưng ông sếp không phải là một thằng ngốc. Khi nhìn vào danh sách, ông bắt đầu nhận ra rằng Laura sẽ không thể hoàn thành tất cả mọi nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả được. Vì vậy, họ đã cùng nhau quyết định xem những nhiệm vụ này thuộc góc tư nào và tập trung vào Q2.

Họ sử dụng những câu hỏi mang tính gợi mở như “Khi nào thì việc này thực sự cần được hoàn thành?”, “Tác động tiềm tàng của hoạt động này lên hoạt động tài chính của chúng ta là gì?” và “Chuyện gì sẽ xảy ra nếu chúng ta không làm việc này cho đến tận tháng sau?”. Sau đó họ đã có thể tạo ra một kế hoạch có tác dụng với cả Laura và sếp của cô.

Mọi chuyện không dừng lại ở đó. Sếp của Laura bắt đầu sử dụng ngôn ngữ với cô và những người khác trong nhóm của cô. Chỉ trong vòng một vài tháng, họ đã có một chương trình khung – Ma trận Thời gian – và một ngôn ngữ chung giúp họ đưa ra những lựa chọn tốt hơn.

Laura cũng áp dụng phương pháp này với một vài người ngang hàng với mình và cũng đạt được những kết quả tương tự.

Trong khi những nỗ lực nhằm thiết lập một văn hóa Q2 của chính bạn có thể tiến triển khác nhau, kinh nghiệm của chúng tôi cho thấy người ta sẽ sẵn sàng chấp nhận một chương trình khung và một ngôn ngữ chung khi họ thấy rằng chúng có lợi cho họ như thế nào.

Dành thời gian để thiết lập tư duy của tầm quan trọng trong các mối quan hệ làm việc tức thời của bạn có thể tác động đáng kể đến khả năng kiểm soát nơi mà bạn nên sử dụng thời gian và năng lượng của chính mình.

Quay trở lại Kiva – cô ấy làm việc hiệu quả không

Chúng ta bắt đầu bài này với cái nhìn về một ngày của Kiva, sau đó đặt ra câu hỏi, “Cô ấy làm việc hiệu quả không?”

Ngay cả khi chỉ mới nói về Lựa chọn 1, chúng ta đã có đủ cơ số để phân tích một vài hoạt động trong suốt một ngày của cô ấy và xác định xem liệu chúng có nằm ở Q2 hay không. Chúng ta cũng hãy cùng nhau xem cách suy nghĩ Q2 có thể giúp cô ấy thay đổi tình thế ở những điểm nào.

+ Email buổi sáng. Thay vì thức dậy và tập thể dục như đã dự định, Kiva lại lăn qua và chộp lấy chiếc điện thoại của mình, giải quyết những email từ đêm hôm trước, kiểm tra một vài email để kích thích dopamine tuôn trào, vào rồi bốn mươi lăm phút sau, bắt đầu một ngày với sự vội vã. Hoạt động này dường như là thuộc về Q3.

+ Quần áo nhăn nhúm. Đây có thể là một yếu tố rất nhỏ và, trong phân tích cuối cùng, có thể không quan trọng lắm đối với chất lượng của một ngày của cô ấy (trừ khi cô ấy có hẹn với một khách hàng lớn), nhưng bao nhiêu người trong số chúng ta gặp phải sự căng thẳng không cần thiết này vào buổi sáng? Quần áo đã được giặt ủi từ trước sẽ đưa cô vào Q2; thay vào đó, cô lại ở Q1, cố gắng tìm cách để tối thiểu hóa một lỗi thời trang.

+ Bữa sáng vội vã. Tuy cà phê và bánh mì vòng là một lựa chọn cho bữa sáng của rất nhiều người trong chúng ta nhưng vẫn có những cách tốt hơn để quản lý nguồn năng lượng thể chất và tinh thần của chúng ta trong suốt cả ngày. Điều này rất quan trọng, vì năng lượng này sẽ tăng cường khả năng làm mọi việc khác của chúng ta. Chăm sóc tốt cho bản thân chắc chắn là một hoạt động Q2.

+ Những số liệu cho cuộc họp. Tuy Kiva đã dự định lấy sẵn những số liệu này vào ngày hôm trước nhưng một yêu cầu khẩn từ Karl đã phá hỏng kế hoạch của cô. Vì không rõ yêu cầu đó có quan trọng hay không chỉ cấp bách thôi nên chúng ta không biết liệu Kiva có thể trì hoãn hoặc thậm chí chối từ thực hiện nó không. Những kỹ năng trong bài này có thể đã giúp Kiva làm việc quan trọng thay vì phản ứng với điều cấp bách.

Dù sao đi nữa, cô ấy đã không thể chuẩn bị chu đáo và tạo ra một nhu cầu Q1 về những thông tin mà cô đã phải đẩy qua cho Kellie. May mắn là Kellie đã óc mặt ở đó để giúp đỡ cô lần này.

+ Người giáo viên mỹ thuật bán thời gian. Anh ấy có thực sự là một người vô giá trị khi so sánh với cuộc sống siêu bận rộn của Kiva hay không? Hay anh ấy là một người biết sắp xếp mọi việc nên có thể tự do lựa chọn một chuyến tàu đến chỗ làm thật thư giãn vào buổi sáng. Nếu thật như vậy thì anh ấy đang ở Q2 trong khi Kiva lại có vẻ như đang ở Q1.

+ Dự án đúng tiến độ. Ở một cấp độ cao, việc này có lẽ đang tiến triển ở Q2. Dự án này diễn ra đúng tiến độ và mọi người dường như đang thực hiện rất tốt những việc cần được hoàn thành. Ở đây, do không được cung cấp một cách chi tiết, chúng ta hãy mặc định mọi thứ đang diễn ra ở trạng thái tốt nhất.

+ Nhà cung cấp gây phiền nhiễu. Dĩ nhiên sẽ có những lúc chúng ta gặp phải những nhà cung cấp thiếu năng lực. Tuy nhiên, vấn đề nào của mối quan hệ này có thể được cải thiện nếu được giải quyết theo một cách Q2? Đó có phải là do nhóm của Kiva chưa bao giờ thực sự thăm dò giá của cấu phần web để nhà cung cấp có thể chuẩn bị một giá thầu đáng tin cậy không? Có thể có một mô hình giao tiếp nào đó giúp mọi việc tiến triển thuận lợi hơn không? Liệu nhóm của Kiva có chỉ đang phản ứng với các cổ đông khác và nói vâng mọi ý kiến, bất chấp tác động của chúng lên phạm vi và lịch trình dự kiến ban đầu không?

Việc lập thời gian biểu để lên kế hoạch, chuẩn bị, giao tiếp, và củng cố một mối quan hệ với một nhà cungc cấp quan trọng sẽ giúp hoàn thành mọi loại hoạt động nằm chính giữa Q2. Và dành thời gian để làm những việc này sớm có thể ngăn ngừa một cuộc khủng hoảng Q1 nghiêm trọng trong tương lai vốn có thể đe dọa dự án của Kiva.

+ Những bản báo cáo, công việc nội chính của công ty, và những nguồn lực hạn chế. Những vấn đề này là một phần của mọi tổ chức. Mọi người cần dữ liệu, và luôn có những người khác nhau có nhu cầu và lịch làm việc khác nhau. Mức độ của việc để cho việc lấy dữ liệu can thiệp vào những công việc quan trọng cần được hoàn thành (thay vì hỗ trợ chúng) là một dấu hiệu cho thấy văn hóa đang nằm ở đâu trong Ma trận Thời gian. Nếu nó chiếm lĩnh thời gian của nhiều người và ngăn cản họ làm những việc quan trọng thì khả năng văn hóa đang nằm ở Q3 có lẽ cao hơn là Q2.

Những văn hóa Q2 tạo điều kiện cho những cuộc đối thoại mở về việc các bản báo cáo có cần thiết hay không. Chúng luôn cung cấp một cách thức để nói về những nhu cầu cạnh tranh nguồn lực. Xét về những nguồn lực lập trình, đáng lẽ Kiva nên có một cuộc đối thoại bắt đầu như thế này: “Nhu cầu của tôi vừa quan trọng vừa cấp bách. Tôi có thể giữ những nguồn lực này vốn được lên lịch cho tôi trong tuần này nếu tôi đảm bảo rằng tuần sau anh sẽ có chúng không?”

+ Về nhà. Khi Kiva rời khỏi công ty, những việc cô làm trên đường về, những thứ cô ăn, và những việc cô làm khi về đến nhà thực sự là những lựa chọn của cô. Những hoạt động của cô có thể nằm trong Góc tư 1, 2, 3 hoặc 4. Câu hỏi then chốt ở đây là: Nếu Kiva lùi lại một bước và nhìn vào chất lượng buổi tối của mình, liệu cô có tự nói rằng nó đóng góp cho những mục tiêu và ưu tiên cao nhất của mình không. Cô có đang cảm thấy thỏa mãn và trọn vẹn trong những lĩnh vực của cuộc sống ngoài công việc không? Nếu câu trả lời là có thì cô đang ở Q2. Nếu không, cô nên suy nghĩ lại cách mà những lĩnh vực này đang diễn ra.

