Hỗ trợ chiến lược tạo lợi thế cạnh tranh. Để đạt được một lợi thế chiến lược (lợi thế cạnh tranh) lớn hơn so với các đối thủ cạnh tranh đòi hỏi phải ứng dụng hệ thống thông tin một cách sáng tạo. Ví dụ, lãnh đạo cao cấp (người quản lý chiến lược) một siêu thị quyết định đặt các ki-ốt màn hình cảm ứng tại tất cả các cửa hàng có liên kết đến các trang web thương mại điện tử dùng cho mua sắm trực tuyến và đây là một giải pháp tăng cường chiến lược lấy khách hàng làm trung tâm. Cung cấp tiện ích này cho phép siêu thị thu hút được khách hàng mới (customer acquisiton) và xây dựng được lực lượng khách hàng trung thành (loyal customer) vì tính tiện lợi dễ dàng đi mua sắm và mua sản phẩm do các hệ thống thông tin như thế cung cấp. Như vậy, các hệ thống thông tin hỗ trợ xây dựng chiến lược cung cấp sản phẩm mới tạo cho doanh nghiệp một lợi thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Một ví dụ khác, hệ thống thông tin phân tích thị trường của một nhà sản xuất cung cấp dự báo là nhu cầu về một loại sản phẩm hiện sản xuất của công ty tại một địa phương sẽ tăng nhanh trong một khoảng thời gian dài. Kết quả là, lãnh đạo cao cấp của doanh nghiệp quyết định xây dựng thêm một nhà máy tại địa phương đó. Hệ thống thông tin của một ngân hàng dự báo một kiểu dịch vụ phát hành thẻ tín dụng mới có nhu cầu khách hàng cao và lãnh đạo cao cấp của ngân hàng quyết định triển khai cung cấp dịch vụ thẻ tín dụng nói trên. Hệ thống thông tin quản lý đào tạo sinh viên và hỗ trợ lãnh đạo trường đại học quyết định về đề án tuyển sinh trong giai đoạn tiếp theo.
Các hệ thống thông tin trong tổ chức tạo nên các dòng thông tin di chuyển nội bộ với bên ngoài như trình bày tại Hình 1.9. Dòng thông tin ngân sách và chỉ thị do các quản lý cao cấp và quản lý cấp trung (theo quyền hạn) chuyển tới các quản lý cấp thấp hơn và tới các nhân viên tác nghiệp. Nhân viên tác nghiệp chuyển/nhận lẫn nhau các thông tin tác nghiệp hàng ngày và chuyển nhận các thông tin tác nghiệp tới khách hàng cũng như nhà cung cấp. Nhân viên tác nghiệp và quản lý cấp thấp báo cáo thông tin hiệu năng tới quản lý cấp cao hơn. Quản lý cấp cao thông báo và nhận thông tin với các bên liên quan của tổ chức.
Dưới đây là một giới thiệu sơ bộ về các kiểu hệ thống thông tin nghiệp vụ phổ biến nhất được sử dụng ngày nay.
4/ Sơ bộ về các hệ thống thông tin
4.1/ Các loại hệ thống thông tin
Các khu vực (thành phần) chức năng của một tổ chức thường cơ cấu một cách phù hợp với mục đích và loại hình hoạt động của tổ chức đó, chẳng hạn như, về phổ biến thì các doanh nghiệp bao gồm các khu vực chức năng là tiếp thị, bán hàng, kế toán, tài chính, nguồn nhân lực, quản lý điều hành. Các hệ thống thông tin trong tổ chức (còn được gọi là các hệ thống thông tin nghiệp vụ) thường được định hướng vào các khu vực chức năng nói trên để hỗ trợ điều hành và cung cấp thông tin, tri thức hỗ trợ ra quyết định. Hình 1.10 chỉ dẫn bốn mức hỗ trợ từ các hệ thống thông tin đối với các cấp quản lý trong một tổ chức bao gồm nhân viên không quản lý, quản lý chức năng, quản lý chiến thuật và quản lý chiến lược của tổ chức. Như thể hiện tại Hình 1.10, các hệ thống thông tin trong tổ chức hoạt động theo các khu vực chức năng (về chiều ngang) và theo các mức quản lý (về chiều dọc).
Cách thiết kế phổ biến nhất các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là các hệ thống thông tin được thiết kết sao cho tương ứng với các hoạt động liên quan tới thương mại điện tử (electronic commerce) – thương mại di động (mobile commerce), xử lý giao dịch (transaction processing), cung cấp thông tin quản lý (management information) và hỗ trợ quyết định (decision support). Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp còn sử dụng hệ thống thông tin quản lý tri thức (knowledge management system, chẳng hạn như hệ thống dự báo khách hàng rời bỏ (churn) dựa trên các kỹ thuật khai phá dữ liệu khách hàng) và các hệ thống thông tin chuyên dụng (specialized information systems/special purpose system, chẳng hạn như hệ thống thực tại ảo (virtual reality)) để hỗ trợ ra quyết định ở mức sâu, tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng sử dụng các hệ thống thông tin chuyên dụng. Các hệ thống thông tin nghiệp vụ kết hợp cùng nhau giúp nhân viên trong tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thường nhật và chuyên biệt như ghi nhận bán hàng, tính lương, và hỗ trợ ra quyết định tại các phòng ban khác nhau, cung cấp các cơ hội để lựa chọn các dự án phát triển quy mô lớn. HÌnh 1.10 cung cấp một khung nhìn khái quát về tháp phân tầng và quá trình tiến hóa của các hệ thống thông tin nghiệp vụ quan trọng.
