Đội ngũ này đã được hướng dẫn việc làm thế nào để thách thức nhân viên xem sự thay đổi như một hành động tự do, như một cách thức để xây dựng một công ty hiện đại và năng động hơn. Với sự thành công vừa đủ trong việc tìm kiếm những người có tư duy phù hợp với thông điệp này, sáng kiến “làm sạch dữ liệu” ngay lập tức được triển khai và hoàn toàn do những người tiên phong tham gia. Nhóm nhân viên này có được thông tin thông qua việc liên hệ với các khách hàng vào những buổi tối và cuối tuần. Họ đã tìm hiểu từng khu vực địa lý, từng khu phố và từng ngôi nhà, để tìm ra được địa chỉ, số điện thoại, số đo công tơ điện nước – mọi thứ mà họ cần. Họ phá bỏ các “bức tường” – theo đúng nghĩa đen – để tìm đồng hồ điện và đồng hồ nước được giấu kín. Các cá nhân cho biết đã tìm thấy các thiết bị điện nước đó bị chôn vùi bên dưới hoặc phía sau các công trình xây dựng, hoặc bị những bụi cây um tùm che khuất. Nỗ lực sử dụng nhiều người này có thể chẳng bao giờ được hoàn thành nếu không có những nhân viên được kích hoạt trạng thái Thịnh vượng và thực hiện một nhiệm vụ không nằm trong phần mô tả của họ.
Khi dữ liệu bị thiếu hoặc được cho là không chính xác sẽ được thay thế bằng thông tin chính xác với tốc độ nhanh chóng hơn dự kiến, sự nhiệt huyết và nỗ lực của nhân viên đã tăng lên. Trước khi thời hạn 90 ngày đầy tham vọng do họ tự đặt ra đã kết thúc, tất cả 150.000 trường dữ liệu được điền đầy đủ thông tin một cách chuẩn xác: họ tên, địa chỉ, cách sử dụng…
Trước sự sững sờ của nhiều người, bao gồm cả một vài người trong ban điều hành, việc triển khai phần mềm SAP đã diễn ra theo đúng tiến độ và đúng ngân sách.
Thành công “tưởng chừng không thể thực hiện được này đã thu hút thêm nhiều nhân viên muốn tham gia vào quá trình, như đã nêu rõ trong “tuyên bố về cơ hội” của họ. Nhiều người xếp hàng muốn sử dụng công nghệ mới, thay vì chịu cảm giác bị ép buộc phải sử dụng nó.
Nhiều sáng kiến đã được đưa ra. Một người tập trung vào việc thu thập các hóa đơn chưa được thanh toán – chưa được thanh toán là bởi vì họ không có dữ liệu khách hàng chính xác trước đó, vì vậy nhiều hóa đơn thậm chí chưa được gửi tới đúng khách hàng. Trong một khoảng thời gian rất ngắn, họ đã thu về 100 triệu euro (hầu như tất cả đều chuyển thành lợi nhuận hoạt động). Một sáng kiến khác tập trung vào quy trình mua sắm đối với các giao dịch mua sắm nhỏ trung bình kéo dài 50 ngày và giảm thời gian thông thường đó xuống dưới 10 ngày – một kết quả mà những người phản đối đã nói là “hoàn toàn không thể”. Một lần nữa, các đội ngũ lớn và đa dạng đã thực hiện sự lãnh đạo chân thành để vượt qua các rào cản bất tận từ bộ máy quan liêu cùng những rào cản khác.
Theo đó, một số công nghệ số vô cùng phức tạp đã được triển khai thành công, bước đầu đưa tới một số kết quả kinh doanh khá xuất sắc.
Những hành động mới, các kết quả tốt hơn, truyền bá, và ăn mừng, được lặp đi lặp lại, bắt đầu xây dựng một nếp nghĩ hoàn toàn khác biệt giữa nhiều nhân viên. Công nghệ và dữ liệu ít được xem là mối đe dọa hơn, thay vào đó chúng trở thành “chất bôi trơn” để nhanh chóng tạo ra một cấp độ thành công hoàn toàn mới. Một trong những người tham gia vào các giai đoạn ban đầu có nhận xét rằng lúc đầu “điều đó có vẻ chỉ là một điều tưởng tượng”, song khi chứng kiến, tham gia và ăn mừng những thành công, các nhân viên đã thay đổi cả về cấp độ cá nhân (“điều đó khai mở tâm trí tôi”, một người đã nói vậy!) lẫn về cấp độ sự nghiệp.
Các nhân viên – hầu hết trong số họ, không chỉ một vài chuyên gia kỹ thuật – bắt đầu tiên rằng không chỉ có sự thay đổi đáng kể diễn ra nhanh hơn, và cũng không chỉ cần thay đổi nhiều hơn và nhanh hơn để đáp ứng thực trang bên trong công ty mà còn tin rằng sự thay đổi thực sự có thể diễn ra.