Để đạt được những kết quả tốt hơn, Kiva không nhất thiết phải trở nên hoàn hảo hoặc vươn tới một cấp độ năng suất không tưởng nào đó. Cô chỉ cần thay đổi cách suy nghĩ của mình, sau đó lần lượt điều chỉnh một hoặc hai thứ một lúc. Nếu sử dụng chương trình khung của Ma trận Thời gian và quy trình Tạm ngừng – Làm rõ – Quyết định để trở nên sáng suốt hơn, cô sẽ có thể nhanh chóng di chuyển nhiều thời gian của mình vào Q2 hơn.

Những cách đơn giản để bắt đầu

+ Bạn có thể bắt đầu áp dụng những nguyên lý và thực hành của Lựa chọn 1: Làm việc quan trọng, đừng phản ứng với điều cấp bách bằng một hoặc nhiều hơn những hành động đơn giản dưới đây. Hãy chọn những cách phù hợp với bạn nhất.

+ Tạo một bản Ma trận Thời gian và dán nó lên bàn làm việc hoặc tường để nhắc nhở mình tập trung vào Q2.

+ Tạo một tấm thẻ có kích thước 3 x 5 inch với 7 ô trống đánh dấu vào 7 ngày trong tuần. Hãy cam kết sử dụng có ý thức quy trình Tạm ngừng – Làm rõ – Quyết định ít nhất một lần mỗi ngày. Khi thực hiện, hãy đánh dấu check hoặc thậm chí dán một ngôi sao vàung (nhiều dopamine hơn!) vào ô trống của ngày hôm đó. Khi hoàn thành tấm thẻ, hãy tự tưởng cho mình một thứ gì đó và ăn mừng thành công của bạn.

+ Lên danh sách những câu hỏi mang tính gợi mở mà bạn cảm thấy thoải mái khi hỏi bản thân hoặc người khác luyện tập nói chung trước gương.

+ Viết câu hỏi này lên một tờ note và dán nó lên màn hình máy tính của bạn: “Bạn sẽ gặt hái được lợi ích gì lúc này?”

+ Dành một vài phút vào buổi sáng để nhận diện một hoặc hai việc vốn là những hoạt động Q2 quan trọng nhất của bạn trong ngày hôm ấy. Viết chúng xuống thành một mảnh giấy nhét vào túi. Vào cuối ngày, hãy nhìn chúng và xem bạn đã hoàn thành chúng chưa. Nếu chưa, hãy tự hỏi bản thân mình tại sao.

+ Nhận diện một thứ gây xao lãng Q3 mà bạn tự áp đặt lên bản thân và chiến lược để đối phó với nó.

TH: T.Giang – SCDRC

Nguồn tham khảo: Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne – 5 lựa chọn để có năng suất vượt trội – NXB KHXH 2015.

Advertisements

Làm điều quan trọng, đừng phản ứng với điều cấp bách – Phần VII


Kỹ năng thiết yếu để vào Q2: Tạm ngừng – Làm rõ – Quyết định

Chìa khóa để vào Q2 là tạm ngừng Não Phản ứng của bạn đủ lâu để làm rõ việc gì đang đến với bạn, sau đó quyết định liệu nó có xứng đáng với thời gian và năng lượng mà bản bỏ ra hay không. Chúng tôi đặt tên cho quy trình quan trọng này là Tạm ngừng – Làm rõ – Quyết định (Pause – Clarify – Decide – PCD).

Khả năng làm được điều này của chúng ta bắt đầu hoạt động trong thời điểm lựa chọn khi chúng ta quyết định một cách có ý thức liệu mình sẽ làm một thứ gì đó hay không. Về cơ bản, sử dụng PCD có nghĩa là chúng ta dành một khoảnh khắc ngắn ngủi để đặt ra câu hỏi: Nó có quan trọng không? Quy trình đơn giản này sẽ giúp chúng ta gặt hái được lợi ích vào thời điểm mà mình mong muốn.Nhưng đừng lo lắng! Tin tốt lành là bạn đã và đang làm điều này hàng ngày rồi. Bạn làm nó khi thức dậy vào buổi sáng và quyết định mình sẽ ăn cái gì. Bạn làm nó khi đi đến ngã tư và quyết định mình sẽ rẽ tay nào. Có hàng ngàn quyết định – rất nhiều trong số chúng được luyện tập tốt đến mức đã trở nên gần như tự động – có một thời điểm lựa chọn giữa làm một việc này với làm một việc khác. Kỹ năng ở đây là lấy khả năng mà bạn sử dụng rất tốt trong một vài lĩnh vực để áp dụng vào những lĩnh vực khác mà cho đến tận bây giờ bạn vẫn chưa sáng suốt lắm.

Nếu thấu hiểu Ma trận Thời gian, bạn sẽ có một chương trình khung giúp xác định rõ liệu một việc gì đó có quan trọng hay không. Khi một việc gì đó xuất hiện, bạn có thể tự hỏi bản thân mình, Việc này thuộc góc tư nào? Sau đó, bạn có thể đưa ra một quyết định tốt hơn về việc mình nên làm gì với nó.

Nếu bạn cần được trợ giúp nhiều hơn trong việc xác định rõ một việc gì đó nằm ở đâu trong Ma trận Thời gian, bạn có thể hỏi bản thân mình hoặc những người khác thêm một vài câu hỏi như:

+ Khi nào thì việc này thực sự cần được hoàn thành?

+ Việc này có tác động như thế nào đến dự án mà chúng ta đang thực hiện?

+ Có nguồn lực hoặc phương pháp nào khác giúp chúng ta hoàn thành việc này không?

+ Việc này có liên quan như thế nào với những ưu tiên khác mà mình đang làm?

Việc đặt ra những câu hỏi mang tính gợi mở này sẽ kích thích Não Suy nghĩ, giúp cải thiện khả năng nhận thức của bạn.

Rõ ràng, quy trình PCD này sẽ hoạt động tốt hơn khi những người khác cũng ủng hộ bạn. Sẽ thật tuyệt vời nếu cả tổ chức của bạn có một văn hóa Q2 – khi mọi người liên tục dùng quy trình Tạm ngừng – Làm rõ – Quyết định trước khi nhận một nhiệm vụ, hoặc giao một nhiệm vụ cho bạn!

Nhưng ngay cả khi tổ chức của bạn không được như vậy, bạn cũng có thể tạo ra một văn hóa Q2 với những người xung quanh ở công ty hoặc thậm chí ở nhà.

Làm cách nào để tạo ra văn hóa Q2 của riêng bạn

Chúng ta ai cũng có một văn hóa – lên, xuống, hoặc qua lại – ngay cả khi đó chỉ là giữa bạn và sếp của bạn, hoặc giữa bạn và một đồng nghiệp.Để tạo ra một văn hóa Q2 xung quanh mình, bạn cần phải tạo ra một tập hợp các mối quan hệ có một chương trình khung chung (Ma trận Thời gian) và một ngôn ngữ chung (Q1, Q2, Q3, Q4, và Tạm ngừng – Làm rõ – Quyết định), cho phép bạn thách thức những việc mình đang làm và tập trung có ý thức sự chú ý và năng lượng của mình vào những việc gây ra tác động lớn nhất.

Dưới đây là cách thức thực hiện điều đó:

1/ Chia sẻ Ma trận Thời gian. Mô tả những hiểu biết của bạn về Ma trận Thời gian cho những người xung quanh. Ngồi xuống trò chuyện với sếp và đồng nghiệp của bạn và phác thảo Ma trận Thời gian cho họ. Hỏi họ xem nhiệm vụ, dự án, hoặc những hoạt động nào thuộc về góc tư nào. Đây có thể là một khoảnh khắc à há! quan trọng khi người ta nhận ra rằng mình đã tiêu tốn bao nhiêu thời gian cho những hoạt động kém quan trọng hơn. Bạn cũng nên hướng dẫn cho họ về quy trình Tạm ngưng – Làm rõ – Quyết định.

2/ Sử dụng ngôn ngữ. Khi bạn và những người khác nói đến Ma trận Thời gian ở công ty, bạn sẽ bắt đầu nghe mọi người dùng những câu như “Đây có phải là một Q1 không? Tôi có cần làm nó ngay bây giờ không?”, “Đây có phải là một Q3 không? Chúng ta có nhất thiết phải làm nó không?”, “Tôi nghĩ rằng mình đang ở Q4? Tôi có thể làm gì để thay đổi đây?” và “Đây là một ưu tiên Q2. Chúng ta phải dành thời gian của mình cho nó”.