Có hai ý nghĩa được bộc lộ qua sơ đồ hình tháp các hệ thống thông tin trong tổ chức được trình bày tại Hình 1.10. Thứ nhất, nó cho biết các tầng hỗ trợ ra quyết định (quản lý chức năng, quản lý chiến thuật, quản lý chiến lược) của các nhóm hệ thống thông tin trong tổ chức. Thứ hai, nó còn cho biết nguồn đầu vào chủ yếu của các hệ thống thông tin tầng trên là thông tin kết quả được cung cấp từ các hệ thống thông tin tầng dưới, và diễn giải cụ thể hơn về quá trình từng bước nâng cao giá trị của dữ liệu và thông tin trong tổ chức. Hình 1.10 còn chỉ dẫn dòng tiến hóa các hệ thống thông tin nghiệp vụ quan trọng theo thời gian.
Mặc dù các hệ thống thông tin nghiệp vụ được trình bày một cách riêng biệt, tuy nhiên, các hệ thống thông tin này thường đóng vai trò như là các thành phần tương ứng được tích hợp vào một gói phần mềm. Ví dụ, một gói phần mềm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (enterprise resource planning: ERP) thự chiện “một gói các hoạt động” xử lý giao dịch, cung cấp thông tin, hỗ trợ ra quyết định và quản lý tri thức. Hơn nữa, tương ứng với mỗi khu vực chức năng của tổ chức (mỗi bài toán nghiệp vụ) đều có các hệ thống thông tin nghiệp vụ đóng vai trò hỗ trợ tác nghiệp, ra quyết định kinh doanh mức chiến thuật và ra quyết định mức chiến lược tạo lợi thế cạnh tranh. Hình 1.11 mô tả phạm vi hoạt động của một số hệ thống thông tin theo các tầng quản lý trong doanh nghiệp.
4.2/ Hệ thống thương mại điện tử và thương mại di động
Hệ thống thương mại điện tử là một hệ thống thông tin phục vụ hoạt động thương mại theo cách thức điện tử (electronic commerce: e-commerce) của tổ chức trong đó thương mại điện tử đề cập tới mọi giao dịch nghiệp vụ thương mại được thực hiện bằng điện tử giữa các doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng, giữa người tiêu dùng và người tiêu dùng, giữa doanh nghiệp với chính quyền, giữa công dân với chính quyền… Một số người quan niệm rằng thương mại điện tử được dành chủ yếu cho người tiêu dùng sử dụng trang web mua sắm trực tuyến, tuy nhiên, trang web mua sắm trực tuyến chỉ là mộ tbộ phận nhỏ trong hoàn cảnh thương mại điện tử. Khối thương mại điện tử chính yếu là phân khúc thị trường lớn nhất là giao dịch giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp. Sự tăng trưởng các hệ thống thương mại điện tử được kích thích bằng việc gia nhập truy cập Internet, tăng cường độ tin cậy của người sử dụng, cải thiện nhanh an toàn Internet – Web và hệ thống thanh toán tốt hơn. Thương mại điện tử cũng cung cấp cơ hội cho các doanh nghiệp nhỏ tiếp thị và bán sản phẩm với chi phí thấp trên toàn thế giới, cho phép họ thâm nhập được vào thị trường toàn cầu.
Thương mại di động (mobile commerce: m-commerce) đề cập đến các giao dịch được tiến hành ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời điểm nào nhờ thiết bị di động. Thương mại di động dựa trên truyền thông không dây (máy tính cầm tay, điện thoại di động, máy tính xách tay kết nối mạng, và các thiết bị di động khác) mà người quản lý và các doanh nghiệp dùng để đặt hàng và tiến hành kinh doanh. Hiện thời, thương mại di động sử dụng điện thoại di động để thanh toán sản phẩm. Sau khi tài khoản được xác lập, thông điệp được gửi và nhận bằng cách sử dụng điện thoại di động để thanh toán hợp lệ. Tại Hàn Quốc, tới 70% thời gian sử dụng điện thoại di động được dành để khai thác sản phẩm nội dung số mà sản phẩm âm nhạc kỹ thuật số là điển hình.
(còn tiếp)
TH: T.Giang – CSCI
Nguồn tham khảo: Hà Quang Thụy (cb), Nguyễn Ngọc Hóa – Giáo trình cơ sở các hệ thống thông tin – NXB ĐHQGHN 2018
CSCI INDOCHINA 