Trong trường hợp này, chứng kiến những người ở một công ty, trong lĩnh vực mà nhiều người gọi là một ngành chán ngắt, thực hiện “điều không thể”, rồi sau đó tự hào vì điều đó… quả thật, điều đó thực sự gây ra sự xúc động.
Làm cho quá trình chuyển đổi số vận hành
Vậy doanh nghiệp công ích theo trường phái quản lý cổ điển trong câu chuyện trên đây đã làm điều gì để dẫn tới sự thành công của nó?
Trước tiên, họ tránh được hầu hết các cạm bẫy ngăn cản các nỗ lực chuyển đổi số: các mục tiêu kinh doanh không rõ ràng, coi việc chuyển đổi số (trong trường hợp này là phần mềm SAP) như một điều gì đó hào nhoáng nhưng không thực sự được tích hợp vào một chiến lược kinh doanh rộng lớn hơn, hầu như chỉ tập trung vào công nghệ thay vì con người và sự thay đổi, không đối phó với tình trạng lo âu do quá trình chuyển đổi gây ra, dựa vào các nhóm nhỏ và đồng nhất để thiết kế và triển khai công việc, và tuân thủ quá mức một cách cứng nhắc đối với quy trình quản lý. Quả thật, họ toàn làm ngược lại những “cạm bẫy” vừa nêu.
Họ đã phát triển một bản trình bày thuyết phục về những cơ hội có thể hình thành thông qua chuyển đổi số. Họ có một chiến lược kinh doanh quy định các hoạt động phù hợp nhất. Họ tập trung vào các hành vi, tư duy và sự tham gia bên cạnh các công cụ, công nghệ và hoạt động đào tạo. Họ giải quyết các nỗi sợ hãi và lo âu (xoa dịu kênh Sinh tồn).
Và hơn hết, họ đã xây dựng cảm giác cấp bách và sự cam kết, truyền cảm hứng cho hành động và lãnh đạo, torng một phạm vi gồm rất nhiều người lao động. Họ đã không cố gắng thúc đẩy quá trình chuyển đổi số thông qua một nhóm hạn chế các chuyên gia kỹ thuật trong bộ phận CNTT.
Phương pháp luận này đã đạt được hiệu quả đáng kể, như những gì mà ngành khoa học thay đổi ở quy mô lớn đã dự đoán.
Tại sao chỉ riêng các bộ phận ưu tú kỹ thuật số lại không tạo ra quá trình chuyển đổi số | Nhóm quần chúng đa dạng cộng với nhóm nhỏ ưu tú kỹ thuật số thúc đẩy quá trình chuyển đổi số như thế nào |
Các mục tiêu kinh doanh của quá trình chuyển đổi số không đầy đủ hoặc không rõ ràng. | Trình bày thuyết phục về việc những cơ hội nào có thể đạt được thông qua quá trình chuyển đổi số. |
Thực hiện các động thái phản ứng (với các đối thủ cạnh tranh, thị trường, công nghệ mới), không được tích hợp với toàn bộ các khía cạnh của chiến lược kinh doanh. | Một cách tiếp cận tích hợp tạo ra tất cả các hoạt động từ những mục tiêu kinh doanh. |
Tập trung chủ yếu vào công nghệ và dữ liệu, không tập trung vào những người bị ảnh hưởng và việc chấp nhận sự thay đổi. | Ngoài các công cụ, công nghệ và hoạt động đào tạo, còn tập trung vào các hành vi, lối tư duy và sự tham gia. |
Không đánh giá cao hoặc giải quyết tình trạng lo âu, bất trắc và đổ vỡ dữ liệu do quá trình chuyển đổi số gây ra. | Giải quyết các nỗi sợ hãi và lo âu của những người lao động – xoa dịu kênh Sinh tồn. |
Thu hút một nhóm nhỏ thuần nhất, dẫn tới việc bỏ lỡ cơ hội, chỉ được ủng hộ hạn chế và thậm chí là cả sự kháng cự. | Xây dựng cảm giác cấp bách và cam kết từ một nhóm lớn những người lao động. |
Triển khai cứng nhắc và tuân thủ quá mức các quy trình quản lý. | Truyền cảm hứng cho hành động và lãnh đạo thông qua việc kích hoạt kênh Thịnh vượng trong rất nhiều người lao động. |
TH: T.Giang – CSCI
Nguồn tham khảo: John P. Kotter, Vanessa Akhtar & Gaurav Gupta – Lãnh đạo sự thay đổi – NXB THTPHCM 2022