Ngôn ngữ chung này giúp mọi người phán đoán mình nên đầu tư bao nhiêu nỗ lực cho một nhiệm vụ. Khi bạn thấy mọi người email cho nhau rằng, “Đây là một Q1 thực sự”, bạn biết rằng văn hóa đang bắt đầu thay đổi.

3/ Cùng nhau sử dụng Tạm ngưng – Làm rõ – Quyết định. Khi bạn ở cùng một ai đó và đang cố gắng xác định những việc cần làm, hãy nói một câu gì đó dạng như, “Hãy tạm ngừng trong một phút và làm rõ việc gì là quan trọng nhất, sau đó chúng ta có thể quyết định nên tập trung vào việc gì”. Khi bạn thực sự nói không với một việc gì đó vì một việc khác, mô hình này sẽ ngày càng trở nên hợp lý hơn bên trong các mối quan hệ và văn hóa làm việc tức thời của bạn.

Khi làm việc với những người khác, bạn sẽ phải tìm cách hỏi những câu hỏi có cảm giác tự nhiên với bạn; điều này có thể đòi hỏi bạn phải luyện tập, nhưng kết quả mà nó mang lại thì vô cùng xứng đáng.

Nếu bạn là sếp

Nếu bạn là người lãnh đạo của một nhóm, bạn có nghĩa vụ phải giúp mọi người tập trung vào việc quan trọng nhất. Đó là nhiệm vụ của bạn. Tin tốt lành là bạn cũng sẽ có một tác động không cân đối lên văn hóa của nhóm mình. Ví dụ, nếu bạn dành một ít thời gian trong cuộc họp nhóm để hướng dẫn về Ma trận Thời gian và quy trình Tạm ngừng – Làm rõ – Quyết định, và đưa ra một vài câu hỏi mang tính gợi mở có liên quan đến nhóm mình, bạn sẽ thiết lập được một nền tảng mạnh mẽ để đưa nhóm mình vào Q2.

Nếu bạn làm được điều đó và cho phép mọi người thách thức và tái tổ chức những việc họ đang làm, văn hóa Q2 của bạn sẽ trở thành hiện thực. Nếu bạn không cho phép mọi người thay đổi sự tập trung của họ, nó sẽ trở thành nguyên nhân khiến họ vỡ mộng và mất tinh thần. Tệ hơn nữa, nếu bạn cứ đi vòng vòng và ném những quả bom Q1 và Q3 vào mọi người, đừng ngạc nhiên khi họ đảo tròn mắt (theo nghĩa đen hoặc nghĩa bóng) khi bạn yêu cầu họ tập trung vào những mục tiêu của bạn.

Một phần của việc làm người lãnh đạo là nhận ra trách nhiệm của chính bạn đối với văn hóa của nhóm mình. Nếu bạn nghiêm túc trong việc đi vào Q2, dưới đây là một vài câu hỏi bạn có thể tự hỏi bản thân mình:

1/ Những mục tiêu và ưu tiên của nhóm mình có rõ ràng với tất cả mọi người không?

2/ Tôi đang làm gì (thiếu hoạch định, chuẩn bị…) khiến mọi người bị rơi vào trạng thái khủng hoảng? (Q1).

3/ Tôi có đang yêu cầu người này làm những việc mà đáng ra người khác phải làm không? (Q3).

4/ Có những báo cáo, quy trình, hoặc hệ thống nào lỗi thời và không còn cần thiết mà vẫn chiếm thời gian của mọi người không? (Q4).

5/ Tôi có tạo ra được một môi trường an toàn nơi mà mọi người có thể thách thức và thay đổi việc họ đang làm để đạt được những mục tiêu của chúng tôi tốt hơn không?

6/ Tôi có khuyến khích các thành viên trong nhóm mình tạm ngừng và làm rõ giá trị và tác động của một dự án hoặc một nhiệm vụ mới trước khi lao vào hoàn thành nó không?

(còn tiếp) 

TH: T.Giang – SCDRC

Nguồn tham khảo: Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne – 5 lựa chọn để có năng suất vượt trội – NXB KHXH 2015.

Làm điều quan trọng, đừng phản ứng với điều cấp bách – Phần VI


Bạn có thể giúp việc nói không trở nên dễ dàng hơn mà vẫn không khiến mình bị đuổi việc hoặc nằm trong danh sách đen của một ai đó bằng cách đưa ngôi nhà của chính mình vào trật tự trước. Hãy luôn giữ lịch trình của mình bên người để bạn có thể liên tục dùng nó như một tấm bản đồ chỉ đường suốt cả ngày khi phải đưa ra quyết định mình nên tập trung thời gian và năng lượng vào việc gì. Sau đó, nếu bạn cảm thấy cần phải nói không với một việc gì đó, hãy thử những câu sau:

“Ngay lúc này tôi đang làm một việc rất quan trọng, nhưng hai giờ nữa tôi sẽ có thời gian rảnh. Anh có rảnh lúc đó không hoặc chúng ta có thể hẹn một thời gian khác tiện hơn không?”

“Anh biết là tôi lúc nào cũng sẵn sàng giúp anh mà, nhưng tối nay tôi có hẹn với vợ/chồng tôi và đó là một buổi hẹn rất quan trọng; hãy cùng suy nghĩ một vài lựa chọn khác để hoàn thành việc này nào”.

“Tôi thấy rằng minh không nhất thiết phải tham gia cuộc họp ấy. Tôi có thể loại nó khỏi lịch làm việc của mình không?”

“Chúng ta có thể làm rõ cách email và nhắn tin của chúng ta không? Tôi chỉ muốn đảm bảo rằng mình hiểu rõ các bạn đang mong đợi những gì khi gửi email và tin nhắn cho tôi vào buổi tối. Tôi muốn khẳng định là tôi sẽ trả lời chúng ngay vào buổi sáng. Được không?”

“Tôi biết mình đã giúp ích cho những dự án trước, nhưng tôi có thể không phải là nguồn lực tốt nhất, và nó khiến tôi không thể tập trung vào những mục tiêu hàng đầu khác. Chúng ta có thể thảo luận những lựa chọn để đảm bảo rằng thời gian của tôi đang được sử dụng một cách tốt nhất không?

Có thể bạn không thể áp dụng chính xác những ví dụ này vào phong cách hoặc trường hợp của mình nhưng chúng sẽ giúp bạn nghĩ ra một vai câu mà bạn có thể cảm thấy thoải mái khi nói. Bạn thậm chí có thể luyện tập trước để cảm thấy tự tin hơn khi nói chúng. Điểm mấu chốt ở đây là phải có được sự can đảm để từ chối một cách lịch sự, nhưng kiên quyết, những việc Q1 và Q3 vốn có thể kéo bạn xa hỏi những hoạt động vốn sẽ có tác động lớn hơn đến kết quả.

Nhưng hãy đối mặt với điều đó. Đôi khi bạn cần phải đi đến Q1 hoặc những việc mà bạn nhận thức được rằng nằm trong Q3 chỉ vì sếp bạn bảo bạn phải làm như vậy. Trong trường hợp đó, hãy hiểu rằng những người này không thức dậy vào mỗi buổi sáng để nghĩ ra những cách mới nhằm khiến bạn không thể tập trung vào công việc của mình – họ cũng có những áp lực làm việc riêng. Nhiều khả năng họ xem bạn như một người có năng lực giỏi mà họ tin tưởng rằng sẽ hoàn thành được một việc gì đó. Tuy điều này nghe có vẻ tuyệt vời và đầy an ủi nhưng khi bạn bắt đầu lên tiếng một cách tự tin, chuyên nghiệp và lịch sự, bạn sẽ có khả năng loại bỏ hoặc đổi hướng một vài trong số những việc Q1 và Q3 đang đến với bạn. Khi làm như vậy, bạn thậm chí còn có thể giúp những người mà bạn làm việc chung có ý thức hơn về những việc mà họ đang làm và cách mà những việc đó đóng góp (hoặc không) cho kết quả thực sự. Khi làm như vậy, tất cả mọi người đều có lợi!

Hãy suy nghĩ về điều đó, bạn có thoải mái với việc nói không khi cần thiết không? Bạn có né tránh xung đột đến mức lấp đầy công việc và cuộc sống của mình với những hoạt động Q3 vốn ngăn cản không cho bạn làm những việc quan trọng hơn không?

Đây là một vài trong số những cách phổ biến hơn mà con người tự đẩy mình vào Q1 và Q3. Nhưng hãy nhớ rằng, dù đó là do niềm vui, sự sợ hãi, căng thẳng, hoặc để né tránh xung đột, thì tất cả chúng đều có một sự kích thích hóa học trong Não Phản ứng của chúng ta. Nếu không có ý thức và sáng suốt, chúng ta sẽ có xu hướng di chuyển đến những sự kích thích hóa học ngắn hạn đó và bước ra khỏi những ưu tiên quan trọng ở Q2.

Q2 cũng có những kích thích hóa học; chúng chỉ tình cờ là những kích thích mà chúng ta phải chọn tạo ra cho sự hưng phấn dài hạn của những thành công và đóng góp thực sự.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, Q3 là nơi tốt nhất để giành lại thời gian, sự chú ý, và năng lượng của bạn và hướng chúng đến Q2.

Hãy suy nghĩ về điều đó. Một việc mà bạn có thể làm khác đi, ngay từ hôm nay, để giành lại một ít thời gian Q3 đó là việc gì?

Q4 thì sao?

Lý do chúng ta đến với Q4 thường trái ngược với Q1 và Q3. Đôi khi chúng ta cảm thấy kiệt sức vì những hoạt động ở lãnh địa của sự cấp bách đến nỗi cảm thấy mình cần được nghỉ ngơi và hồi phục. Vì vậy, chúng ta tìm kiếm một vài liều dopamine dễ kiếm vốn không đòi hỏi nhiều năng lượng nhưng lại có thể giúp chúng ta cảm thấy tốt hơn tạm thời, và như thế chúng ta đến với những hoạt động quá mức hoặc lãng phí ở Q4.

Trước tiên, chúng tôi muốn nói rõ với bạn điều này. Sự hồi phục thực sự là một hoạt động Q2 rất quan trọng và, như chúng tôi đã nói trước đó, mang tính sống còn. Và một việc có thể mang tính hồi phục với người này nhưng lại không với người kia. Ví dụ, nhiều việc chúng ta thường xem là lãng phí – trò chơi vi tính, truyền thông xã hội, xem tivi… – có thể là những hoạt động mang tính hồi phục hiệu quả đối với một vài người, vì vậy, sẽ không chính xác nếu chúng ta cứ vơ đũa cả nắm và gọi chúng là một sự lãng phí thời gian.

Quan trọng không kém những việc bạn đang làm là lý do vì sao bạn làm chúng và lượng thời gian mà bạn dành cho một hoạt động nào đó. Những việc bắt đầu như một sự hồi phục Q2 có thể nhanh chóng rơi vào Q4 nếu bạn không cẩn thận.

Một phụ nữ đã chia sẻ về chuyện cô ấy kiệt sức đến mức nào khi về nhà sau hàng tuần liền rong ruổi trên đường. Vào sáng thứ bảy, cô ấy ngủ dậy rất muộn, sau đó trườn qua ghế sofa để xem một tập phim truyền hình yêu thích của mình. Đối với cô, việc xem một hoặc hai tập phim là một hoạt động hồi phục nhưng hôm ấy cô nhận ra rằng mình quá mệt mỏi, và đã ở nguyên trên ghế sofa xem hết tập phim này đến tập phim khác và phớt lờ vài mối quan hệ quan trọng ở nhà. (Sự nhận thức đột ngột rằng con chó của cô đang nhìn cô với ánh mắt như muốn nói “Tại sao cô lại phớt lờ tôi?” chính là manh mối đầu tiên).

Cô biết rằng sẽ xảy ra những hậu quả về các mối quan hệ mà mình sẽ phải sửa chữa sau đó (và chắc chắn là có). Nhưng cô đã thả trôi bản thân đến độ mà cô bị mắc kẹt ở Q4 theo đúng nghĩa đen trong một khoảng thời gian. Đó là một kinh nghiệm đau thương về Ma trận Thời gian và cuộc sống cân bằng.

Ma Trận thời gian sẽ trở thành hệ thống trách nhiệm giải trình cá nhân của bạn. Chỉ bạn mới có thể quyết định mình đang ở góc tư nào, vì nhãn mác chỉ phụ thuộc vào một yếu tố duy nhất, đó là việc gì là quan trọng nhất đối với bạn. Vậy làm cách nào để có thể biết được rằng bạn đã rơi vào Q4? Chìa khóa ở đây là một cuộc đối thoại nội tâm trung thực và sâu sắc về những việc bạn đang làm. Bạn có thể em xét những câu hỏi như:

+ Hoạt động này có thực sự mang tính hồi phục không? Nó đang thêm hay đang hút cạn năng lượng của mình?

+ Mình có trở nên thiếu ý thức và ở trong hoạt động này quá lâu không?

+ Hoạt động này đang vun đắp những mối quan hệ quan trọng hay đang tách mình khỏi chúng?

+ Sự gắn kết của mình với hoạt động này có quá mức không?

+ Cái giá mà mình phải trả xét về những việc quan trọng hơn khi sử dụng thời gian ở đây là gì?

(còn tiếp)

TH: T.Giang – SCDRC

Nguồn tham khảo: Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne – 5 lựa chọn để có năng suất vượt trội – NXB KHXH 2015.

Làm điều quan trọng, đừng phản ứng với điều cấp bách – Phần V


Bận rộn có xấu không?

Chúng tôi không nói rằng bận rộn là xấu. Q2 có thể là một nơi rất bận rộn, vì nó chứa đầy những công việc thú vị, có tác động mạnh mẽ và giá trị cao. Bận rộn làm những việc quan trọng không phải là vấn đề. Trên thực tế, nó là một trong những niềm vui của một cuộc sống có ý nghĩa. Vấn đề chỉ xảy ra khi sự bận rộn trở thành mục tiêu thay vì sự thành công.

Chức năng tự nhiên của các trung tâm khoái cảm trong não là khen thưởng chúng ta khi chúng ta làm được những việc có ích và hiệu quả. Đó chính là chức năng cơ bản nhất của chúng. Tuy nhiên, chúng chỉ làm việc đúng cách khi được Não Suy nghĩ điều khiển một cách có ý thức. Chính Não Suy nghĩ giúp chúng ta nhận thức được những việc xứng đáng nhận được sự chú ý và năng lượng của mình. Khi chúng ta không sử dụng Não Suy nghĩ để đưa ra những quyết định thông minh, Não Phản ứng có thể nhanh chóng dẫn dắt chúng ta đến những nơi không tạo ra giá trị, thậm chí làm tổn hại đến cuộc sống của chúng ta.

Khi sống trong Não Phản ứng, chúng ta làm những việc kéo mình đi xa khỏi năng suất lợi nhuận cao của Q2, và đưa mình vào những đường ống năng suất lợi nhuận thấp của các Góc tư 1, 3 và 4.

Những việc gì sẽ đưa bạn vào Q1 hoặc Q3?

Tác động của tất cả những điều này là khi bị nghiện sự cấp bách, chúng ta có thể dễ dàng bị trượt vào Q1 hoặc Q3 mà không nhận thức được mình đang làm gì với bản thân. Dưới đây là cách mà nó thường xuất hiện:

+ Khi chúng ta nói, “Tôi làm việc tốt nhất khi bị đặt dưới áp lực cao!”. Điều mà chúng ta thực sự đang nói ở đây là chúng ta cần cảm giác cấp bách đầy hứng khởi để giữ tập trung vì chúng ta không thể tự mình làm được điều đó. Vì cách suy nghĩ này khiến chúng ta bị phụ thuộc vào áp lực bên ngoài để tạo ra cái đáng lẽ phải là động cơ bên trong, nên chúng ta thường bị lâm vào tình trạng khủng hoảng giả, tự áp đặt lên mình một hạn chót để bị bắt buộc phải có được liều dopamine đó trong não để đứng dậy và làm việc.

Vấn đề ở đây là thực ra chúng ta rất hiếm khi làm việc tốt nhất khi bị đặt dưới áp lực cao. Chúng ta có thể làm việc chăm chỉ và cuối cùng cũng hoàn thành công việc, nhưng chúng ta thường không có được cách suy nghĩ chất lượng vốn cần thiết cho việc đạt được những kết quả tuyệt vời khi mà hạn chót thực sự luôn trực chờ xung quanh. Lựa chọn thay thế là chúng ta phải học cách tạo ra sự chú ý từ bên trong một cách tự nhiên khi vẫn còn nhiều thời gian để làm việc thật tốt.

Hãy suy nghĩ về điều đó. Bạn có thường nghe bản thân mình nói rằng bạn làm việc tốt nhất khi bị đặt dưới áp lực cao không? Tại sao bạn lại nói như vậy? Những hậu quả gì có thể xảy đến với cuộc sống và chất lượng kết quả của bạn?

+ Khi chúng ta trì hoãn. Sự trì hoãn là một trong những yếu tố tự áp đặt lên bản thân phổ biến cướp đi thời gian ở Q2 của chúng ta. Đôi khi chúng ta trì hoãn vì không thể tự tập trung đủ động cơ bên trong, vì vậy chúng ta đợi cho đến hạn chót. Vào những lúc khác, sự trì hoãn đến từ nỗi sợ thất bại hoặc không chắc chắn nên tiếp tục thế nào. Vì vậy, chúng ta lại đợi cho đến khi nỗi sợ hạn chót lớn hoặc những hậu quả nghiêm trọng khác bắt buộc chúng ta phải đứng dậy và làm việc. Đôi khi chúng ta trì hoãn những việc quan trọng (như sức khỏe và tập thể dục) cả mấy năm, thậm chí mấy chục năm, cho đến khi một cuộc khủng hoảng thực sự bắt buộc chúng ta phải suy nghĩ lại về cách sống và làm việc của mình.

Nếu bạn sống ở Mỹ, bạn thường đóng thuế khi nào? Bạn có thể có ý định tốt và dự định sẽ nộp giấy tờ sớm vào ngày 15 tháng Hai. Đó là một việc quan trọng nhưng không cấp bách – một hoạt động xứng đáng có được một vị trí ở Q2. Tuy nhiên, thống kê cho thấy gần một nửa những người đóng thuế (41%) thường đợi cho đến 4 tuần cuối cùng của mùa thuế mới nộp, với 27% lựa chọn nộp trong 2 tuần cuối cùng trước hạn chót. Nhiều người còn đợi cho đến đêm trước hạn chót, đứng xếp hàng ở bưu điện vào nửa đêm, ngày 15 tháng Tư nữa chứ.

Nếu lựa chọn trì hoãn, bạn đang lấy một hoạt động hoàn toàn xứng đáng ở Q2 và trì hoãn nó cho đến khi nó trở thành một cuộc khủng hoảng trầm trọng ở Q1. Bạn chính là người đã làm cho Q1 trở nên to hơn cần thiết, tạo ra sự căng thẳng và những đêm mất ngủ không cần thiết.

Hãy suy nghĩ về điều đó. Có những việc quan trọng nào mà bạn thường trì hoãn cho đến phút cuối không? Đó là một lựa chọn có ý thức hay đơn giản chỉ là sự né tránh vô ý thức? Nó đã gây ra hậu quả gì cho chất lượng kết quả của bạn? Việc nối dây lại bộ não của bạn để hành động trong khi mọi việc vẫn nằm ở Q2 sẽ giúp bạn đạt được những kết quả có chất lượng cao đồng thời thu nhỏ được kích thước và phạm vi của một vài hoạt động Q1 đầy căng thẳng.

+ Khi bạn trở thành người giúp đỡ. Đôi khi, với khát khao muốn là người có ích cho người khác, chúng ta có thể tạo ra sự phụ thuộc và mềm yếu trong mối quan hệ để người ta luôn nhờ đến chúng ta làm những việc mà đáng ra họ phải tự làm, khiến chúng ta rơi ngay vào Q3.

Hãy tưởng tượng một khung cảnh văn phòng nơi mà một chính sách mới vừa được công bố trên một ổ đĩa chung của mạng nội bộ công ty. Bob cần truy cập chính sách này, nhưng anh không biết phải lấy nó ở đâu. Anh biết rằng Steve rất thông minh, vì vậy anh đến hỏi Steve cách lấy nó. Steve nói: “Nó nằm trong ổ đĩa chung”. Nhưng vì đây là một việc rất dễ làm nên anh cũng nói rằng: “Đây, tôi sẽ email nó cho anh”. Bob nói: “Tuyệt!” và quay về văn phòng mình. Trên đường đi, Janet dừng Bob lại và hỏi anh có biết chỗ lấy chính sách mới không. Bob nói với Janet: “Biết chứ! Nó nằm trong ổ đĩa chung, nhưng dễ hơn nữa là cô cứ đi hỏi Steve đi. Anh ấy sẽ email nó cho cô”. Không lâu sau đó Steve trở thành người mà mọi người tìm đến khi muốn lấy một thứ gì đó nằm trong ổ đĩa chung.

Có lẽ Steve sẽ cảm thấy thích thú với việc này trong giây lát. Nó khiến anh cảm thấy mình có ích và được công nhận (dopamine!). Nhưng cuối cùng một lượng lớn thời gian của anh sẽ bị tiêu tốn cho việc làm giùm người khác những việc mà đáng ra họ phải tự làm. Quan trọng hơn, nó sẽ lấy đi thời gian mà đáng lẽ anh phải dành cho những việc giúp mình đạt được kết quả trong công việc thực sự của mình.

Này, chúng tôi không nói rằng bạn không nên trở thành người có ích và có khả năng làm việc nhóm tốt đâu nhé; nhưng khi bạn hình thành một thói quen giúp đỡ, bạn sẽ tạo ra sự phụ thuộc và mềm yếu. Sẽ tốt hơn rất nhiều nếu Steve nói: “Nó nằm trong ổ đĩa chung, trong thư mục có tên là Chính sách và Thủ tục, và chỉ dừng ở đó thôi. Nếu Bob gặp khó khăn trong việc lấy nó, Steve có thể nói: “Tôi sẽ chỉ anh cách làm để sau này anh có thể dễ dàng lấy được nó”. Bằng cách này, Steve đang giữ trách nhiệm ở đúng vị trí của nó và không để mình bị rơi vào Q3.

Hãy suy nghĩ về điều đó. Có những thời điểm nào mà bạn giúp người khác làm những việc mà bạn không nên giúp không? Tại sao bạn lại làm như vậy? Bạn có thể tìm một cách nào đó để giúp họ thỏa mãn được nhu cầu của mình một cách chuyên nghiệp và lịch sự không? Trong khi đang giúp họ, những hoạt động ở Góc tư 2 nào đang bắt đầu bước đều đến Góc tư 1?

Khi chúng ta sợ nói không. Đôi khi chúng ta rơi vào Q3 hoặc Q1 vì chúng ta gặp khó khăn trong việc nói không với người khác, ngay cả khi đó là một việc nên làm. Đó có thể là do chúng ta sợ người khác nghĩ mình kém cỏi hoặc bất tài, hoặc do khao khát muốn làm vui lòng người khác. Đó có thể là nỗi sợ bị cô lập hoặc khao khát muốn tránh xung đột. Đó có thể đơn giản là do chúng ta thiếu năng lượng tinh thần để đối phó với những tranh cãi mà nó có thể dẫn đến. Cho dù lý do là gì đi nữa thì những cảm xúc và cảm giác này đều đến từ Não Phản ứng.

Bạn có thể quen biết một vài người khao khát được hòa đồng và tránh xung đột đến mức họ sẽ trả lời vâng với hầu hết mọi việc. Điều này có thể áp dụng với rất nhiều những thứ gây xao lãng nhỏ nhặt vốn đang lấp đầy cuộc sống của họ, hoặc với những dự án lớn mà họ không bao giờ nên đảm nhận. Những người quá khao khát muốn làm vui lòng người khác và tránh xung đột có thể tự huyễn hoặc bản thân về khả năng có thể hoàn thành mọi việc của mình. Trớ trêu thay, chính điều này lại có thể gây ra sự thất vọng hoặc xung đột lớn hơn sau này.

Tệ hơn nữa, nếu những cá nhân này nắm giữ chức vụ quản lý, họ có thể đẩy cả nhóm của mình vào những dự án Q3 không thấu đáo vốn tiêu tốn rất nhiều thời gian nhưng lại tạo ra rất ít kết quả có ý nghĩa.

(còn tiếp) 

TH: T.Giang – SCDRC

Nguồn tham khảo: Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne – 5 lựa chọn để có năng suất vượt trội – NXB KHXH 2015.

Làm điều quan trọng, đừng phản ứng với điều cấp bách – Phần IV


Quay lại trường hợp của Kiva, nếu cô ấy đang bận làm việc và nhận được một cuộc điện thoại thông báo rằng em trai cô vừa bị tai nạn giao thông nghiêm trọng và bảo cô đến bệnh viện ngay lập tức, đó là một việc vừa cấp bách vừa quan trọng. Việc đó cần được hàon thành ngay lập tức, nếu phớt lờ yêu cầu đó có thể sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng. Đối với cô ấy, đây là một Q1. Cô ấy sẽ ngừng việc của mình đang làm lại và đến giúp em trai mình.

Ngược lại, nếu Kiva đang bận làm việc và máy tính của cô phát ra một âm thánh báo hiệu có ai đó vừa gửi cho cô một mẩu truyện cười, nó có vẻ cấp bách (vì nó tạo cảm giác cần được trả lời ngay lập tức), nhưng thực ra lại không quan trọng (không có hậu quả gì nghiêm trọng xảy ra nếu cô cứ để nó nằm yên trong hòm thư một lát), vì vậy nó là một Q3. Vì Kiva rất thích truyện cười, nếu không cẩn thận, cô có thể hướng sự chú ý của mình đến email này mà không suy nghĩ gì cả. Tuy nhiên, nếu cô nhìn nhận ra điều này qua thấu kính của Ma trận Thời gian, cô sẽ nhận ra rằng dự án mà mình đang làm quan trọng hơn rất nhiều vì vậy cô sẽ tiếp tục ở trong Q2, tập trung vào dự án của mình.Việc đưa ra quyết định có ý thức và thận trọng với Ma trận Thời gian sẽ tạo ra sự khác biệt to lớn mỗi ngày, tạo ra một khoản lợi nhuận lớn hơn cho sự đầu tư về thời gian, sự chú ý và năng lượng của bạn.

Nhìn vào gương

Ngay lúc này, bạn có thể đang tự nói với bản thân mình, “Chà, mọi thứ nghe mới tuyệt vời làm sao, nhưng người cần đọc những điều này là sếp của mình mới phải! Nếu được lựa chọn, mình lúc nào cũng sẽ ở Q2, nhưng có quá nhiều việc nằm ngoài tầm kiểm soát của mình. Nếu không trả lời sếp hoặc những người khác ngay lập tức, mình sẽ bị đuổi việc! Lúc đó thì mình sẽ ở góc tư nào? Công việc của mình bị điều khiển bởi sự cấp bách, và bản chất của nó là vậy mà”.

Đôi khi, chúng ta cảm thấy như công việc của mình vốn bị điều khiển bởi sự cấp bách và bản chất của nó là vậy. Vâng, chúng tôi đồng ý rằng sếp và môi trường làm việc của bạn đóng vai trò to lớn trong cách mà bạn sử dụng thời gian. Nếu bạn muốn chúng ta thẳng thắn với nhau thì chúng tôi sẽ nói thật với bạn. Có thể có rất nhiều việc bạn đang làm với bản thân mình đặt bạn nằm trong Q3 hoặc Q1 – hoặc thậm chí Q4 – chẳng có liên quan gì đến những người khác cả. Nghiên cứu và thí nghiệm của chúng tôi cho thấy ngay cả những người làm việc trong các ngành nghề bị điều khiển bởi sự cấp bách như phòng cấp cứu hoặc trung tâm chăm sóc khách hàng, cũng có thể thực hiện những bước quan trọng để giành lại thời gian, sự chú ý, và  năng lượng của mình, và hướng chúng đến những hoạt động ở Q2 nhiều hơn.

Sự thật là bạn có thể sẽ chẳng bao giờo thay đổi được sếp của mình, nhưng bạn có thể thay đổi bản thân. Và nếu bạn đưa cuộc sống của mình vào trật tự trước, bạn thực sự có thể tác động đến sếp của mình. Nếu không được, bạn vẫn có thể trở nên tốt hơn bằng cách dành nhiều thời gian hơn cho Q2.

Hãy quan sát một vài trong số những việc áp đặt lên bản thân mà chúng ta làm khiến chúng ta luôn nằm ngoài Q2. Để làm được điều này, ch1ung ta cần đi ngược về não của mình.

Chứng nghiện sự cấp bách

Lúc đầu chúng tôi đã nói về hai phần cơ bản của bộ não bạn: Não Suy nghĩ và Não Phản ứng. Chúng tôi cũng nói rằng Não Phản ứng là nơi chúng ta trải nghiệm những cảm giác chiến đấu, bỏ chạy và khoái lạc. Hóa ra hệ mạch khoái cảm của não chúng ta chinh là trung tâm giải thích cho việc tại sao chúng ta lại có xu hướng tìm kiếm những thứ cấp bách, thậm chí đến mức trở nên bị nghiện sự cấp bách.

Hầu hết mọi chứng nghiện đều hoạt động trên cùng một chất dẫn truyền thần kinh cơ bản trong não chúng ta: dopamine. Ví dụ, cocain hoạt động bằng cách ngăn chặn sự hấp thu dopamine trong não để nó tồn tại ở đó lâu hơn, tạo ra một khoái cảm không tự nhiên mà bản thân não vốn không được trang bị để tạo ra hoặc điều chỉnh.

Trong điều kiện bình thường, dopamine là một hóa chất tuyệt vời, và nó giúp chúng ta cảm nhận được những khoái cảm tự nhiên của cuộc sống. Nó cung cấp cho chúng ta năng lượng để đứng dậy và làm việc, và nó cũng giúp chúng ta tập trung chú ý vào những việc quan trọng. Nồng độ dopamine trong não tăng lên khi chúng ta làm việc hiệu quả, khi chúng ta hoàn thành những việc có ý nghĩa, khi chúng ta tiến tới trong cuộc sống của mình. Tuy nhiên, vì dopamine có liên quan đến việc tạo ra khoái cảm mà não chúng ta rất thích nên chúng ta có thể bắt đầu theo đuổi những hoạt động đơn giản chỉ vì chúng sản sinh ra dopamine, dù chúng có thực sự có ích hoặc có hiệu quả hay không.

Ví dụ, chúng ta có thể tạo ra một cảm giác cấp bách về một nhiệm vụ, vì vậy chúng ta hào hứng muốn làm nó ngay lập tức, sau đó vui vẻ đánh dấu là đã hoàn thành để chúng ta có thể cảm nhận được cảm giác thành công mà thậm chí không them đặt ra câu hỏi liệu mình có cần phải hoàn thành nó không! Bạn có từng viết một việc gì đó mà bạn đã hoàn thành rồi ra giấy để có thể đánh giá nó chưa? (Trả lời thật nhé! Đó chính cũng là một liều dopamine mà bạn đang tìm kiếm!).

Khái niệm của chứng nghiện sự cấp bách là chúng ta thích cảm giác hưng phấn khi được làm việc và đánh dấu là đã hoàn thành chúng, vì vậy chúng ta bắt đầu tìm kiếm những thứ để dánh đấu theo tiềm thức, ngay cả khi chúng không có ý nghĩa gì cả. Chúng ta thậm chí còn có thể cảm thấy khó chịu hoặc bồn chồn nếu không được bận rộn. Chúng ta thậm chí còn có thể bắt đầu khao khát sự bận rộn liên tục trong cuộc sống đến mức mà chúng ta cảm thấy thật khó để tạm dừng và suy nghĩ trong một khoảng thời gian kéo dài.

Đây chính là công thức chắc chắn sẽ đưa chúng ta vào Q3 – nơi mà chúng ta sử dụng thời gian để có được những liều dopamine trong hi làm những việc hoàn toàn vô giá trị. Trong môi trường công việc đòi hỏi kiến thức ngày nay, nơi mà những quyết định có giá trị cao làm chủ cuộc chơi, Q3 không phải là nơi chúng ta nên ở.

Tương tự như mọi chứng nghiện, sự cấp bách có thể tạo ra khoái cảm nhất thời, nhưng khi lùi lại một bước và nhận ra những việc mình đã làm, chúng ta sẽ cảm thấy tệ hơn. Đôi khi chúng ta tránh né sự nhận thức này đơn giản bằng cách luôn bận rộn. Bằng cách này, chúng ta không phải nhìn những việc mình đang làm để xem chúng có thực sự có ý nghĩa không. Nó ngăn cản chúng ta đối mặt với những thực tế về cách sử dụng thời gian, sự chú ý, và năng lượng của mình.

Như tác giả nổi tiếng Brené Brown (một nữ học giả, tác giả và nhà diễn thuyết Hoa Kỳ – ND) đã nói, “Chúng ta là một văn hóa của những người tin rằng nếu đủ bận rộn, chúng ta sẽ không bị sự thật về cuộc sống bắt kịp!” Ôi trời!

Văn hóa của sự bận rộn

Đáng sợ hơn, sự bận rộn đã trở thành con đường tắt mang tính xã hội và tâm lý để truyền đạt giá trị của chúng ta. Hãy đến gặp những người trong công ty và hỏi họ dạo này sao rồi. Thường thường câu trả lời của họ sẽ như thế này, “Tôi đang bận lắm. Còn anh thì sao?” Sau đó bạn sẽ đáp lại rằng, “Ừ, tôi cũng bận tối mắt tối mũi đây”. Và sau đ1o cả hai sẽ cùng gật đầu thấy hiểu. Như vậy bạn đã tiến hành một nghi lễ xác nhận lẫn nhau vốn được văn hóa của chúng ta chấp nhận khi công nhận giá trị ở công ty cũng như giá trị với tư cách một con người của bạn.

Ẩn ý ở đây là nếu bạn bận rộng thì chắc hẳn có một ai đó đang cần đến bạn cho một việc gì đó, vì vậy bạn nhất định phải có giá trị. Bạn càng bận rộn thì người ta càng cần đến bạn nhiều hơn. Đó chính là tuyên bố về sự tồn tại của thế kỷ 21: “Tôi bị căng thẳng vì vậy tôi đang tồn tại”. Có ai đó từng hỏi tôi rằng, “Nếu tôi không bận rộn thì tôi là cái gì?” Đây thực sự là một câu hỏi quan trọng.

Khi chúng ta làm điều này với nhau trong tổ chức của mình, chúng ta tạo ra một văn hóa của sự bận rộn và cấp bách, thay vì một văn hóa của thành công và năng suất vượt trội. Chúng ta đã được xã hội dạy phải suy nghĩ rằng tất cả mọi việc phải được hoàn thành ngay lập tức, và điều đó hoàn toàn không đúng.

(còn tiếp) 

TH: T.Giang – SCDRC

Nguồn tham khảo: Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne – 5 lựa chọn để có năng suất vượt trội – NXB KHXH 2015.

Làm điều quan trọng, đừng phản ứng với điều cấp bách – Phần III


Q3 là góc tư của những thứ gây xao lãng

Những hoạt động trong Góc tư 3 (Q3) tuy cấp bách nhưng lại không quan trọng. Vì cấp bách nên chúng gây cảm giác cần được hoàn thành ngay lập tức nhưng thực ra sẽ chẳng có hậu quả gì nghiêm trọng xảy ra nếu bạn không hoàn thành chúng. Ở đây, bạn sẽ tìm thấy những sự gián đoạn vô ích; những báo cáo không cần thiết; những cuộc họp không liên quan; những vấn đề nhỏ nhặt của người khác; những email, nhiệm vụ, cuộc điện thoại, cập nhật tình hình,… không quan trọng.

Nhiều người sử dụng rất nhiều thời gian ở Q3 mà tưởng rằng minh đang ở Q1. Tuy nhiên, họ chỉ đang phản ứng với mọi thứ đến với họ. Họ đang lẫn lộn chuyển động với sự tiến triển, hành động với sự hoàn thành.

Nếu dành nhiều thời gian ở đây, chúng ta có thể cảm thấy bận rộn nhưng cuối cùng lại không được thỏa mãn. Một lịch trình và danh sách những việc cần làm dầy đặc không nhất thiết sẽ dẫn đến một cuộc sống đầy đủ. Sự bận rộn có thể giúp bạn cảm thấy giá trị của mình được công nhận ở một cấp độ bề mặt, nhưng nó chỉ dừng lại ở đó mà thôi. Q3 lấy đi sự chú ý và năng lượng mà đáng lẽ chúng ta có thể sử dụng để xúc tiến những việc thực sự quan trọng có thể tạo ra một tác động hằng ngày ở công ty và ở nhà.

Xét về mặt thời gian và năng lượng mà bạn đầu tư ở đây, bạn nhận được ít hơn những gì bạn cho vào. Đó là một khoản lợi nhuận âm cho sự chú ý và năng lượng của bạn.

Q4 là góc tư của sự lãng phí

Những thứ ở Góc tư 4 (Q4) vừa không cấp bách vừa không quan trọng. Chúng tôi gọi nó là góc tư của sự lãng phí. Chúng ta thực sự không nên ở đây, nhưng chúng ta thường bị những cuộc chiến trong Q1 và Q3 ắt cạn sức lực đến nỗi phải tìm đến đây để trốn chạy hiện tại. Đây là những nơi chúng ta để não trở nên hoàn toàn thiếu ý thức và lấp đầy thời gian của mình bằng việc thư giãn, xem TV, chơi game, lướt Internet, tán gẫu quá mức và những hoạt động lãng phí thời gian khác.

Q4 là nơi chúng ta tìm thấy những thứ được nâng lên mức cực độ. Ví dụ, sự thư giãn hợp lý và mang tính hồi phục là một hoạt động vô cùng quan trọng và hiện diện ở Góc tư 2. (Chúng ta sẽ nói nhiều hơn về góc phần tư này trong một lát nữa đây). Nhưng khi chúng ta nhận ra rằng mình đã tốn 10 giờ đồng hồ vào cuối tuần, vẫn mặc nguyên bộ pijama với đồ bấm TV trong tay, xem lại các chương trình truyền hình thực tế mà chúng ta thậm chí không hề quan tâm thì chúng ta biết rằng mình đã đi từ sự thư giãn hiệu quả đến một nơi âm u nào đó nằm sâu trong Q4.

Khi dành nhiều thời gian ở Q4, chúng ta sẽ cảm thấy như bị hôn mê và mất phương hướng. Nếu ở đó quá lâu, chúng ta có thể bị trầm cảm và thậm chí tuyệt vọng. Chúng ta có thể cảm thấy tội lỗi, biết rằng mình nên đầu tư thời gian vào những việc quan trọng hơn, nhưng chúng ta lại không có đủ năng lượng để đi đến đó. Mặc dù chúng ta có thể tìm được một vài niềm vui nhất thời trong số những hoạt động ấy, nhưng chúng thực sự là những calo rỗng. Chúng không vun đắp cuộc sống, các mối quan hệ và cảm giác bản thân có giá trị của chúng ta.

Thời gian và năng lượng mà bạn đầu tư ở đây đã không tạo ra được một chút lợi nhuận nào.

Q2 là góc tư của năng suất vượt trội

Những hoạt động ở Góc tư 2 (Q2) quan trọng nhưng không cấp bách. Đây là góc tư của năng suất vượt trội vì đây là nơi bạn đảm trách cuộc sống của chính mình và làm những việc sẽ tạo ra một sự khác biệt thực sự về mặt thành tựu và kết quả. Ở Q2, bạn sẽ tìm thấy những thứ như công việc chủ động, đạt được những mục tiêu tác động cao, suy nghĩ sáng tạo, hoạch địch đề phòng, xây dựng mối quan hệ, học hỏi và hồi phục. Không giống như những góc tư khác, nơi mà mọi thứ tìm đến với bạn, bạn phải lựa chọn có ý thức nếu để được ở Q2. Bạn phải sử dụng phần suy nghĩ của bộ não để nhận thức được những thứ có giá trị cao nhất và thực hiện chúng.

Chúng tôi đã từng nghe có người nói rằng, “Góc tư 2 là một nơi thật tốt đẹp, lý tưởng, nhưng đó không phải là một thực tế dành cho tôi. Tôi không có thời gian cho những thứ trong Góc tư 2”.

Thật sao?

Thực tế ở đây là nếu bạn muốn làm được những việc quan trọng và cảm thấy mình đang tạo ra những đóng góp to lớn mỗi ngày, bạn không thể không có thời gian để dành cho Góc tư 2. Chúng tôi thừa nhận rằng việc đó không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nó cần năng lượng và việc đưa ra quyết định có suy nghĩ, và có thể sẽ đòi hỏi bạn phải từ bỏ những thói quen và quan hệ xã hội có vẻ phản trực giác. Nhưng những nỗ lực sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích không ngờ.

Thời gian được sử dụng ở Q2 sẽ giúp giảm khủng hoảng và những vấn đề trong Q1 vì bạn sẽ chủ động dành thời gian để lên kế hoạch, chuẩn bị, và đề phòng. Nếu bạn dành thời gian cho Q2, các mối quan hệ của bạn sẽ trở nên lành mạnh hơn vì bạn đầu tư vào chúng trước khi xảy ra khủng hoảng hoặc một sự việc nghiêm trọng nào đó. Bạn sẽ làm việc tự tin và hiệu quả hơn vì bạn không đợi cho đến phút cuối mới tiến hành một dự án then chốt. Mức độ căng thẳng của bạn sẽ được giảm xuống vì bạn sẽ chủ động giảm lượng thời gian dành cho các Góc tư 1, 3, và 4. Bạn sẽ tăng cường khả năng làm việc hiệu quả về lâu dài vì bạn đang chăm sóc cho sức khỏe và năng lượng của mình. Quan trọng hơn hết, bạn sẽ biết được rằng mình đang đạt được tiến triển trong những việc thực sự có đóng góp và thêm giá trị vào công việc và cuộc sống của bạn mỗi ngày. Những công việc chủ động, sáng tạo và có suy nghĩ nhất vốn thực sự có thể làm lay chuyển tình thế hiện diện ở Q2.

Sự thật: Thời gian và năng lượng mà bạn đầu tư ở Q2 sinh ra lợi nhuận lớn hơn nhiều, thậm chí lớn hơn theo cấp số nhân những gì mà bạn cho vào. Đây là lý do vì sao nó được gọi là góc tư của năng suất vượt trội.

Lợi nhuận lúc này (ROM) của bạn là gì?

Chúng tôi có thực hiện một nghiên cứu toàn cầu kéo dài 6 năm về cách mà con người sử dụng thời gian. Dưới đây là những số liệu mà chúng tôi thu được về cả bốn góc tư trong Ma trận Thời gian:Nếu đây là danh mục đầu tư dành cho thời gian và năng lượng của cuộc sống của bạn thì bạn muốn đầu tư ở đâu hơn? Chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể tăng lượng thời gian sử dụng ở Q2 dù chỉ là một vài phầm trăm?

Hãy phân tích thật kỹ. Hãy nhớ lại phép ẩn dụ đầu tư dành cho ma trận và tự hỏi bản thân mình, “Lợi nhuận lúc này của mình là gì?”.

+ Q1: Hòa vốn

+ Q3: Lợi nhuận âm

+ Q4: Không có lợi nhuận

+ Q2: Lợi thuận theo cấp số nhân.

Chìa khóa để có năng suất vượt trội là sử dụng có ý thức chương trình khung của Ma trận Thời gian để đánh giá những thứ đang diễn ra trong cuộc sống của bạn. Đó là một quyết định đầu tư, một sự phân phối thời gian, sự chú ý, và năng lượng của bạn. Vậy phần thưởng của bạn sẽ là gì?

(còn tiếp) 

TH: T.Giang – SCDRC

Nguồn tham khảo: Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne – 5 lựa chọn để có năng suất vượt trội – NXB KHXH 2015.

Làm điều quan trọng, đừng phản ứng với điều cấp bách – Phần II


Các nhà khoa học cho rằng Não Phản ứng được hình thành để đảm bảo sự sinh tồn của chúng ta từ thời tiền sử. Hãy tưởng tượng một người tiền sử đang đi trong rừng. Sự sinh tồn của anh ta phụ thuộc vào khả năng phản ứng nhanh không cần suy nghĩ của anh ta trước một hiểm họa tức thì, như một con hổ răng kiếm chẳng hạn. Nếu không chạy nhanh, anh ta sẽ trở thành bữa trưa cho con hổ.

Ngược lại, phần trên bộ não của chúng ta, Não Suy nghĩ, là nơi chúng ta đưa những quyết định có ý thức và rất có chủ tâm. Nó thường được gọi là chức năng điều hành của não, vì nó là nơi chúng ta có thể điều khiển và gạt đi một cách có ý thức những phản ứng khác từ Não Phản ứng. Đó là nơi chúng ta hành động thay vì phản ứng. Đó là nơi chúng ta chọn chú ý đến một thứ gì đó một cách thận trọng và có suy nghĩ.

Vì những phản ứng của Não Phản ứng đã ăn sâu bám rễ vào người nên chúng tốn rất ít năng lượng. Chúng xảy ra rất nhanh và, trừ phi chúng ta lựa chọn một phương hướng hành động khác một cách có ý thức, Não Phản ứng sẽ chỉ huy – di chuyển sự chú ý của chúng ta khỏi những suy nghĩ cao hơn và hướng đến những kích thích tức thì.

Hầu hết những quảng cáo mà chúng ta thấy đều được thiết kế để thu hút Não Phản ứng – những chuyển động đột ngột, những âm thanh bất ngờ, những hình ảnh gợi dục và nhiều thứ khác nữa. Theo lời một nhà nghiên cứu, “Những hàm ý dành cho các nhà marketing rất rõ ràng: để kích thích người tiêu dùng một cách nhanh chóng và tối thiểu hóa sự kháng cự, chúng ta cần tập trung nhiều nỗ lực vào việc xử lý cảm xúc và thể chết một cách phi đạo đức vốn là con đường nhanh nhất dẫn đến tiềm thức của người tiêu dùng”. Trong cách nhìn này, chúng ta chỉ là những chiếc ví tiền có gắn nơ-ron – mục tiêu đặt ra là tóm được đủ nơ-ron phản ứng của chúng ta để có thể tiếp cận được ví tiền của chúng ta.Ngược lại, Não Suy nghĩ đòi hỏi nhiều thời gian và nỗ lực hơn, nhưng nó là nơi mà chúng ta vượt quá những phản ứng nguyên thủy, điều chỉnh hành vi của chúng ta, và có những lựa chọn tốt hơn về những việc phải làm. Đây là phần của bộ não giải thích vì sao con người lại rời bỏ hang động một cách hiệu quả và tạo ra văn minh và văn hóa. Khả năng lựa chọn một phản ứng có suy nghĩ hơn về một việc gì đó chính là trung tâm của ý nghĩa của việc làm người.

Tin tốt lành từ khoa học thần kinh là, bằng cách tập luyện, chúng ta thực sự có thể nối dây lại bộ não giúp nó trở nên có suy nghĩ sáng suốt hơn về những lựa chọn của chúng ta. Thông qua những lựa chọn có suy nghĩ đó, chúng ta sẽ xác định được chất lượng, niềm vui và hạnh phúc trong cuộc sống của chúng ta.

Về việc có chủ tâm

Vậy những thứ này có liên quan gì đến Kiva?

Câu hỏi về năng suất của Kiva nằm trong một câu hỏi sâu sắc hơn về cách mà cô sử dụng não của mình. Nói cách khác, cô ấy đã suy nghĩ sáng suốt giữa bộn bề những áp lực và yêu cầu về thời gian, sự chú ý, và năng lượng của mình để đưa ra những lựa chọn giá trị cao, có suy nghĩ vốn sẽ cho phép cô ấy cảm thấy thực sự trọn vẹn vào cuối ngày chưa?

Nguyên lý này có thể áp dụng cho tất cả chúng ta.

Để có năng suất thực sự, chúng ta cần phải tập thói quen có ý thức và chủ tâm về tất cả mọi thứ chúng ta làm. Trong thế giới hiện nay, chúng ta không thể cứ nói như cái máy rằng “Tôi có một cuộc sống bận rộn” và mong đợi sẽ đạt được những gì mình mong muốn.

Để làm việc có năng suất thực sự và đưa ra những quyết định có giá trị cao, bạn cần có một chương trình khung và một quá trình. Ma trận Thời gian của FranklinCovey sẽ cung cấp chương trình khung và Tạm ngừng – Làm rõ – Quyết định (Pause – Clarify – Decide: PCD) sẽ cung cấp quá trình.

Ma trận Thời gian

Mô hình Ma trận Thời gian của FranklinCovey là một trong những chương trình khung bền vững giúp con người quản lý thời gian của họ và đại diện cho toàn bộ một cách suy nghĩ. Nó giúp chúng ta trở nên sáng suốt để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn về việc nên dành thời gian, sự chú ý, và năng lượng cho những việc gì.

Nó đặt nền tảng trên sự tương tác giữa những thứ cấp bách và những thứ quan trọng. Dưới đây là cách chúng tôi định nghĩa hai từ ấy:

+ Cấp bách: Một thứ gì đó gây cảm giác cần phải được hoàn thành ngay lập tức, cho dù nó có tạo ra sự khác biệt về mặt kết quả hay không.

+ Quan trọng: Một thứ gì đó sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng về mặt kết quả nếu không được hoàn thành.

Mô hình Ma trận Thời gian cho thấy con người sử dụng thời gian, sự chú ý, và năng lượng của họ ở một trong bốn góc tư dưới đây, tùy thuộc vào mức độ cấp bách và quan trọng của các hoạt động của họ.Q1 là góc tư của những việc cần thiết

Góc tư 1 (Q1) chứa đựng những việc vừa cấp bách vừa quan trọng. Nó chứa đầy những cuộc khủng hoảng (như một chuyến đi thăm bệnh), những cuộc họp khẩn cấp, những hạn chót sắp qua, những vấn đề cấp bách, và những sự kiện ngoài dự kiến. Đây là những việc cần được hoàn thành bây giờ và sẽ gây hậu quả nghiêm trọng nếu không được hoàn thành. Đó là lý do chúng tôi gọi nó là góc tư của những việc cần thiết. Những việc này sẽ đến với bạn – một khách hàng giận dữ đang gọi đến, một người thân bị trụy tim, máy tính chủ bị sập, sếp bạn cần một thứ gì đó ngay lập tức, hoặc một cơ hội lớn xuất hiện cần được chú ý ngay nếu không sẽ tuột mất.

Nếu bạn sử dụng nhiều thời gian ở Q1, bạn có thể cảm thấy có hiệu quả và tràn đầy năng lượng; nhưng nếu bạn dành quá nhiều thời gian ở đó, bạn cũng có thể cảm thấy kiệt sức. Việc dành trọn thời gian để giải quyết bi kịch khủng hoảng và các vấn đề cấp bách sẽ giữ sự căng thẳng của bạn ở mức cao và hút cạn năng lượng sáng tạo và suy nghĩ tốt nhất của bạn. Mặc dù việc ở trong Q1 thường rất cần thiết nhưng đó không phải là nơi chúng ta làm việc tốt nhất, sáng tạo nhất và có giá trị cao nhất, ngay cả khi chúng ta có cảm giác như vậy vào lúc ấy.

Nói theo ngôn ngữ đầu tư, bạn luôn lấy những thứ mà bạn đã cho vào. Về bản chất nó là một góc tư “hòa vốn” đối với sự chú ý và năng lượng mà bạn đã sử dụng ở đó. Thậm chí bạn có thể nhận được sự chú ý ngắn hạn nào đó cho những hành động tưởng là dũng cảm và đầy quyết tâm của mình, nhưng về tổng thể nó không phải là một nền tảng chắc chắn mang đến thành công bền vững.

(còn tiếp) 

TH: T.Giang – SCDRC

Nguồn tham khảo: Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne – 5 lựa chọn để có năng suất vượt trội – NXB KHXH 2015.